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Como contratar uma boa administradora de condomínios

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Como contratar uma boa administradora de condomínios – Se você precisa de um auxílio na sua gestão entenda como selecionar uma boa parceira.

Quando o assunto é manter o controle de edifícios residenciais a contratação de uma boa administradora de condomínios, pode ser a sua solução.

Esta poderosa parceria pode auxiliar o síndico no caos que pode se tornar o acúmulo de funções sobre o gestor, essa é uma opção que vem sido adotada com maior frequência, deixando de lado a autogestão por conta apenas de uma pessoa.

Se você ainda desconhece como estes administradores podem auxiliar seu condomínio é importante que leia o conteúdo que preparamos para te apresentar uma das ferramentas que facilitam a gestão predial.

Já tratamos da importância desta contratação de serviços no nosso blog , vale a pena conferir, mas aqui abordaremos de uma forma mais aprofundada.

Administradoras de condomínios podem auxiliar a conquistar uma gestão eficaz, dando o suporte às melhores decisões para seu condomínio.

Todas as informações geradas do condomínio fazem diferenças nos resultados, podendo modificar as escolhas, uma boa administração predial fará com que, não só o síndico, mas todos os moradores tomem conhecimento melhor de toda a estrutura do edifício.

Este conhecimento e controle do fluxo de informações, diminui a possibilidade de conflitos, aumentando a confiança na gestão e transparência entre todos, tornando o vínculo entre uma boa gestão do síndico com o condôminos mais forte e harmoniosa.

Neste artigo você terá acesso ao seguinte conteúdo:

  • O que é administradora de condomínios?

  • Qual a sua função ?

  • Por que preciso de uma ?

  • Como contratar uma boa administradora?

  • Algumas empresas que atuam no mercado de São Paulo

Se o assunto é controle, quanto mais pessoas responsáveis melhor.

Pois deixando tudo sobre o síndico, que muitas vezes não possui conhecimento técnico em administração, o condomínio tem a possibilidade de obter uma lacuna.

Aumentando a chance de falhas de orçamento, gastos desnecessários, gerando uma grande insatisfação por conta dos condôminos.

Então vamos entender como a administradora de condomínios pode facilitar sua vida?

O que é administradora de condomínios?

São empresas que possuem profissionais na área de administração, prestando serviços para condomínios que necessitam de ajuda para uma boa gestão, atuando no mercado no imobiliário.

Oferecendo todo o suporte logístico de que o representando predial necessitar, as empresas geralmente são especializadas em edifícios residenciais, mas podem atuar em outros segmentos, como edifícios de uso empresarial, possuindo uma carteira de clientes.

Para exercer este tipo de atividade é necessário credenciamento e possuir qualificação através dos órgãos reguladores da classe.

Uma empresa qualificada, pode ter credenciamentos através:

“Conselho regional de Fiscalização do profissional Corretor de Imóveis, responsável pela regulamentação e disciplina da atividade em prol de organizar a categoria e impedir o mau exercício da profissão.”- Definição de    acordo com o Portal Creci SP .

“Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (Aabic.), entidade que representa os administradores de imóveis e condomínios perante o poder público e a população.” – Saiba mais no site da AABIC.

“A SECOVI- SP é a entidade responsável Desenvolver, representar, promover e defender a atividade imobiliária em seus segmentos, dentro de padrões reconhecidamente éticos e comprometidos com os anseios da coletividade.”

“Desenvolvido pela AABIC e o SECOVI-SP, o programa tem como objetivo certificar empresas especializadas em administração de condomínios, considerando a conduta e os aspectos profissionais, operacionais e técnicos dos serviços prestados. O PROAD visa destacar no mercado as empresas que atuam com foco na qualidade de vida dos moradores, no convívio social e na valorização patrimonial dos imóveis, com ética, profissionalismo e responsabilidade.”

O mercado imobiliário é abrangente, assim o que difere uma boa administradora de condomínios de uma incapaz, é a qualidade e o comprometimento do serviço prestado.

Por isso é tão importante o credenciamento as empresas, já que estes podem ajudar a diferenciar e destacar no mercado empresas qualificadas.

Como dissemos antes, uma administradora possuir uma cartela de clientes cheia, não significa uma qualidade superior.

Já que quanto mais clientes, mais difícil se torna o controle e a qualificação do atendimento , este tipo de serviço necessita de um atendimento personalizado e com atenção devida, pois não se pode deixar passar nenhum dado.

Qual a função da administradora de condomínios?

Administradora é responsável por auxiliar os indivíduos que são eleitos para o cargo de gestor e serem responsáveis por representar o condomínio, denominados síndicos.

Os síndicos podem ser pessoas jurídicas ou físicas, morador ou não do condomínio (ou seja, aqueles que são “orgânicos” nomeados ao cargo através da assembléia ou síndicos profissionais, contratados para exercer a profissão.)

O auxílio da administradora vai desde as atividades do cotidiano do edifício até a estruturação de toda parte administrativa, aquela que é mais técnica e burocrática, que um profissional experiente pode oferecer diretrizes para um melhor posicionamento.

As administradoras são responsáveis por auxiliar dando o suporte técnico necessário aos síndicos, para as melhores decisões, sempre em prol dos interesses comuns.

É um trabalho compatibilizado para atingir os interesses de todas as partes, assim é fundamental a relação e transparência entre os moradores, síndicos e administradores.

Algumas das funções e competências que boas administradoras de condomínios devem oferecer de acordo com o portal do síndiconet são:

  • Gestão administrativa – Assessoramento antes e depois das assembléias gerais, contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento e realização dos pagamentos, entre outras atividades.

  • Gestão de recursos humanos – Emissão de multas e advertências, orientação sobre a Convenção do Condomínio. ( Se está se perguntando o que é convenção, entre no nosso artigo e confira a importância para seu condomínio.)

  • Gestão financeira – Controle do fluxo de caixa, emissão de boletos de pagamento das cotas condominiais, confecção da pasta de prestação de contas mensal.

  • Gestão de assuntos jurídicos –  Cadastrar o condomínio no sistema de economias da Sabesp.

Os sites Síndiconet e Congresso em foco, trazem uma lista diversos tipos de serviços que eles podem oferecer, se possuir alguma dúvida, vale a pena conferir o material que eles disponibilizaram.

Sendo essas funções agrupadas em:

Principais: Administrativas e financeiras.

Secundárias: Recursos humanos.

Eventuais: Assuntos jurídicos.

Por que preciso de uma administradora de condomínios?

Você pode pensar que não se faz necessário a contratação de uma administradora de condomínios, mas você sabe o nível de instrução e qualificação que o síndico do seu condomínio possui?

