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Aprenda as melhores formas de comunicação em condomínio

12 de janeiro de 20226 de maio de 2020 Por Dan Solução

Aprenda as melhores formas de comunicação em condomínio

A comunicação é imprescindível para a vida humana, principalmente em organizações, que têm um alto número de circulação de pessoas, como empresas, condomínios e demais ambientes.

Tratando de condomínio, é um enorme desafio para o síndico em obter uma comunicação eficaz e discernir quais as melhores formas de comunicação a serem utilizadas, aquelas que terão um maior alcance e que os moradores possam receber sempre a mensagem de modo claro e objetivo.

Existem diversas formas de comunicação, aquelas mais tradicionais e conhecidas em condomínios e o advento das novas ferramentas tecnológicas para disseminar as informações e facilitar para o comunicador o envio das mensagens importantes.

Neste artigo iremos ver as principais formas de comunicação divididas nos seguintes tópicos:

3 ferramentas convencionais de comunicação
3 ferramentas tecnológicas
Comunicação para deficientes auditivos e visuais

Para acontecer uma comunicação é necessário um emissor, uma mensagem e um receptor, com este sistema permite a troca de informações entre condôminos, funcionários e comunicador, divulgando assim os assuntos de interesse comum.

“A transmissão das informações em condomínios de forma clara e objetiva facilita a vida de todos os usuários, possibilitando o acesso às mensagens importantes de interesse comum, favorecendo para uma gestão eficaz do administrador predial.”

3 ferramentas convencionais de comunicação

Alinhar a comunicação de um condomínio pode ser um dos processos mais difíceis que o síndico ou o responsável pela difusão da mensagem tem, pois trata-se de um ambiente repleto de pessoas, com diferentes perfis e com rotina variáveis.

Por isso, o comunicador deve conhecer quais ferramentas que serão mais eficazes para disseminar as informações para todo o condomínio, de forma a otimizar o tempo, e fazer com que todos tenham acesso às mensagens comuns.

Vamos apresentar agora 3 ferramentas convencionais que são muito eficientes na comunicação condominial:

Assembleias e reuniões – Estes são os meios de comunicação mais tradicionais em condomínios, tratando de assembleias, é uma reunião formal, que é feita através de convocação por escrito, assinada pelo síndico ou 1/4 dos condôminos, sendo enviada a todos os moradores conforme o documento de convenção.

Assembleias são essenciais para discutir e desenrolar assuntos fundamentais em condomínios, com a participação dos condôminos e síndico em vista de melhorias para todos. Fonte da imagem: pixabay.com

Tem o objetivo de debater e resolver assuntos importantes de interesses comuns, tomando decisões para o condomínio, dependendo da pauta que foi levada pelo síndico ou moradores.

As reuniões fazem um papel similar ao da assembleia, porém sem valor jurídico, sendo somente a união entre os membros do condomínio, para definirem determinado ponto, assuntos práticos do dia a dia do prédio, permitindo aos usuários sugerir, questionar e ficar por dentro dos principais casos.

Para conhecer mais sobre reuniões e assembleias, basta clicar aqui!

Mural de aviso – Quando pensamos em comunicação condominial chega a assustar devido a quantidade de pessoas que tem um edifício, a quantidade de informações que devem ser emitidas, quais das muitas ferramentas utilizar, terá um custo alto ou se demandará muito tempo do comunicador.

Mas, as mensagens prediais podem ser transmitidas de maneira simples, com pouco investimento e rapidamente. Um mural de aviso bem localizado, com informativos objetivos e bem legíveis é um caminho eficaz e prático para a uma boa comunicação em condomínios.

Quer saber mais como utilizar esta ferramenta? O portal Síndiconet produziu um artigo completo referente a quadro de avisos e sua importância nos condomínios.

Comunicados impressos – Este método tradicional e muito conhecido em condomínios, é ainda muito eficaz, pois divulga internamente, entre os usuários do prédio, comunicados de interesse comum.

É essencial que nestes impressos constem informações relevantes, e estejam espalhados por áreas de alta circulação de pessoas, como por exemplo:

Elevadores
Escadas
Portaria
Mural de avisos
Entre outras áreas comuns

Saiba mais como elaborar comunicados para os moradores, em um material produzido pelo portal Predial, vale a pena conferir!

3 ferramentas tecnológicas

A tecnologia veio para ficar, e por isso, é essencial utilizar-se dela de maneira a agregar mais valor. E quando o assunto é comunicação em condomínio, existem ferramentas que podem auxiliar o síndico e ou comunicador na propagação das mensagens.

Vamos apresentar agora 3 ferramentas tecnológicas que ajudaram na difusão das informações para os moradores e funcionários do prédio.

WhatsApp – O número de pessoas que utilizam o aplicativo de comunicação WhatsApp, cresce a cada dia, é o que nos diz uma reportagem do G1, onde a empresa no ano passado alcançou a marca de 1 bilhão de usuários ativos.

A ferramenta WhatsApp é uma excelente forma de se comunicar com os moradores do condomínio, de forma prática, ágil e objetiva. Fonte da imagem: pixabay.com

Não precisa de muita pesquisa para perceber que as pessoas estão utilizando cada vez mais esta ferramenta, por isso é uma ótima forma de difundir informações, montando grupos, rede de transmissão e até mesmo mensagens no individual dos condôminos, informando dos principais assuntos.

Facebook – Esta rede social, pode ser um excelente meio por onde transmitir as mensagens ao público do condomínio, criando uma página do edifício, ou até mesmo um grupo com os moradores e funcionários, criando assim, um importante canal de comunicação.

