A administração do condomínio exige dedicação e organização para o síndico, que deve trabalhar em parceria com a administradora do condomínio. Nesse ponto, é muito importante ter uma administradora de confiança e manter uma relação bastante próxima desse prestador.
Basicamente, são quatro itens que o administrador do condomínio deve ter em mente para manter o condomínio bem administrado:
- Administração Financeira do Condomínio
- Tarefas Administrativas
- Contabilidade e Área Jurídica
- Manutenção Predial
Administração Financeira do Condomínio
O dia a dia dos pagamentos e a prestação de contas são os dois extremos da administração do condomínio. Salários de funcionários, contas de energia elétrica, água e telefone, manutenção predial, taxas, impostos, terceiros e a administração do fundo de reservas entram nesse primeiro item.
A prestação de contas, que é obrigatória, será essencial para manter a casa em ordem e também para deixar os condôminos sempre informados sobre a situação financeira do condomínio.
Dessa forma, é muito importante que o síndico tenha a administração financeira bem organizada e o fluxo de caixa controlado com rigor. Um bom planejamento do uso dos recursos, com planilhas ou softwares será essencial para organizar os pagamentos a serem realizados, assim como as receitas que o condomínio tem a receber.
As finanças irão garantir não só a saúde do condomínio, mas também podem trazer melhorias que irão fazer o condomínio valorizar, o que é interessante para todos os proprietários.
Em outro post, damos dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais.
Tarefas Administrativas do Condomínio
Esse item engloba a burocracia. Desde a guarda de documentos até a redação de atas e circulares, passando pela seleção e treinamento de funcionários, o síndico deve estar bem afinado com a administradora, e muito bem organizado para evitar problemas. Nesse post, damos algumas dicas sobre a guarda de documentos.
O essencial na administração é montar uma rotina administrativa. Com um rotina bem definida, será possível definir atividades diárias que garantirão que as tarefas sejam executadas dentro do prazo e de forma constante.
O segredo na administração, na verdade, é justamente esse. A rotina. Se todas as tarefas forem realizadas diariamente, seguindo um planejamento e um cronograma de atividades, o condomínio sempre estará em dia com suas obrigações. Tenha em mente que o que faz, portanto, a diferença, é o dia a dia.
O síndico não pode ter uma rotina desorganizada, com o perigo que acabar não resolvendo as questões, ficando somente com a responsabilidade de apagar incêndios.
Não tem nada pior do que terminar um dia cansado de tanto trabalho e depois descobrir que as tarefas importantes não foram solucionadas.
Contabilidade e Área Jurídica no Condomínio
O síndico deve ter sempre a ajuda de um advogado e de um contador para que esse item esteja sempre em dia.
Geralmente, essas tarefas estão delegadas à administradora, que possui assessoria em ambas as áreas. Esse item engloba a emissão da folha de pagamento dos colaboradores, recolhimento de encargos (que devem ser feitos sempre pelo condomínio, com as guias emitidas pela contabilidade), além de possíveis ações trabalhistas que possam aparecer no decorrer do tempo.
Mesmo assim, é importante que o síndico tenha conhecimento do tema. A contabilidade financeira e a área jurídica costumam ser negligenciadas dentro do condomínio. Mas é uma forma de manter a gestão transparente e eficiente. É ela que irá garantir não só a boa organização dos documentos contábeis, mas também fornecerá informações importantes para a tomada de decisão.
Quanto a área jurídica, é muito importante que esteja também em ordem para garantir que o condomínio não sofrerá nenhum processo ou, caso sofra, não seja prejudicado por problemas de documentação ou erros por desconhecimento.
Ela deve englobar desde a área trabalhista, até questões como acidentes e responsabilidades no condomínio. Não se esqueça sempre de que o síndico responde pelo que acontece dentro do condomínio.
Sendo assim, zelar pela segurança na área jurídica pode ser vital para evitar problemas.
Manutenção Predial em Condomínios Residenciais
A manutenção predial é o item que acaba definindo os maiores gastos do condomínio.
É muito importante ter um roteiro de manutenção e um calendário bem organizado, assim como a lista de prestadores de serviços. Assim, o síndico deve elaborar um Plano de Manutenção, de forma a ter uma organização das prioridades. Isso fará também com que exista um calendário de investimentos e uma melhor organização no fluxo de caixa.
Nesse artigo do nosso blog, damos algumas dicas de manutenção para o condomínio.
Esses quatro pontos, se aplicados corretamente, trarão bons resultados para o síndico. Eles também farão com que o condomínio fique sempre organizado, com boa aparência e, principalmente, muito aconchegante para quem vive nele.
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Artigo postado originalmente em 25/01/2017 e revisado em 10/10/2017