Ele tem o que é preciso para ocupar o cargo e fazer a autogestão ?

  • Experiência

  • Controle

  • Conhecimento técnico

Se a resposta for não, com toda certeza seu edifício necessita desse auxílio o quanto antes.

Mas se a resposta para a pergunta acima for sim, já pensou que todas aquelas funções que apresentamos a você no tópico anterior, nas mãos de uma pessoa só, é uma carga de responsabilidades imensa e que algumas informações, que podem mudar as decisões podem estar passando sem que o síndico note?

Um grande número de tarefas na responsabilidade do síndico, pode diminuir a eficiência dos resultados, gerando insatisfação por parte dos condôminos.

Ou até mesmo um acúmulo de funções, fazendo com que não seja o serviço de qualidade, por conta desta sobrecarga.  

De qualquer forma, a recomendação de um auxílio para a melhor organização e controle sobre a gestão é recomendada, pois otimiza todo o processo administrativo, amenizando os conflitos e trazendo resultados comprovados de eficiência, mantendo um clima harmonioso entre todos os envolvidos.

Se você é o síndico e está enfrentando problemas com conflitos em seu edifício, confira nosso artigo que trata deste assunto.

Como contratar uma boa administradora de condomínios?

 

Ainda que o mercado imobiliário possua diversas empresas que atuam neste segmento, prestando serviços como administradora de condomínios, é fundamental conhecer com quem irá estabelecer esta relação.

Diversas administradoras não possuem qualificação necessária para atender às expectativas e idealizações dos síndicos e moradores quando o assunto é qualidade, comprometimento, transparência, ética e eficiência.

Para obter os melhores resultados, sempre deve-se conhecer ao máximo sobre a empresa contratada, se puder receber indicações melhor ainda.

Assim no momento de escolher e contratar a melhor opção para auxiliar em sua gestão, é preciso seguir alguns passos para obter uma relação de parceria de sucesso.

Separamos alguns passos que podem te ajudar neste momento de decisão. Vamos lá ?

Passo 1. Selecione algumas opções de administradoras de condomínios, dê preferência aquelas que já possuem informações acessíveis no mercado, quanto mais informações colhidas sobre a empresa melhor.

Passo 2. Existem empresas que atuam no mercado, oferecendo e atendendo um grande leque de clientes, assim as empresas especializadas em condomínios residenciais, que atuam exclusivamente com o seu nicho em específico, pode ser a escolha mais prudente.

Passo 3. É imprescindível que seja feita a verificação das referências da empresa, normalmente estas empresas possuem portfólio dos serviços prestados, não tenha vergonha ou medo, entre em contato e solicite acesso ou no próprio site da empresa pode conter estas informações.

Sabendo a carteira de clientes e se possível saber a satisfação deles quanto ao serviço, desta forma você saberá o nível de competência  da administradora no ramo.

Passo 4. Verificar a situação da empresa, quanto aos órgãos competentes e concelhos da classe, devendo também obter os registros não só da empresa mas do responsável técnico.

Já apresentamos alguns órgãos responsáveis pela classe, como o Conselho Regional de administração, cada região possui o seu respectivo conselho que fiscaliza a atuação das empresas, um exemplo é o Conselho regional de administração – de São Paulo (CRA – SP).

Estes órgãos possuem rigor em suas avaliações, sendo assim as empresas que possuem as certificações, merecem destaque no mercado imobiliário.

Algumas empresas que atuam no mercado de São Paulo

O site Sindiconet possui uma ferramenta que auxilia na busca de administradoras de condomínios.

Se você não possui indicações ou não sabe por onde começar, eles podem te ajudar!  clique aqui se quiser conferir. Através do site é possível segmentar por:

  • Região

  • Próximas a você

  • Melhor avaliação

  • Nome da Empresa

  • Melhor ICR

É possível encontrar e cotar o serviço com as principais empresas de sua região. Separamos algumas das empresas melhor avaliadas por seu serviço na região da Grande São Paulo, confira:

A empresa Fonsi Condomínios é a melhor rankeada com 53 avaliações

100%  de cotações respondidas

✪ 5 estrelas

Possui tradição no mercado, atuando desde 1982 no ramo da administração condominial.

A administradora Condovel é a segunda melhor rankeada com 30 avaliações e 100%  de cotações respondidas

✪ 5 estrelas

Única administradora que oferece opção aos Condomínios de taxa administrativa pelo sistema: Pay-per-use ou All Inclusive. Empresa certificada pelo PROAD.

A Itaoca – Coelho da Fonseca segue em terceiro com 25 avaliações

100%  de cotações respondidas

✪ 5 estrelas

Com uma equipe especializada prestam serviços diferenciados de administração de condomínios.

Para obter um bom rankeamento no site, a maior quantidade de avaliações e cotações respondidas é o que determina.

Assim pode auxiliar na sua decisão de escolher a empresa que se enquadra no perfil que busca.

Conclusão

Com diversas empresas no mercado, é necessário pesquisar e cotar preços para decidir a melhor parceira para seu edifício.

“Não existe uma empresa perfeita, mas sim aquela que pode atender da melhor forma às suas expectativas.”

Uma coisa é certa, nos dias que hoje em que tudo está em alta, não é possível deixar a gestão predial nas mãos de pessoas incapacitadas.

Além disso qualquer auxílio profissional deve ser considerado, se o seu condomínio está um caos.

A contratação de uma administradora de condomínios deve ser visto como investimento, não como um gasto, pois esta empresa irá auxiliar o seu condomínio a tomar as melhores decisões.

Administradora de condomínios é o braço direito do síndico, levando o seu condomínio aos interesses em comum através de resultados comprovados.

Para contratar a melhor escolha, deve-se ter em mente o que busca:

  • Se é tradição no mercado.

  • Especialização.

  • Preço.

  • Acessibilidade.

Mas independente da escolha a empresa deve te auxiliar com um serviço de qualidade, colocando as finanças e as decisões administrativas no eixo.

Nossa recomendação é que sempre busque auxílio profissional para uma melhor gestão.

Serviços qualificados demandam investimentos, assim não exitem em contratar uma empresa renomada por conta de uma variação mínima no orçamento. Mas tenham em mente que empresas menores podem auxiliar de uma maneira mais personalizada, podendo dar maior suporte.

Esperamos que este post possa ajudá-lo a entender melhor o que as administradora de condomínios fazem e como podem te auxiliar.

Se possui alguma dúvida ou sugestão deixe seu comentário, não deixe de conferir nosso blog, lá você encontra diversos artigos que podem sanar dúvidas recorrentes.