E-mail – Esta ferramenta tão popular e eficiente, é uma ótima forma de divulgar uma informação de um jeito seguro, prático e formal. A mensagem que é enviada por e-mail permanece na caixa de entrada e fica registrado quem enviou e quem recebeu.

Quanto às formas de comunicação, é essencial o síndico ou responsável pela comunicação oficializar entre as muitas ferramentas, para criar um padrão de postagem, e melhor entendimento dos moradores.

Continue lendo este texto e saiba como estabelecer uma comunicação para deficientes auditivos e visuais.

Comunicação para deficientes auditivos e visuais

A comunicação condominial é desafiadora, principalmente quando o edifício possui deficientes auditivos e visuais, que necessitam de uma linguagem diferente dos demais usuários do prédio, por isso o comunicador, deve estar ciente e buscar as metodologias corretas para transmitir a mensagem a este público.

Deficiente auditivo – A preocupação com todos os condôminos é essencial, principalmente para aqueles que possuem alguma deficiência física, e necessitam de um tipo especial no tratamento e nos acessos comuns.

No caso do deficiente auditivo, é fundamental o condomínio está bem sinalizado, com placas indicativas e de avisos, além das outras ferramentas indicadas acima, para um acesso facilitado das mensagens importantes.

Deficiente visual – A inclusão social é fundamental, por isso o síndico tem que garantir o direito de informação da pessoa com deficiência visual, utilizando das melhores ferramentas, como um telefonema, mensagem em braile ou até mesmo o contato pessoalmente.

O piso tátil é o auxílio para locomoção dos deficientes visuais, uma comunicação diferente das convencionais, mas fundamental e necessária. Fonte da imagem: pixabay.com

O portal ADVCOMM produziu um material completo referente a comunicação com deficientes visuais, apresentando um projeto de sinalização para condomínios.

Vale ressaltar também, que o condomínio deve implantar um sistema de sinalização para garantir a acessibilidade, utilizando sobretudo dos seguintes elementos:

Pisos táteis
Mapas táteis
Placas de sinalização

Quer saber mais sobre acessibilidade em condomínios? Confira um artigo completo produzido pela nossa equipe, onde abordamos amplamente a inclusão social nos edifícios, acesse!

Conclusão

Para uma comunicação eficaz, é essencial escolher as melhores ferramentas, onde o seu público estará presente, ou seja, os moradores e funcionários, tornando-a oficial, permitindo que todos os condôminos tenham acesso aos assuntos pertinentes ao prédio.

Os usuários bem informados e que interagem constantemente, faz com que o condomínio consequentemente tome melhores decisões, cria-se um ambiente amistoso, trazendo benefícios para todos.

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Como e porque organizar boas reuniões no condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Como e porque organizar boas reuniões no condomínio

Organizar boas reuniões em condomínio tem se tornado um desafio cada vez maior nos dias de hoje. É muito comum marcar encontros entre os moradores para tratar de algum tema específico, e no dia do evento aparecer poucas pessoas.

Isto acontece por vários motivos, sejam eles por falta de tempo dos moradores, por falta de interesse, falta de comunicação no condomínio e até mesmo por falta de conhecimento da importância de uma reunião.

Veja um conteúdo produzido pelo nosso blog sobre comunicação interna e saiba como eliminar o risco de falta de comunicação.

A falta de interesse é sem dúvida o maior dos problemas, pois é quando os condôminos não querem participar das reuniões para melhorias do prédio, acham tudo tedioso e simplesmente de maneira irresponsável não comparecem a nada que é marcado no condomínio.

A Folha de São Paulo produziu um excelente material, relatando que reuniões de condomínio espanta a maioria dos moradores, com um levantamento de dados que retrata bem a complexidade do assunto.

Iremos discorrer neste artigo, pelos seguintes pontos:

Diferença entre reunião e assembléia
Elaboração de uma pauta
4 dicas práticas para marcar reuniões

Diferença entre reunião e assembléia

Reunião e assembléia, são assuntos comuns do cotidiano do condomínios, porém estes termos muitas vezes causam uma confusão enorme quanto a sua aplicação e na própria comunicação interna.

Despertar interesse nos moradores para marcar reuniões e assembléias eficientes em condomínios, é o grande desafio de hoje. Fonte da imagem: Pixabay.com

Vejamos a diferença entre as nomenclaturas:

Reunião – A reunião pode ser marcada por qualquer morador, podendo ser este convite a quantas pessoas quiser. Tornando-se assim uma conversa mais informal, ou seja, sem valor jurídico.

Pode tratar de assuntos práticos do dia dia do prédio, colhendo informações dos moradores, propostas de mudanças, melhorias e todas a discussões pertinentes ao prédio.

Nas reuniões é um ótimo momento para difundir informações, apresentação da convenção de condomínio e do regimento interno, assuntos estes que são do interesse de todos os condôminos.

Saiba mais sobre regimento interno, em um material completo produzido pelo nosso blog.

Assembléia – A assembléia por sua vez, é algo formal, feito através de uma convocação por escrito, assinada pelo síndico ou por 14 dos condôminos e deve ser encaminhado a todos os condôminos dentro dos moldes da convenção.

Abaixo o que diz a Lei 10406/02 do Art. 1350 do Código Civil, tratando sobre a convocação da assembléia:

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

§ 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembléia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quorum especial.

Art. 1.354. A assembléia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

Consulte toda a legislação 10406/02, e conheça outros pontos relacionados ao assunto.

Como visto, a assembléia tem valor jurídico e caráter totalmente formal, para serem tratados assuntos mais densos. Normalmente, as assembléias são marcadas anualmente.