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Dicas para o Plano de Manutenção do Condomínio

Por

Em nosso post sobre manutenção para o condomínio, citamos 5 dicas muito
úteis para manter o condomínio em ordem. Nesse post, trazemos dicas
para a montagem do plano de manutenção do condomínio. 

Passos para montagem do plano de manutenção

Montar um plano de manutenção requer, primeiramente, organização. O primeiro passo é fazer então um levantamento de todos os equipamentos, assim como o histórico das trocas de peças e das manutenções realizadas. Isso fará com que você possa traçar as prioridades das próximas ações.

O segundo passo é a criação de uma lista de verificação das manutenções. É o checklist para a inspeção predial. Ele irá garantir que todos os itens sempre estejam em ordem, com a inclusão das manutenções e seus históricos, criados no primeiro passo. 

O terceiro passo é a montagem de um orçamento para o seu plano. Nesse orçamento, você incluirá todos os gastos necessários para a realização das manutenções, seja os gastos com pessoal, seja com materiais e peças. Isso fará também com que você possa se planejar para a execução. O quarto passo é a definição do cronograma, com a frequência de checagens que cada equipamento levará, de acordo com o checklist que foi elaborado.

    Alguns itens importantes

Já destacamos alguns pontos importantes que não devem ser esquecidos no post já mencionado no começo desse texto. Temos também um material bacana, em formato de eBook, que pode lhe ajudar nas manutenções gerais: Manutenção Preventiva e Administração Eficiente. Além disso, temos mais algumas dicas importantes de manutenção, que costumam ser esquecidas ao longo do tempo. Aqui vão as dicas, já com a periodicidade das manutenções, o que pode ajudar na montagem do checklist:

• É
muito importante realizar a manutenção nas
instalações de gás para checar eventuais vazamentos, o que pode evitar acidentes
graves. Para a realização dessa manutenção preventiva, é necessária a checagem da
central e de todos os ramais. A manutenção da central deve ser feita anualmente. Dos ramais, a cada três anos. 

Também é necessária a emissão de laudo e de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Mas
se for notado algum tipo de vazamento, a vistoria do Corpo de Bombeiros deve
ser acionada imediatamente. É necessário também checar se existe ventilação suficiente nos ambientes
onde estejam instalados os equipamentos de gás e se não existem instalações
elétricas próximas que estejam sem proteção.

• A
cada dois ou três anos, o Corpo de Bombeiros deve realizar a inspeção e emitir
o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) de hidrantes e extintores. A vistoria irá verificar extintores,
mangueiras, placas de sinalização, alarmes, e todos os procedimentos em caso de
emergência. 

Não se esqueça que o condomínio deve ter a Brigada de Incêndio e
que os extintores devem estar sempre carregados e dentro dos prazos de
validade.

• A inspeção dos elevadores deve ser feita por uma empresa
habilitada, que deverá emitir um documento que se chama RIA (Relatório de
Inspeção Anual) e também uma ART. A empresa deve ser cadastrada no CONTRU
(Departamento de Controle no Uso de Imóveis), o que deve ser checado antes da
contratação. 

Não esqueça também de fazer a checagem da casa das máquinas, que
deve ter ventilação adequada, permanente e cruzada (com duas janelas). Veja se
não existem infiltrações, nem poças de óleo no chão.

• Outro
item muito importante, as piscinas
devem estar sempre limpas e as bombas e sistemas de tubulação devem ser
checados com regularidade. É necessário analisar o PH da água semanalmente. A filtragem e limpeza, assim como a cloração, devem ser checadas
diariamente. 

Devem ser feitos os
tratamentos adequados como filtração, aspiração, escovação, peneiração, limpeza
e checagem do tratamento químico da água. Verificar sempre se existem
vazamentos e se os revestimentos estão em ordem.

• Com o
objetivo de garantir a comunicação com os condôminos, assim como boas condições
na entrada do condomínio e nos portões internos, a checagem dos portões,
alarmes e interfones é tarefa também da manutenção preventiva. 

Peça para a
empresa que realiza a manutenção dos interfones que teste sempre o volume das
campainhas e também dos fones, para que todos possam utilizar os aparelhos com
tranquilidade. 

Limpeza e Instalações

• Realizar a limpeza anual das caixas d´água é
uma tarefa obrigatória do condomínio, mas o recomendado é que sejam feitas duas
limpezas ao ano. É também necessário que seja feita por empresa especializada,
a fim de evitar danos e entupimentos. A verificação de rotina inclui a checagem
das tampas de vedação, que não devem possuir nenhum tipo de fissura, ferrugem
ou estarem corroídas. 

As bordas de contenção de acesso da água das chuvas de
alvenaria devem estar em boas condições e o cano do fundo deve estar em bom
estado. 

• Também é necessária a manutenção
das bombas, dos geradores e das instalações hidráulicas, começando pela
verificação do nível de óleo, dos quadros de comando e das tubulações, para
evitar vazamentos em torneiras ou canos. Quinzenalmente, faça o teste de
funcionamento por 30 minutos nas bombas e geradores. Verifique se há ruídos ou
vibrações anormais, superaquecimentos ou vazamentos.

• Não
esqueça sempre de checar se existem vazamentos, rachaduras e fissuras no teto
da garagem. As épocas de chuvas evidenciam as infiltrações, mas elas podem
ocorrer o ano todo. 

A Dan Solução tem a solução definitiva para acabar com
vazamentos, com o processo de impermeabilização por injeção química. Se
precisar, podemos realizar uma vistoria gratuita, sem compromissos. Clique aqui
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Arquivo originalmente postado em 20/11/2016 e atualizado em 19/09/2017

Contratando os melhores fornecedores para o condomínio

Por

Como
escolher os melhores fornecedores para o condomínio? Todo síndico já deve ter
feito essa pergunta ou, pelo menos, pensado nela.

E o que é melhor, com ou sem indicação? Em outro post,
falamos sobre o assunto e enumeramos 7 pontos para a escolha dos fornecedores.

Também falamos sobre a terceirização de serviços no condomínio, muito em alta hoje em dia.

Em todos os casos, o primeiro ponto na hora de contratar um fornecedor é estabelecer critérios. O critério é preço? É qualidade acima de tudo? Quanto pesa uma indicação?

Enfim, será muito importante colocar todos esses argumentos na balança na hora da contratação. E se você leu o nosso post sobre Plano de Manutenção, melhor ainda. Você deve levar em conta os itens do seu Plano de Manutenção, pois será também um fator a considerar no momento de contratar seus fornecedores.

Assim, nesse
post, abordaremos pontos importantes para a escolha dos melhores
fornecedores para o condomínio e como evitar problemas na hora de
contratá-los.

O artigo está dividido em:

  • Fornecedores indicados para o condomínio
  • Fornecedores novos para o condomínio, sem indicação
  • Pesquisando informações sobre o fornecedor
  • Banco de dados de fornecedores
  • Principais critérios para contratação
Após esse texto, você conseguirá adotar as melhores práticas para a contratação de fornecedores para o condomínios.

Fornecedores indicados para
o condomínio

Primeiramente,
se você tem contato com outros síndicos, a indicação é sempre o melhor caminho. Saber
se o fornecedor realizou bons serviços em outros lugares é o primeiro passo a
se analisar. 


Mesmo assim, é muito importante checar as “credenciais” desse
fornecedor. Para isso, você deve olhar o website do fornecedor, procurando outros serviços que ele tenha
realizado e até ligando para outros condomínios. Assim, será possível checar eventuais
problemas.

Outra
opção é a indicação de outras empresas. Muitas empresas têm adotado parcerias
para a divulgação de seus serviços, onde um indica o outro. Vale a pena checar. 

Afinal, normalmente, uma empresa não indicará um fornecedor ruim, com o risco de arranhar a sua própria reputação.

Fornecedores novos para o
condomínio, sem indicação

Existe
outra forma de contratar fornecedores, sem que haja a indicação de pessoas
conhecidas ou de terceiros. 

Nesse caso, a mídia especializada pode ajudar na aquisição de
mão de obra, assim como na compra de produtos. Dessa forma, faz-se necessária
também a checagem de serviços já prestados e vale até um contato com a mídia onde
o fornecedor está anunciando para obter mais informações. Contratar no escuro é
difícil, então é muito importante avaliar se o fornecedor tem boa fama no
mercado.

Existem muitos sites onde é possível procurar fornecedores, por meio dos diretórios de procura, como o Sindiconet, por exemplo, e o site da Direcional Condomínios.

É possível fazer, também, uma boa pesquisa nas ferramentas de busca, como Google, Yahoo e Bing. 

Mas não se esqueça de checar a empresa que você está contratando. Nesse ponto, siga adiante nesse artigo para saber mais.

Pesquise informações sobre os fornecedores

Procure
saber se o fornecedor reúne condições de executar o serviço. Tanto na parte técnica, quanto legal. 

Na parte legal você pode, primeiramente, checar se o CNPJ da empresa é válido, no site da receita (aqui). Aqui constará se ele existe e se está ativo.

É
possível também fazer uma pesquisa mais abrangente, onde informações como
processos de falência e ações judiciais também entram, assim como cheques
devolvidos e dívidas. 

Essas informações podem ser adquiridas nos órgãos de
proteção ao crédito, como SPC e Serasa, que possuem serviços específicos para
isso. 

Você também pode checar na Justiça do Trabalho do seu Estado se a empresa possui processos na justiça, assim como na Justiça Comum. Hoje em dia, os processos são todos online.

Os processos no site do Tribunal de Justiça de São Paulo, por exemplo, podem ser consultados nesse link.

Monte um banco de dados dos
fornecedores

Indicado
ou não, é sempre importante guardar informações. Por isso, é essencial que o
condomínio tenha um banco de dados dos fornecedores para cada tipo de situação. 

Em outro post, falamos sobre a criação do cadastro de fornecedores. Ele permitirá, por exemplo, que seja construído um histórico em torno desse terceirizado. Isso será muito útil para o condomínio, que poderá descartar ou contratar fornecedores que já tenham prestado serviços anteriormente.

Além disso, será possível fazer uma boa comparação de preços, já que o prestador já executou serviços anteriores. O síndico já terá uma boa ideia de custos, caso haja esse histórico registrado em um banco de dados.


E sem falar na praticidade e velocidade. 

Saiba quais critérios adotar para contratar fornecedores

Como dissemos no início do artigo, é muito importante determinar critérios. Assim, saiba
bem o que você está procurando. 

Evidentemente, a qualidade vem sempre em
primeiro lugar, mas ninguém conhece melhor o seu condomínio e os problemas que
ele possui do que você.

Determine em todas as contratações quais itens são mais importantes na escolha do prestador de serviços. E elabore uma escala de importância dentro dele.

A melhor relação custo x benefício trará resultados econômicos para o condomínio, e ótimas noites de sono para o síndico.

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Artigo publicado em 21/01/2017 e revisado em 17/10/2017

Dicas para a administração do condomínio

Por

A administração do condomínio exige dedicação e organização para o síndico, que deve trabalhar em parceria com a administradora do condomínio. Nesse ponto, é muito importante ter uma administradora de confiança e manter uma relação bastante próxima desse prestador.

Basicamente, são quatro itens que o administrador do condomínio deve ter em mente para manter o condomínio bem administrado:

  • Administração Financeira do Condomínio
  • Tarefas Administrativas
  • Contabilidade e Área Jurídica
  • Manutenção Predial
Confira nesse artigo e saiba como a administração do condomínio pode ser feita, sem dores de cabeça.

Administração Financeira do Condomínio

O dia a dia dos pagamentos e a prestação de contas são os dois extremos da administração do condomínio. Salários de funcionários, contas de energia elétrica, água e telefone, manutenção predial, taxas, impostos, terceiros e a administração do fundo de reservas entram nesse primeiro item. 

dicas para administração do condomínio - administração financeira

A prestação de contas, que é obrigatória, será essencial para manter a casa em ordem e também para deixar os condôminos sempre informados sobre a situação financeira do condomínio.

Dessa forma, é muito importante que o síndico tenha a administração financeira bem organizada e o fluxo de caixa controlado com rigor. Um bom planejamento do uso dos recursos, com planilhas ou softwares será essencial para organizar os pagamentos a serem realizados, assim como as receitas que o condomínio tem a receber. 

As finanças irão garantir não só a saúde do condomínio, mas também podem trazer melhorias que irão fazer o condomínio valorizar, o que é interessante para todos os proprietários.

Em outro post, damos dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais.

Tarefas Administrativas do Condomínio

Esse item engloba a burocracia. Desde a guarda de documentos até a redação de atas e circulares, passando pela seleção e treinamento de funcionários, o síndico deve estar bem afinado com a administradora, e muito bem organizado para evitar problemas. Nesse post, damos algumas dicas sobre a guarda de documentos.