Veja um artigo breve e prático da SíndicoNet, que trata da convocação de assembléias.

Reuniões e assembléias são extremamente importante para a melhoria do condomínio e de todo morador.

Fonte da imagem: Pixabay.com

Elaboração de uma pauta

Uma boa elaboração da pauta é a chave do sucesso para todo o processo de reunião. A pessoa que for marcar a reunião, deve ficar atenta para que de fato o tema seja interessante para a maioria, seja algo que vá trazer valor coletivo e que possam ser tomadas medidas após a reunião.

Como foi apresentado acima, reuniões devem ser breves e práticas, pois não tem efeito jurídico, então a pauta tem que ser eficiente e que possa ser produtiva, para evitar completamente enrolações.

Na hora de formular uma lista com as pautas deve-se ter precisão, para buscar assuntos que atraiam aos condôminos, temas que vão trazer valor ao condomínio, como por exemplo:

Difusão de informações gerais
Apresentação de dados do regimento interno
Apresentação da convenção de condomínio
Consulta das pastas de contas do prédio

Estes são alguns dos temas que mais despertam interesse nos condôminos, porém os motivos de reuniões são diversos, volto a repetir, sempre deve-se buscar assuntos importantes e de proveito coletivo.

4 dicas práticas para marcar e conduzir uma reunião

Apresentaremos algumas dicas básicas para se obter êxito nas reuniões, são elas:

1- Tenha um presidente na sala

Ter um presidente que possa organizar e direcionar os assuntos é fundamental, pois assim evita-se perder o foco da reunião, deixando a pauta sempre em evidência.

Outro ponto importante em se ter um presidente é que essa pessoa possa controlar o momento de cada pessoa falar, evitando com isso qualquer confusão ou conversas atravessadas.

2- Comunicados breves, objetivos e com antecedência

Para poder marcar boas reuniões e mobilizar os condôminos, primeiramente deve-se ter uma comunicação para levar a mensagem aos moradores.

E na hora de difundir a informação da reunião, é fundamental que o comunicado seja breve e objetivo, sem enrolações, disseminada com antecedência para que os moradores possam se programar.

3- Estipule um tempo de início e fim para as reuniões

Outra dica valiosa é que se defina um horário para iniciar a reunião e um para terminar, é importante que seja breve. Assim com um horário fixo, facilita para os condôminos se programarem.

4- Tenha regras definidas

Regras é importante para tudo na vida, e na hora da reunião principalmente. O presidente da sala deve apresentar as regras antes de dar inicio a reunião para que todo o processo possa ser seguido naturalmente.

Regras como por exemplo:

Não atender o celular dentro da sala
Não interromper a fala do outro sem permissão
Sem palavrões e ofensas
Sem brigas

O portal SíndicoNet produziu um conteúdo referente a condução de reuniões e assembléias, vale a pena dar uma olhada.

Conclusão

As reuniões são importantes na vida de condomínio, pois através delas busca-se os interesses de todos, melhorias significativas para toda estrutura do prédio.

As reuniões e assembléias como dito acima são importantes, porém sem um plano de ação efetivo são inválida. Ou seja, fica somente na conversa e tudo torna-se perca de tempo.

Por isso, é importante que o síndico e todos os condôminos tenham um plano de ação para que possa dar andamento em tudo o que foi debatido e definido em sala.

É fundamental que após a reunião sejam tomadas medidas em vista de solucionar os problemas que foram discutidos em sala. Assim mostra a todos que de fato as reuniões valem a pena e para que em uma futura união dos condôminos mobilize cada vez mais pessoas.

A melhoria de toda estrutura e de vivência entre todos os moradores é o objetivo do condomínios, por isso esta prática de reuniões é um eficiente método para satisfazer os interesses coletivo.

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E se possui problemas com infiltrações, agende agora uma vistoria gratuita conosco, nós da Dan Solução, teremos o prazer em te ajudar!

Se você quiser mais informações sobre o dia a dia do condomínio, temos diversos materiais que poderão lhe ajudar, como o “Manual Prático e Definitivo do Síndico”. Clique aqui ou no banner abaixo e faça o download gratuito.

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Veja tudo que é preciso sobre carta de convocação para reunião de condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Veja tudo que é preciso sobre carta de convocação para reunião de condomínio

Reuniões em condomínios são mais que necessárias, são essenciais para o bom andamento da vida e atividades desenvolvidas no edifício, assim o síndico será o responsável por elaborar a carta de convocação para reunião de condomínio, veja a importância deste documento.

As assembléias , ou seja as reuniões de condomínio, onde são discutidos os problemas e ocorrem as decisões quanto às possíveis soluções, são fundamentais que ocorram periodicamente, assim é comum a elaboração de cartas de convocação para o comparecimento de todos os moradores.

O síndico de acordo com o Código Civil Art. 1.350 – “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.”

Assim é necessário que o síndico aprenda o que deve constar na carta de convocação para reunião e a importância deste documento, para que elabore e garanta que seja entregue a todos os moradores, pois caso não ocorra pode gerar diversos transtornos ao condomínio predial.

“A carta de convocação é essencial para que as assembléias ocorram e que sejam legítimas, entender a importância deste documento é essencial, principalmente para os gestores de condomínios.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Neste artigo vamos abordar os seguintes assuntos:

Entenda o que é a carta de convocação para reunião de condomínio
Veja a importância deste documento para as assembléias
Aprenda como elaborar um bom modelo de convocação

Os condomínios necessitam de diversos documentos para que garantam que os direitos e deveres estão sendo cumpridos de acordo com a legislação, uma vez que o condomínio possui um modelo, este pode facilitar a gestão condominial, unificando a linguagem e comunicação interna.

Cada vez mais o síndico tem buscado qualificação para ocupar este cargo fundamental, possuir domínio dos principais documentos do condomínio é essencial, assim como sua elaboração e até mesmo os condôminos podem e devem conhecer quais informações têm de estar presentes.

Continue lendo nosso artigo e entenda mais sobre cartas de convocação para assembléias!

Entenda o que é a carta de convocação para reunião de condomínio

A carta de convocação para reunião de condomínio é essencial para que as assembléias ocorram e para garantir que as decisões, tomadas em qualquer reunião, sobre assuntos de interesses dos condôminos são legítimas, todos os moradores devem receber uma convocação de comparecimento.

“A carta de convocação pode ser diferente de acordo com o que a convenção condominial do seu edifício estabelece, não infringindo as Leis 10.406/2002 (Código Civil) e Lei 4.561/1964.”

Antes de definirmos exatamente o objetivo e do que se trata a carta de convocação, bem como as informações pertinentes, veja o que a legislação estabelece sobre o assunto, para fundamentar as ações tomadas no seu condomínio:

Está previsto no Código Civil LEI No 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002. Art. 1.348 – “Compete ao síndico: I – convocar a assembléia dos condôminos;”

Na Lei 4.561/1964 CAPíTULO III – Da Construção de Edificação em Condomínio; Seção I – Da Construção em Geral “Art. 48.§ 2º A convocação da assembléia será feita por carta registrada ou protocolo, com antecedência mínima de 5 dias para a primeira convocação, e mais 3 dias para a segunda, podendo ambas as convocações ser feitas no mesmo aviso.”

Além disso a Lei 4.561/1964 também prevê que as convenções de condomínio podem e devem estabelecer diretrizes sobre o modo de convocação e o prazo para comunicação das assembleias gerais dos condôminos.

“A carta de convocação pode ser uma carta registrada assim como um protocolo, este deve estar previsto na convenção do condomínio.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

A carta de convocação pode ser enviada para cada unidade habitacional do edifício residencial, neste documento estarão informações básicas como:

Nome do Síndico (Responsável por convocar a assembléia) ou os condôminos;

“Lembrando que caso o síndico não convoque a assembléia de acordo com a Lei 10.406/2002 “§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.”

Nome da pessoa convocada, dono da unidade habitacional (Apartamento);
Endereço (Estado, Cidades, Rua, etc.)
Tipo da reunião;
Informações relevantes como data, hora e local;
Pautas;
Assinatura do síndico.

Vale relembrar que além da carta que pode ser enviada individualmente para cada apartamento, deve ser disponibilizado o edital de convocação para assembléia, com as informações necessárias. É recomendável que seja anexado próximo aos elevadores ou hall de entrada, para que o máximo de indivíduos tenham conhecimento sobre o edital.

“O síndico tem o dever de convocar todos os moradores do condomínio e a comunicação tem de ser eficiente, informando através da carta de convocação e edital.”

A carta ou formulário, se trata de uma notificação de que ocorrerá uma assembleia para discutir assuntos determinados, tem como objetivo comunicar todos os moradores sobre esta reunião que pode impactar diretamente na vida de todos os usuários do edifício.

Quer entender mais sobre assembléias? Confira este artigo do SíndicoNet – Assembleias – O que diz a lei (art.1.350 – 1.355)

Veja a importância deste documento para as assembléias

Muitos condomínios desconhecem a importância deste comunicado, que na verdade tem papel fundamental para as decisões do condomínio, não só o gestor condominial, mas os condôminos devem ter conhecimento das informações pertinentes e como pode impactar o não recebimento desta carta.

“A comunicação é a chave para a boa convivência em condomínios prediais, todo e qualquer documento que possa causar mudanças devem ser repassados para todos os moradores.” – Confira 5 dicas infalíveis para obter uma comunicação eficaz em seu condomínio!

A notificação dos moradores individualmente, tem de ser prioridade para o síndico, pois caso seja constatado que algum morador não recebeu nenhum tipo de aviso formal, ele pode contestar o que foi decidido na assembléia em questão, gerando transtornos não só para o síndico mas para os demais moradores.

“Não pode ocorrer erros quanto ao envio de cartas de convocação, pois mesmo que apenas um moradores não receba, a autenticidade da assembléia pode ser contestada.”

“A carta de convocação é essencial para que as assembleias ocorram e que sejam legítimas, entender a importância deste documento é essencial, principalmente para os gestores de condomínios.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

A carta de convocação é uma comunicação formal para que o indivíduo compareça e participe da assembléia, exercendo os seus direitos, sendo dever do síndico disponibilizar a convocação para todos, assegurando o que está previsto na legislação vigente.

“Caso algum morador não tenha recebido a carta de convocação e se sentir prejudicado, pode contestar as decisões tomadas na assembléia.”

Outro papel importante da carta de convocação é dar ciência aos motivos que levaram a elaboração desta assembléia que a carta se refere, pois neste documento devem constar exatamente os assuntos que serão abordados.

“É por isso que recomendamos que a comunicação seja explícita, não use termos genéricos ou abrangentes, pois pode dar margem para interpretações equivocadas, atrapalhando o andamento da assembléia.”

Quer melhorar o andamento das reuniões do seu condomínio? Confira nesse post da Conad – Conheça 5 dicas para melhorar a reunião de condomínio

Aprenda como elaborar um bom modelo de convocação

Depois de entender a definição deste documento, seu objetivo e principalmente sua importância e como pode impactar negativamente o condomínio, caso não ocorra a entrega da convocação para reuniões do condomínio, chegou a hora de aprender como elaborar um bom modelo de convocação, com dicas simples é possível evitar transtornos.