O essencial na administração é montar uma rotina administrativa. Com um rotina bem definida, será possível definir atividades diárias que garantirão que as tarefas sejam executadas dentro do prazo e de forma constante.

dicas para administração do condomínio - tarefas administrativas

O segredo na administração, na verdade, é justamente esse. A rotina. Se todas as tarefas forem realizadas diariamente, seguindo um planejamento e um cronograma de atividades, o condomínio sempre estará em dia com suas obrigações. Tenha em mente que o que faz, portanto, a diferença, é o dia a dia. 

O síndico não pode ter uma rotina desorganizada, com o perigo que acabar não resolvendo as questões, ficando somente com a responsabilidade de apagar incêndios.

Não tem nada pior do que terminar um dia cansado de tanto trabalho e depois descobrir que as tarefas importantes não foram solucionadas.

Contabilidade e Área Jurídica no Condomínio

O síndico deve ter sempre a ajuda de um advogado e de um contador para que esse item esteja sempre em dia. 

Geralmente, essas tarefas estão delegadas à administradora, que possui assessoria em ambas as áreas. Esse item engloba a emissão da folha de pagamento dos colaboradores, recolhimento de encargos (que devem ser feitos sempre pelo condomínio, com as guias emitidas pela contabilidade), além de possíveis ações trabalhistas que possam aparecer no decorrer do tempo.

Mesmo assim, é importante que o síndico tenha conhecimento do tema. A contabilidade financeira e a área jurídica costumam ser negligenciadas dentro do condomínio. Mas é uma forma de manter a gestão transparente e eficiente. É ela que irá garantir não só a boa organização dos documentos contábeis, mas também fornecerá informações importantes para a tomada de decisão.

dicas para administração do condomínio - contabilidade e área jurídica

Quanto a área jurídica, é muito importante que esteja também em ordem para garantir que o condomínio não sofrerá nenhum processo ou, caso sofra, não seja prejudicado por problemas de documentação ou erros por desconhecimento. 

Ela deve englobar desde a área trabalhista, até questões como acidentes e responsabilidades no condomínio. Não se esqueça sempre de que o síndico responde pelo que acontece dentro do condomínio. 

Sendo assim, zelar pela segurança na área jurídica pode ser vital para evitar problemas.

Manutenção Predial em Condomínios Residenciais

A manutenção predial é o item que acaba definindo os maiores gastos do condomínio. 

É muito importante ter um roteiro de manutenção e um calendário bem organizado, assim como a lista de prestadores de serviços. Assim, o síndico deve elaborar um Plano de Manutenção, de forma a ter uma organização das prioridades. Isso fará também com que exista um calendário de investimentos e uma melhor organização no fluxo de caixa.

Nesse artigo do nosso blog, damos algumas dicas de manutenção para o condomínio.

dicas para administração do condomínio - manutenção predial

Esses quatro pontos, se aplicados corretamente, trarão bons resultados para o síndico. Eles também farão com que o condomínio fique sempre organizado, com boa aparência e, principalmente, muito aconchegante para quem vive nele.

Somos a Dan Solução, empresa especializada em solucionar problemas de infiltrações em garagens e outras estruturas de concreto maciço. Nossa missão é ajudar os condomínios no seu dia a dia. Então, se você quiser receber mais dicas como essa, cadastre-se no formulário no alto da página e faça parte de nossa lista ou faça o download de um dos nossos materiais gratuitos, clicando no banner abaixo.

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O Kit Completo do Síndico do Futuro

Artigo postado originalmente em 25/01/2017 e revisado em 10/10/2017

Dicas para reduzir os custos do condomínio

Por

Em tempos
desafiadores como o que estamos vivendo, cada centavo economizado é um alívio
para o bolso. Quando falamos então em condomínios, onde os valores
impactam o bolso de dezenas de pessoas, a importância do assunto fica ainda
maior. Segurar a taxa do condomínio torna-se um desafio mas, antes de
tudo, uma necessidade. Preparamos algumas dicas para ajudar na melhoria o síndico
da gestão do condomínio, com o objetivo de otimizar os gastos e reduzir os
custos do condomínio.

Crie uma gestão participativa

Todo
mundo pode se tornar um colaborador mais ativo para o condomínio. Nossa
primeira sugestão é criar uma gestão participativa, onde sejam realizadas
reuniões com o objetivo específico de redução de custos. Imagine o quanto os
condôminos não poderiam colaborar, pois são tantas as profissões e formações
que estão por ali que não ficaríamos surpresos se um economista ou um
administrador aparecesse em uma das reuniões.

O
primeiro passo nessas reuniões é detalhar os gastos e estabelecer uma meta de
redução para os próximos meses. Assim, a chance de adesão e de sucesso é muito
maior, pois todos sabem para onde ir e quais passos deverão ser dados. Além
disso, como muita gente sabe, o segredo em economizar está nos pequenos
detalhes.

A conta de água é um dos maiores impactos em um
condomínio

Um dos
maiores desperdícios nos condomínios residenciais são os vazamentos oriundos de
instalações antigas. Encontrar onde eles estão e acabar com eles é uma tarefa
complicada, mas necessária. Se você tiver dúvidas sobre a diferença entre
infiltração e vazamento, temos o post “Qual a diferença entre vazamento
e infiltração?”, que fala sobre esse assunto.

Diminuir
o desperdício dos apartamentos também é essencial, pois o impacto positivo é
sentido imediatamente. Criar soluções, como a instalação de hidrômetros
individuais, é muito importante, pois incentiva a economia com a água. Instalar
redutores de vazão também pode ajudar, assim como sistemas de reaproveitamento
de água das chuvas.

Outro
post de nosso blog bem interessante fala sobre os benefícios da medição individual de
água em condomínios.

Negociação com fornecedores e manutenções em dia

A hora de
ajustar o cinto também é a hora de sentar com antigos parceiros e fornecedores,
ou seja, aqueles que estão sempre garantindo o bom funcionamento do condomínio.
Veja se as necessidades estão de acordo com as horas utilizadas de serviços e
tente negociar uma redução com todos eles.

As manutenções
preventivas podem ser uma ótima forma de reduzir custos, muito melhores do que
obras de reparação, por exemplo. Bomba de água, elevadores, para-raios,
vazamentos e custos de impermeabilização são alguns exemplos do que pode
ser feito. Nessas horas, as soluções mais eficazes acabam sendo as mais
baratas, pois evitam obras desnecessárias, como a reconstrução de um jardim ou
playground devido a infiltrações e troca de manta asfáltica.

Energia elétrica

Reduzir o
tempo em que as lâmpadas das áreas comuns ficam acesas e trocá-las por lâmpadas
mais eficientes e econômicas, como LED, além da instalação de sistemas
inteligentes de chamadas nos elevadores causam uma redução considerável nos
gastos de energia.