“Possuir um modelo de convocação facilitará o desenvolvimento da carta, impactando positivamente na organização e a eficiência da comunicação interna do condomínio.”

Atualmente existem diversos modelos que podem ser baixados gratuitamentes na internet, porém o síndico ou até mesmo algum morador podem elaborar um modelo personalizado para o seu condomínio, assegurando que seja um documento completo.

“A carta de convocação deve garantir o entendimento de todos os moradores com informações relevantes.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Vamos elencar fatores que são tecnicamente simples, para que possa ajudar na compreensão do que deve possuir esta carta e qual a sua função, a idéia é que o seu condomínio obtenha uma boa comunicação, evitando problemas graves de contestação de assembléias.

Quer evitar problemas de relacionamento no seu condomínio? Aprenda 5 dicas de como evitar problemas de relacionamento no seu condomínio

Podemos ressaltar os seguintes pontos para a elaboração de um bom modelo de carta de convocação para reunião de condomínio:

Clareza: Tudo que estiver na carta, deve conter clareza, buscando sempre um discurso sucinto, deve ser objetiva;

Linguagem: Apesar da carta ser um documento formal e com certo quórum, a linguagem deve ser simples, sem um vocabulário complexo, facilitando o entendimento dos moradores, evite maiores problemas com interpretação precipitada;

Informações: Apesar de algumas informações serem repetitivas, são necessárias, evite erros de entendimento.

Lembrando que a carta de convocação para reunião de condomínio deve ser enviada com antecedência, assegurando que todos recebam o informativo, além disso a carta também pode ser enviada por e-mail para facilitar o controle do síndico do envio e o recebimento da carta.

“Ao invés de utilizar a carta impressa, opte por meios digitais, estabeleça um canal de comunicação, como e-mail, assim pode evitar problemas de recebimento.”

A organização e o registro de informações são essenciais, além disso e-mail ou alguma ferramenta similar, pode garantir a autenticidade e veracidade de possíveis desentendimentos de comunicação.

Problemas com engajamento no seu condomínio? Veja este outro artigo Como aumentar o engajamento no seu condomínio com uma comunicação eficaz

Conclusão

Muitos condomínios têm optado pelo uso de modelos de Carta de convocação para assembléias condominiais, porém cada condomínio possui necessidades distintas, e entender como elaborar uma boa Carta para o seu edifício é a melhor opção.

“Nesta postagem esperamos que você tenha entendido quais informações devem estar na carta, sua função e como elaborar uma para o seu condomínio.”

A carta é essencial para que as assembléias ocorram, sem ela, qualquer decisão tomada pode ser contestada, o síndico deve estar atento e dar prioridade máxima para a elaboração deste documento.

É totalmente válido o gestor condominial despender de um tempo para criar um modelo para a carta de convocação buscando maior agilidade, organização e controle, já que diversas informações serão repetidas assim como:

Data;
Hora de início da reunião / Previsão de término;
Informações do condomínio;
Pauta;
Assinatura do síndico;

Podemos ressaltar como benefícios para o condomínio, a maior organização que o síndico terá em elaborar o documento, maior controle e a unificação do documento, seguindo um padrão, facilitando também o entendimento.

“A legibilidade da carta deve ser o principal objetivo no momento da elaboração do modelo, assim como a objetividade do que será registrado.”

Lembrando que ao final deve constar um espaço para a assinatura do responsável pela elaboração do documento, normalmente o síndico, porém os condôminos também pode solicitar uma assembléia de acordo com a legislação.

Após a elaboração do documento, deve ser compartilhado com todos os indivíduos do condomínio, seja por um aplicativo de comunicação, redes sociais ou até mesmo ferramentas de gestão.

Nós da Dan Solução, somos uma empresa especializada em solucionar problemas de infiltrações, principalmente em garagens de condomínio residenciais que possuem estrutura de concreto maciço. Nossa missão é ajudar os condomínios prediais no seu dia a dia. Então, se você quiser receber mais dicas como essa, cadastre-se na nossa newsletter e faça parte da nossa comunidade.

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Entenda como melhorar a auditoria condominial de seu prédio

24 de julho de 202017 de julho de 2018 Por Dan Solução

Entenda como melhorar a auditoria condominial de seu prédio

É essencial que o síndico do seu condomínio faça auditoria condominial mensalmente, para que as regras, os direitos e os deveres dos moradores sejam esclarecidas.

A auditoria condominial é a forma que o síndico e os moradores têm de se informar sobre tudo o que ocorre no condomínio, como problemas e reclamações, para que assim tudo possa ser mantido na devida ordem.

É nela também que o síndico deverá prestar contas aos moradores sobre todo o encaminhamento dos seus serviços no condomínio, fazendo com que corpo administrativo prove sua eficiência, aumentando a transparência de sua gestão, por isso é uma forma de evitar fraudes.

“A auditoria condominial é uma forma de precaver problemas que podem ter consequências mais sérias para o seu condomínio.”

“A auditoria condominial deve ser realizada com seriedade para que todos os pontos necessários sejam esclarecidos durante ela.” Fonte da Imagem: Pixabay.com

As auditorias de seu condomínio tem como principais objetivos garantir uma boa gestão do síndico e fazer com que os moradores possam acompanhar o andamento e a execução das propostas dadas em assembléias.

Neste artigo você encontrará conteúdos como:

6 temas que não podem ser esquecidos em uma auditoria condominial;
A importância de realizar uma auditoria condominial correta;

Vale ressaltar que quando o assunto é a gestão de seu condomínio é essencial que os moradores acompanhem cada detalhe proposto pelo corpo administrativo expondo suas opiniões para que possam juntos melhorar todos os aspectos do prédio.

Quer entender mais sobre auditoria condominial? Continue lendo o artigo e descubra a importância que ela tem!

6 temas que não podem ser esquecidos em uma auditoria condominial

A auditoria condominial é a assembléia que reúne o síndico e os moradores para que assim possam acompanhar os ocorridos do condomínio mais de perto e verificar como está sendo a gestão do corpo administrativo.

Já detalhamos em outros artigos a auditoria financeira, que é a reunião onde o síndico deve prestar contas aos moradores explicando a sua gestão. Quer entender mais sobre auditoria financeira? Confira clicando no link!

A auditoria financeira é uma parte essencial para todos os condomínios, porém não é a única. É importante que o síndico de seu prédio realize todas as reuniões necessárias para manter um ambiente agradável a todos os condôminos.

Listamos para você entender 6 assuntos importantes que não devem faltar nas auditorias condominiais do seu prédio:

Ações preventivas: Através desse assunto é possível que o síndico tome medidas para prevenir acontecimentos indesejados realizando manutenções e reparos do condomínio. Essas assembléias são um investimento, pois comunicam problemas futuros que poderiam atrapalhar a rotina dos condôminos e até ter um custo extra.

Quer saber algumas medidas preventivas essenciais que o síndico de seu condomínio deve tomar? Acesse o link e fique por dentro!

Preocupação com o ambiente: É visto o impacto que o condomínio está causando ao meio ambiente, através do desperdício de água, atividades ou produtos que auxiliam na poluição.

Verificação do estoque: É importante que nunca falte produtos e equipamentos como os de limpeza, manutenção, segurança em seu condomínio, por isso é essencial que o estoque seja reposto com frequência.

Revisão de contratos: Nela essencial que ocorra a reavaliação dos contratos relacionados ao condomínio, como o de funcionários contratados e fornecedores.

Análise da mensalidade: É importante que tenha a revisão do pagamento mensal do condomínio feito pelos moradores, para que o síndico possa estar sempre verificando caso algum condômino esteja devendo.

Feedback: É essencial que o síndico e os moradores mantenham-se informados sobre os ocorridos do condomínio, por isso é importante o diálogo entre eles, para que assim possam ser feitos elogios e reclamações.

“Para que o condomínio possa manter-se um ambiente apaziguado e seguro é importante que essas reuniões ocorram com frequência.”

“É recomendado que a auditoria condominial seja realizada mensalmente para que o síndico possa prestar contas aos moradores do condomínio.” Fonte da imagem: Freepik.com

A importância de realizar uma auditoria condominial correta

As auditorias prediais, apesar de exigirem uma demanda de tempo todo mês para que ocorram, trazem muitos benefícios a médio e a longo prazo para os moradores do condomínio, pois elas evitarão com que ocorram eventos indesejados que possam acabar prejudicando a rotina dos condôminos.

Realizar auditorias em seu condomínio faz com que as tarefas do síndico sejam mais transparentes e com que os condôminos tenham mais interação nas decisões do prédio como na contratação de serviços necessários.

Para que você possa entender melhor, listamos em tópicos algumas das vantagens de se fazer auditoria condominial:

Prevenção de problemas: Ajuda a evitar que posteriormente o síndico tome um susto com alguma manutenção não planejada;

Diminuição de fraudes: Nessas auditorias o síndico é obrigado a prestar contas do seu serviço, mostrando onde está sendo aplicado o caixa do condomínio;

Envolvimento dos moradores: Essas reuniões faz com que os moradores tenham um envolvimento maior sobre as decisões tomadas para o condomínio;

Quer entender a importância do envolvimento dos condôminos nos assuntos relacionados ao condomínio? Clique aqui e também 6 ferramentas para melhorar a comunicação no condomínio!

Não falte recursos: A revisão regularmente dos estoques faz com que nenhum material ou equipamento falte na hora do serviço estipulado;

“Você sabe como a auditoria condominial pode fazer com que você poupe gastos do caixa do seu condomínio?”

Investir é sempre uma boa forma de evitar problemas futuros, é importante que nas auditorias o síndico junto com os moradores decidam ações que possam prevenir algum prejuízo indesejado e não planejado que pode custar um valor muito maior.

“Prevenir sempre é a melhor opção para evitar prejuízos a seu condomínio.” Fonte da imagem: freepik.com

Um exemplo do assunto é sobre as manutenções dos equipamentos do seu condomínio, elas são essenciais para evitar transtornos futuros aos moradores. Imagina se o elevador do seu prédio para de funcionar? O custo para conserta-lo será maior, além do desconforto aos condôminos por terem que usar as escadas.

Quer saber mais sobre as manutenções necessárias para o seu condomínio? Clique aqui e fique por dentro do Kit completo sobre: manutenção e reparos em condomínios

Conclusão

A partir da leitura deste artigo esperamos que você possa ter entendido melhor como funciona uma auditoria condominial e assim que você tenha a capacidade de auxiliar o síndico de seu condomínio a realizar-la com eficiência.

É recomendável que essas reuniões sejam feitas mensalmente, para que nelas os moradores e o síndico possam relatar os problemas que aconteceram no mês, evitando assim que esses problemas não ocorram no mês seguinte.

Lembrando também a importância das auditorias no intuito de prevenir algum problema, neste caso ela é feita para evitar o incômodo na rotina dos moradores e não necessite uma manutenção ou reforma não planejada que custará um valor muito maior.