Gastos com pessoal

Essa é a
hora de checar se o pessoal não está fazendo horas extras desnecessárias. É uma
boa hora também de tentar checar se a equipe está redonda ou se está precisando
de um upgrade. É muito melhor investir em quem já está na equipe, do que gastar
com demissões que abalam o fluxo de caixa do condomínio. Revise também as
escalas, de forma que o condomínio seja o mais eficiente possível.

Gastar
menos é uma questão de organização e colaboração!

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Artigo originalmente postado em 07/07/2016 e revisado e atualizado em 09/06/2017.

Os conflitos no condomínio e o papel do síndico

Por
os conflitos no condominio e o papel do sindico dan solucao

Os conflitos no condomínio surgem, muitas vezes, por questões triviais, como barulhos em horários não permitidos, sujeira, invasão do limite da vaga de outro condômino, infiltrações e vazamentos entre as unidades e por aí vai… O importante, independente do ocorrido, é que o síndico tenha em mente seu próprio papel dentro da solução desses conflitos. 

Sua participação como mediador deve sempre buscar a harmonia dentro da coletividade do condomínio, de forma isenta e sempre buscando a obediência às normas internas.

Manter o Regimento é o foco principal


O primeiro pensamento que o síndico deve ter é: manter o Regimento Interno em pleno funcionamento. Ele deverá ser o guia para a tomada de decisão em relação aos conflitos no condomínio que podem surgir. O síndico deve avaliar se o regulamento está sendo infringido por algum morador e se cabe ou não algum tipo de advertência ou multa. De qualquer maneira, o síndico deverá optar por dialogar sempre, pois é a melhor forma de apaziguar os ânimos.


Se o conflito já estiver configurado, o melhor caminho é resolver a situação, pois a relação entre os condôminos irá continuar. Afinal, o condomínio é um local de relações contínuas e duradouras, pois todos moram ali. Sendo assim, deixar a situação pendente ou tentar colocar em “panos quentes” não é o caminho mais adequado. 

O síndico deverá ter habilidades para mediar os conflitos, levando o diálogo para ambos os lados, de forma a chegar-se em uma solução definitiva para as questões, sempre de uma maneira isenta e neutra.

Conflitos no condomínio com Crianças e Adolescentes


Chamamos a atenção quando as situações envolvem crianças e/ou adolescentes. Se houverem abusos, os pais deverão ser chamados para uma conversa. É imprescindível manter a mesma abordagem citada acima, de forma justa e tranquila. É importante também que a questão seja levantada também com as crianças e adolescentes, e não só com os pais. 

Tanto os adolescentes quanto as crianças devem ter o conhecimento básico do que deve e não deve ser feito nas áreas comuns do condomínio. Os limites devem ser respeitados e devem ser de conhecimento de todos. Para isso, os funcionários precisam ter uma orientação especial de como lidar com os jovens. Afinal, é muito comum ver uma relação prejudicada entre os colaboradores do condomínio e os jovens moradores.


O síndico deve considerar que, no caso da solução sair do seu controle, poderá haver uma mediação por um terceiro. Uma pessoa neutra e profissional, como um psicólogo, por exemplo. Este poderá conduzir a situação de forma a encontrar uma saída para os desentendimentos, zelando pela reputação e relação do síndico com os moradores envolvidos.

Soluções para crianças e adolescentes

De qualquer forma, se os conflitos no condomínio com as crianças e adolescentes saíram do controle, existem boas saídas. A contratação de monitores para orientar as crianças pode ser uma saída mais rápida para a solução de conflitos. Em períodos de férias, por exemplo, algumas atividades podem ser incluídas no condomínio, entretendo tanto crianças como adolescentes. Dependendo do tamanho do condomínio, pode-se prever espaços específicos para as brincadeiras, de forma a evitar que crianças menores entrem em rota de colisão com os maiores.

Outra boa saída para a solução de conflitos é trazer as crianças para algumas assembleias, principalmente aquelas que possam afetar diretamente os interesses dos menores. Dessa forma, todos passam a entender que fazem parte de um todo e dar a voz a eles é uma ótima forma de mostrar que existe confiança mútua.

Finalmente, o que manda é o bom senso, que deve ser sempre o caminho a ser trilhado, com o pensamento focado no regulamento do condomínio, mas principalmente, na solução definitiva para as questões, de forma a não deixá-las se transformarem em uma bola de neve.

Gostou desse artigo? Que tal ler outro artigo do mesmo assunto: Brigas entre vizinhos: como o síndico deve agir.

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Artigo originalmente postado em 16/07/2016 e revisado e atualizado em 19/06/2017.

Dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais

Por

Se a administração do dia a dia das finanças do condomínio já é essencial, no cenário econômico atual ela se torna ainda mais desafiante. Para que os gastos fiquem dentro do esperado, o controle mais básico e um dos mais importantes para a administração do condomínio é o fluxo de caixa em condomínios. 

Em outro post, já falamos um pouco sobre como diminuir as despesas do condomínio. Elaborando um fluxo de caixa, essa economia fica ainda mais fácil de ser realizada.


O fluxo de caixa para em condomínio residencial é ainda mais importante, porque nele não só constarão as despesas ordinárias (como gastos fixos com energia, luz, água, salários dos colaboradores, encargos sociais, etc.), mas também os gastos extraordinários (obras e reparos, por exemplo). 

Além disso, ele permitirá elaborar um bom planejamento para um Fundo de Reserva, por exemplo, e resultará em um bom demonstrativo financeiro para prestar contas aos condôminos.


Como se sabe, o síndico também é obrigado a prestar contas anualmente em Assembleia Ordinária (AGO). Da mesma forma, deve realizar a previsão orçamentária do ano seguinte. Com um bom planejamento de caixa, a previsão orçamentária será mais facilmente pensada e realizada. Assim, as finanças ficarão em dia e os condôminos ficarão satisfeitos com o trabalho do síndico.

O que é o fluxo de caixa


O fluxo de caixa é um documento simples e importantíssimo, que visualiza todas os registros financeiros. Nele, constam as entradas e saídas, saldos, valores movimentados e somatórios do caixa, diariamente, em forma de uma planilha. 

Esse documento permite que o síndico e seus conselheiros possam visualizar os gastos ao longo do tempo, não só em relação ao que já foi executado, mas também em termos do que ainda há para realizar, facilitando o controle de entradas e saídas.