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Aprenda como montar um modelo de ata de condomínio

4 de agosto de 202011 de janeiro de 2018 Por Dan Solução

Um modelo de ata de condomínio pode facilitar a vida do síndico e principalmente do secretário, afinal estes são os responsáveis pela elaboração deste importante documento, validando as decisões tomadas nos mais diversos tipos de assembléias.

Neste artigo vamos te ajudar a elaborar um bom modelo de ata de condomínio, com todas as informações relevantes para que seja um documento completo, garantindo que seja de fácil entendimento e conciso.

“Vale lembrar que independentemente do modelo da ata, cada condomínio deve personalizar para as necessidades do seu condomínio.”

Existem informações que são básicas para constituir o documento, porém outras são de acordo com o que foi decidido na assembléia, assim como a linguagem e o layout, porém sempre deve ser buscado a legibilidade.

“Possuir um modelo de ata de condomínio facilita no momento da elaboração, visando a praticidade e a maior atenção do secretários para redigir um bom conteúdo.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Se você foi nomeado o secretário ou é o síndico do condomínio, deve saber como elaborar uma ata de condomínio ou criar um modelo para seu edifício, facilitando para os próximos responsáveis por este importante arquivo, fique atento as dicas que daremos ao longo do artigo.

Neste post iremos tratar sobre os seguintes assuntos:

Aprenda como elaborar um modelo de ata de condomínio
O que não pode faltar na ata do meu condomínio?
O que fazer após a elaboração da ata?

Seguindo medidas simples, garantem a autenticidade do documento, para que posteriormente não ocorram conflitos e questionamentos quanto à veracidade das informações presentes na ata, o que pode levar à um clima e conflitos graves.

Já discorremos em outro artigo do nosso blog sobre este importante assunto, não se esqueça de conferir – Aprenda a elaborar uma boa ata de condomínio em 5 passos

Aprenda como elaborar uma boa ata de condomínio

Existem diversos blogs e modelos na internet, porém nem sempre são confiáveis, o ideal é que o documento seja personalizado e o seu condomínio possua o seu, é por isso que vamos te ajudar a elaborar o modelo para o seu condomínio.

Antes de ensinar como elaborar o modelo, vamos relembrá-lo de forma sucinta o que seria a ata: “Podemos definir a Ata como um registro de todos os fatos relevantes ocorridos em uma reunião, no caso de condomínios, nas assembléias.”

A elaboração do modelo de Ata para o condomínio, visa facilitar a produção do conteúdo e otimizar o tempo útil da reunião, para que o secretário consiga transcrever exatamente o que foi relevante na reunião, como existem algumas informações que se repetem como:

A identificação do condomínio;

Tipo de reunião a que a Ata se refere, ou seja é uma assembléia extraordinária? ;

Informações de localização, data e hora (Horário de início e previsão de término);

É preciso registrar o nome do presidente da assembléia em questão e secretário;

O conteúdo da Ata possui informações que são necessárias serem registradas em toda reunião, então essas que citamos acima, sempre irão estar presentes, assim não podem faltar no modelo que será elaborado para o seu condomínio.

“Anteriormente a Ata era apenas manuscrita, hoje fica a critério de cada condomínio, também podendo ser digitada.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Outro ponto que é válido ressaltar é quanto a autenticidade do conteúdo da Ata, ela é comprovada por meio da assinatura do documento ou da lista de presença passada na reunião, isto vai de acordo com cada condomínio, assim é necessário que seja dedicado um espaço para assinatura.

“Um bom modelo de Ata possui informações claras, que facilitam a leitura, é o conceito de escaneabilidade.” Não sabe o que significa este conceito? Confira neste artigo Escaneabilidade: por que isso é tão importante

A assinatura se faz necessária de todos os presentes, seja no próprio documento ou na lista de presença, para que seja isto sirva como um registro de que todos estão de acordo com as decisões que foram tomadas e que a Ata possui coesão com o que foi discutido na reunião em questão.

O que não pode faltar na ata do meu condomínio?

Sabendo que existem informações básicas a serem registradas e que se repetem, vamos frisar aqui outras coisas que o secretário do seu condomínio deve ter em mente no momento que for elaborar a Ata ou o modelo que será utilizado em todas as reuniões.

No modelo de Ata do seu condomínio não pode faltar:

Cabeçalho: Deve conter as informações básicas, para situar e facilitar a organização do síndico e do próprio condomínio;

Rubrica: Espaço para assinatura ou lista de chamada para a reunião em questão;

Pauta: Se a reunião possuir um assunto pré-estabelecida deve constar, se não alguma deve ser elaborada para facilitar as informações que são relevantes serem registradas;

Ações: Não podem faltar os registros de todas as deliberações e ações realizadas durante a reunião;

É extremamente recomendável também, que se possível, o secretário registre um resumo das discussões que ocorrerão, tudo isso serve para auxiliar e comprovar o que ocorreu, outro ponto é que as informações que puderem ser preenchidas antes da reunião, sejam feitas.

“O conteúdo da Ata deve ser completo, de forma que evitem questionamentos futuros, garantindo que todos os moradores confirmem o que foi registrado.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

A Ata é um documento, assim independentemente da forma que foi utilizada para elaborar este registro, seja digitado ou escrito, ela deve ser transcrita ao final para garantir a legibilidade, a elaboração de um modelo facilitar neste ponto crítico, afinal será muito mais fácil a produção destes registros.

“A idéia é que o Modelo de Ata facilite os pontos que não necessitam tanto de atenção do secretário, assim ele poderá se ater às deliberações, sem perder os pontos fundamentais.”