Planejamento de fluxo de caixa do condomínio


Planejar o fluxo de caixa do condomínio é uma tarefa de extrema importância. Os gastos já conhecidos das despesas ordinárias podem ser inseridos na forma de previsão ao longo do ano, assim como as receitas vindas das cotas condominiais. 

Incluir possíveis problemas com inadimplência também pode ser uma boa ideia, o que ajudará, inclusive, a entender as principais razões do condomínio não ficar dentro da previsão orçamentária, por exemplo.


O bom planejamento do fluxo de caixa, permite ao condomínio definir um valor mais adequado para as cotas condominiais, pois o síndico ou administradora poderá de fato entender o volume financeiro necessário para manter as contas em dia. Sendo assim, o controle deve ser o mais rígido possível, e o acompanhamento do fluxo de caixa de feito diariamente. 

No início do mês seguinte, ele irá originar o demonstrativo financeiro para os condôminos (ou balancete), onde todos os gastos estarão classificados, ajudando a entender melhor onde estão sendo aplicados todos os recursos do condomínio.

Planejado x Realizado

Uma tarefa importante quando falamos em fluxo de caixa em condomínios (na realidade, em qualquer modelo de fluxo de caixa) é fazer o cruzamento de informações. Se você já está lançando as despesas futuras, o software financeiro (ou mesmo a planilha) deve lhe dar condições de comparar esse fluxo de caixa planejado com o fluxo posterior, o realizado.

Isso permitirá que o síndico tenha na ponta dos dedos a administração dos recursos e também possa entender o que está saindo dos trilhos, caso haja inconsistências posteriores.

Dessa forma, a tomada de decisão ficará facilitada e todos poderão enxergar quais os melhores caminhos a seguir, sendo eles em termos de economia, ou de investimento para melhorias do condomínio.


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O Kit Completo do Síndico do Futuro
Artigo originalmente postado em 30/07/2016 e revisado e atualizado em 04/07/2017

O que é o Regimento Interno do Condomínio e qual sua importância

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Não existe organização e nem ordem se não houver nenhum tipo de orientação. Isso vale em qualquer lugar. No condomínio residencial, o documento que contém as orientações básicas do dia a dia, visando a boa convivência entre os condôminos é o chamado Regimento Interno do Condomínio ou Regulamento Interno do Condomínio.

O Regimento Interno é elaborado pelos próprios condôminos, com aprovação da maioria simples (a não ser que haja instrução diferente definida na Convenção do Condomínio) e deve ser registrado em cartório para ser validado. 

Ele é um documento que auxilia a Convenção Coletiva e tem foco em situações mais cotidianas, como o uso das áreas comuns, por exemplo.

O que consta no Regimento Interno do condomínio


O Regimento Interno traz informações como o uso da churrasqueira, piscina, quadras esportivas e agendamento do salão de festas. Nele, constará a determinação do uso por visitantes e as áreas em que estes podem circular, além das regras de limpeza após o uso do salão. O regimento também trata da presença de animais no condomínio, onde podem circular, entrar, sair e outros detalhes (em alguns lugares, por exemplo, os animais de pequeno porte devem permanecer no colo do dono dentro do elevador).

Também constam as regras sobre o uso dos elevadores e a determinação de usos específicos do elevador de serviço (se é permitido o uso por banhistas que estejam usando a piscina e os horários de uso em caso das mudanças).

Outros itens do dia a dia, como uso das vagas da garagem, penalidades e regras sobre aplicação de multas e horários de silêncio dentro do condomínio também entram no documento.

Construções e obras de pequeno porte entram na Convenção do Condomínio, não no Regimento Interno. As obras relativas às áreas comuns necessitam de aprovação em Assembleia Geral.

Alguns condomínios optam por fazer o Regimento Interno do condomínio juntamente com a Convenção do Condomínio, mas normalmente ele é definido posteriormente. Além disso, é importante salientar que tanto um quanto outro devem ser revistos de tempos em tempos, principalmente o Regimento Interno. Essa revisão garante que o documento esteja sempre atualizado, inclusive, com as melhorias que o condomínio pode sofrer ao longo do tempo.

Qual a diferença então entre Convenção do Condomínio e Regimento Interno?

É importante frisar que o Regimento é um documento e que a Convenção do Condomínio é outro. O Regimento traz informações mais relacionadas ao dia a dia e os detalhes que determinarão as formas de relacionamento entre todos. Trata-se, portanto, de um documento relacionado às condutas relativas ao condomínio.

A Convenção traz informações mais específicas e essenciais, como a fração das unidades, área total construída do condomínio e metragem das unidades. Entram também as regras da administração do condomínio e das assembleias, receitas e despesas do condomínio, além de penalidades e infrações. No post “O que é a Convenção do Condomínio” você poderá ver mais detalhes.

O que está na Convenção, dessa forma, não deve ser repetido no Regimento Interno. 

Outro ponto importante é que o Regimento deve fazer parte da Convenção do Condomínio.

Para resumir, o Regimento Interno é o regulamento que tem como objetivo delinear os limites das relações e as orientações do dia a dia do condomínio e deve influenciar de forma positiva a todos os condôminos.

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O Kit Completo do Síndico do Futuro

Artigo originalmente postado em 08/08/2016 e revisado e atualizado em 13/07/2017

Contratando o porteiro do condominio

Por

O porteiro é o primeiro contato que qualquer visitante tem com o condomínio residencial. Além disso, ele é o responsável pela segurança do condomínio, mesmo quando existe uma empresa terceirizada contratada para fazer esse serviço. Para saber como contratar o porteiro do condomínio sem medo de errar, preparamos esse artigo com o máximo de detalhes sobre a função.

Vamos, portanto, abordar primeiramente as funções ou atribuições do porteiro:

• Informar sobre a chegada de visitantes à unidade correspondente e aguardar a autorização do mesmo para a liberação da entrada;

• Informar ao morador no caso de entrega de encomenda, para sua posterior retirada, evitando assim, a entrada de estranhos no condomínio;

• Certificar-se que prestadores de serviços estão devidamente liberados para entrar no condomínio, checando suas credenciais e confirmando com os moradores sobre a liberação do terceiro;

• Alertar o zelador quando encontrar algum tipo de irregularidade no condomínio, principalmente no que diz respeito à obediência ao regimento interno;

• Deixar sempre a portaria sob seus cuidados, zelando pela segurança daqueles que entram e saem.