Se você ainda possui dúvidas quanto ao que deve constar na Ata do seu condomínio, confira este modelo online que pode te dar um direcionamento ou pelo menos ajudar no escopo da elaboração de seu modelo, utilizando como base facilitará a produção do seu documento – Modelo de ata de assembleia de condomínio

Um ponto que não pode ficar de fora do seu registro, é a data prevista para a execução do assunto abordado, afinal tem de sair da assembléia com os assuntos em pauta, com previsões de resoluções, assim facilitando o planejamento e organização não só do síndico, mas o acompanhamento dos moradores.

“Através de previsões de datas e planejamento, a organização aumentará, assim os condôminos poderão se aproximar ainda mais da gestão condominial, podendo acompanhar de perto.”

É fácil identificar se uma Ata está incompleta ou mal elaborada, se você leu e ficou alguma dúvida quanto a pauta, o que foi discutido e o que ficou decidido, significa que falta algo, os leitores não podem ler a Ata e ainda permanecerem com dúvida, isto é uma forma de avaliar o documento.

“Recomendamos que após a produção do documento ocorra a revisão, para que seja elaborado o melhor modelo para o seu condomínio.”

Podemos ressaltar a importância do momento do preenchimento das informações da posição em que o secretário estará, isto pode facilitar ou prejudicar no momento da reunião, assim o modelo que serviria para facilitar, pode não surtir efeito, então segue alguma dicas:

O secretário deve estar bem posicionado, de maneira que consiga ouvir tudo o que se passa na reunião, uma posição central é recomendável;

Deve possuir papel e caneta, mesmo que ele vá digitar a Ata, escrever palavras-chave, facilita a organização de ideia;

Se possível grave a reunião, assim depois de preencher o documento, você pode revisar, se nada ficou de fora do documento.

Seguindo estas recomendações o seu modelo ficará completo e o seu preenchimento será rápido e eficiente, agora entenda o que fazer após o preenchimento de seu modelo! Basta continuar a leitura:

O que fazer após a elaboração da ata?

A Ata é um documento que todos os moradores do condomínio devem ter acesso, para acompanhar o andamento das medidas que foram tomadas, se estão sendo cumpridas o que ficou acordado. Ao fim da elaboração deste registro deve ser disponibilizado.

“O síndico pode e deve manter um cópia para ficar à disposição para que seja verificado se necessário.”

Se houver viabilidade pode ser disponibilizada nas áreas comuns do condomínio, já que são os espaços com o maior fluxo de pessoas, assim ficarão cientes sobre o ocorrido na assembléia, a tecnologia pode facilitar o acesso a informação, pode ser compartilhado virtualmente também.

“Todos devem ter acesso ao documento, é necessário que o síndico garanta que mesmo os que não estiveram presentes na reunião saibam o que ocorreu e foi decidido.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Atualmente muitos condomínios possuem sistemas de gestão on-line, softwares de suporte ou vínculos em redes sociais, assim estes também podem ser canais para divulgar a Ata elaborada, lembrando que deve ser de responsabilidade do síndico garantir o acesso de todos os condôminos ao documento.

“Recomendamos que se possível seu condomínio dê preferências para os sistemas online, já que diminui o consumo de papéis, sendo uma medida mais sustentável.”

Outro motivo para utilizar as redes sociais ou softwares é por conta da diminuição da probabilidade de extravio ou perda do documento, além da praticidade e maior organização que estas ferramentas acarretam, facilitando a vida do síndico e dos moradores.

Quer saber qual a melhor forma de comunicação para o seu condomínio? Confira neste artigo mais sobre o assunto: Compreenda quais as formas de comunicação em condomínios mais eficientes

Não se esqueça antes de compartilhar com todo o condomínio, revisar tudo que consta na Ata, para que não esteja incompleta, que não contenha erros e divergências, diminuindo o risco de conflitos, apesar do que parece, redigir uma Ata não é nenhum mistério, basta o secretário ter comprometimento.

“Ter contato com outros modelos pode facilitar e direcionar a elaboração da Ata do seu condomínio.”

Conclusão

Muitos condomínios têm optado pelo uso de modelos de Atas condominiais, porém cada condomínio possui necessidades distintas, e entender como elaborar uma boa Ata do condomínio é melhor do que simplesmente apenas baixar um modelo pronto.

“Nesta postagem discorremos desde os pontos essenciais que não podem faltar e que serão repetidos, até o que fazer após a elaboração da Ata.”

A criação de um modelo pré-definido para o seu condomínio vai facilitar e muito a vida do secretário e do síndico, afinal o preenchimento ficará ainda mais fácil das informações que serão repetidas em todas as reuniões, como:

Data
Hora de início da reunião / Previsão de término
Nome do condomínio
Identificação do Secretário
Pauta

Podemos ressaltar como benefícios para o condomínio, a maior organização que o secretário terá em elaborar o documento, maior controle e a unificação do documento, seguindo um padrão, facilitando também o entendimento.

“A legibilidade da Ata deve ser o principal objetivo no momento da elaboração do modelo, assim como a objetividade do que será registrado.”

Lembrando que ao final deve constar um espaço para a assinatura do responsável pela elaboração do documento, síndico e uma folha em anexo deve constar a assinatura de todos os presentes na reunião.

Após a elaboração do documento, deve ser compartilhado com todos os indivíduos do condomínio, seja por um aplicativo de comunicação, redes sociais ou até mesmo ferramentas de gestão.

Você já teve alguma experiência desagradável nas assembleias do seu condomínio? Conte para nós, entre em contato conosco.

Aprenda como elaborar um modelo de ata de condomínio

O que não pode faltar na ata do meu condomínio?

O que fazer após a elaboração da ata?

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