Boas Práticas do porteiro do condomínio

• Manter um relacionamento cordial com os moradores do condomínio;

• Manter aparência asseada e bem alinhada;

• Não fomentar a prática de qualquer tipo de “fofoca” no trabalho, nem em relação aos colegas, tampouco em relação a moradores;

• Sempre registrar a entrada e a entrega de documentos;

• Registrar também a entrada de terceiros, principalmente quando houver a prestação de serviços, como manutenções e obras;

• Não prestar favores e serviços para moradores. Afinal, o porteiro é colaborador do condomínio, não de seus moradores.

Contratando o porteiro ideal do condomínio

Primeiramente, contratar o porteiro para o condomínio é um processo igual qualquer tipo de contratação de qualquer empresa. Definir, portanto, o perfil do seu candidato é o primeiro passo para contratar corretamente.

Seguindo as boas práticas mencionadas acima, podemos imaginar que um bom candidato será aquele que tiver boa apresentação pessoal, cordialidade e simpatia, respeito e discrição, além de outras características igualmente importantes, como ética e honestidade, e atenção em suas tarefas.

Para contratar o candidato correto, será importante também avaliar as experiências anteriores, além de realizar uma boa entrevista do futuro colaborador. Procure pesquisar o porque do desligamento de empregos anteriores e, se possível, cheque se existem antecedentes criminais. No caso de terceirização de serviços, verifique os antecedentes da empresa e peça a ela uma ficha dos colaboradores que estarão em serviço no seu condomínio.

Treinamento e capacitação

Toda empresa leva em consideração que não basta contratar corretamente. É necessário treinar e manter o funcionário atualizado. Podemos dizer o mesmo do condomínio, que sairá ganhando em ter funcionários atualizados e bem treinados. Além disso, tanto os porteiros quanto qualquer outro funcionário, devem estar a par do Regimento Interno do Condomínio. O porteiro não precisa saber todos os itens, mas o essencial e, principalmente os itens que estão diretamente relacionados às suas funções.

As questões de segurança e os procedimentos internos devem estar todos bem alinhados com o porteiro. Não se esqueça que o porteiro tem contato direto com os moradores, e qualquer informação incorreta pode trazer dores de cabeça adicionais.

Dessa forma, dê orientações constantemente a seus colaboradores e treinamento adequado. Isso também evita a troca constante no quadro de funcionários. Quem ganha, é o condomínio.

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O Manual Prático e Definitivo do Síndico
Artigo originalmente postado em 15/08/2016 e revisado e atualizado em 03/08/2017

O checklist de guarda de documentos do condomínio

Por

A gestão de documentos para um condomínio é praticamente a mesma que se aplica para as empresas em geral. O síndico tem a opção de guardar esses documentos com a administradora, mas na maioria dos casos, a guarda de documentos do condomínio é realizada no próprio condomínio, o que é mais recomendável. 

O primeiro passo para que esses documentos fiquem bem guardados e organizados é separá-los em uma sala específica, com fácil acesso para todos os condôminos, mediante solicitação da chave.


Criar o hábito de organizar os documentos todo mês é a tarefa mais recomendada, pois evitará o acúmulo de papel e uma possível desorganização. Primeiramente, deve-se separar os documentos financeiros dos documentos trabalhistas, assim como os contratos com prestadores de serviços. Tudo isso deve estar sempre identificado e separado por mês, para garantir a boa organização.


Para quem não sabe, devem ser guardados durante 5 anos todas as DARFs de recolhimentos de tributos sobre a prestação de serviços realizados por terceiros, como Cofins, Contribuição Social (CSLL) e Pis. O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, em uma possível fiscalização.


Os documentos gerados pelo departamento pessoal são os que exigem mais atenção, e também são os de maior quantidade: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, DARF de IR descontado na fonte, guias de recolhimento de FGTS e INSS e as contribuições sindicais.


É importante também possuir cópias de todos os documentos, já que a tecnologia permite a microfilmagem e a digitalização de todos eles, o que pode garantir o resgate de comprovantes em uma eventual perda ou destruição dos originais.

A atenção aos prazos é muito importante


• DARF retenções (Pis/Cofins/IRF/CSLL): 5 anos

• DIRF: 5 anos

• Folha de Ponto: 5 anos

• GR Contribuição Sindical/Assistencial: 5 anos

• GPS: 5 anos

• Holerites e Recibos de Pagamento: 5 anos

• Recibos de Vale Transporte e Vale Refeição: 6 anos

• Extratos Bancários: 6 anos

• DARF Pis/Folha: 10 anos

• Formulário CAGED: 10 anos

• Pastas de Prestação de Contas: 10 anos

• Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico): 20 anos

• Laudo PPRA: 20 anos

• GFIP (FGTS-RE/GR): 35 anos

• RAIS: Indeterminado

• Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente

• Processos Trabalhistas: Permanente

• Prontuários de Funcionários: Permanente

• Dossiê (Convenção/Especificação): Permanente

• Livros de Atas de Assembleias: Permanente

• Orçamentos/Contratos de Obras: Até o final das garantias

• Plantas do Condomínio: Permanente


Organizar os documentos do condomínio, portanto, é uma tarefa muito importante no dia a dia e, dessa forma, o síndico deve ter uma rotina bem organizada.

Organização dos documentos

Organizar os documentos em pastas diferentes é muito importante para que os documentos sejam encontrados posteriormente. Sendo assim, a organização dos documentos do condomínio deve seguir uma ordem e uma lógica. Os documentos referentes à RH devem estar todos organizados em um local, assim como livros de atas de assembleias em outro, e assim por diante.

Além disso, da mesma forma que é necessária a criação de um banco de dados sobre os fornecedores (veja aqui nosso post sobre o assunto), é muito importante que seja elaborado um banco de dados com o conteúdo das pastas, de preferência, com a numeração de cada uma.

Afinal de contas, deve-se pensar que haverá a troca de síndicos. E a organização do condomínio deve ser planejada para que qualquer pessoa que assuma o cargo consiga encontrar todos os documentos que lhe forem solicitados.

Digitalização de documentos

Outro fato importante para a organização do condomínio é em relação à digitalização de documentos. Existem diversas empresas com serviços especializados, a fim de diminuir a quantidade de papel acumulado e também com o intuito de aumentar a vida útil dos registros. O cruzamento do banco de dados com os documentos digitalizados é o topo do trabalho da guarda de documentos do condomínio. 

A facilidade com que qualquer documento poderá ser achado será um bem para o condomínio, que só tem a ganhar com a informatização e organização de seus documentos. A eficiência na gestão do condomínio também será afetada positivamente, pois quem quer que assuma o cargo de síndico terá em mãos um condomínio totalmente organizado e à frente de seu tempo.


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Artigo originalmente postado em 25/05/2016 e revisado e atualizado em 11/05/2017.

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