Você acabou de ser nomeado como secretário pelo síndico do seu edifício e, a partir de agora, será responsável pela confecção da ata de condomínio nas reuniões.
Porém, essa é a primeira vez que ouve falar nesse documento e não tem ideia de como redigí-lo. Criar uma ata pode parecer fácil à primeira vista, mas ela envolve muitos detalhes que precisam ser seguidos à risca para ter validade.
Continue acompanhando o conteúdo a seguir para entender tudo sobre esse importante documento. Confira!
O que é uma ata de condomínio?
Uma ata de condomínio é um documento indispensável nas reuniões de condomínio, que valida as ações do síndico, além de comprovar o que foi decidido em assembleia.
Nela, deve conter as informações sobre a reunião, deliberações e tarefas designadas a cada participante. A recomendação é usar uma linguagem informal, mas sem o uso de adjetivos.
Qual finalidade de ata?
A finalidade da ata é, conforme citamos logo acima, comprovar todas as decisões tomadas pelo síndico, bem como as deliberações e ocorrências em cada reunião condominial.
Seu conteúdo varia de acordo com o que for discutido nas assembleias, como eleições sindicais, prestações de contas, aprovação de obras, previsões orçamentárias, queixas e outros assuntos importantes.
Quando fazer uma ata de condomínio?
Como você deve saber, as reuniões de condomínio servem para discutir assuntos pertinentes à administração de prédio e ao convívio entre condôminos. As assembleias podem ser
- ordinárias: ocorre anualmente e aborda a prestação de contas, aprovação do orçamento e substituição do síndico;
- extraordinárias: ocorre por meio de convocação, para debater assuntos específicos e demandas extras que surgem no dia a dia condominial;
Nos dois aspectos, a criação da ata é obrigatória para validar tudo o que foi discutido nas reuniões.
Como fazer uma ata de condomínio?
Muitas pessoas, e até mesmo gestores de condomínios, escrevem a ata como se fosse uma carta simples.
Entretanto, estamos falando de um documento com uso formal. Portanto, é necessário respeitar algumas regras de redação técnica. Veja mais abaixo.
Confira um exemplo de ata de condomínio
É importante preparar um modelo de ata com antecedência. Muitas informações se repetem e, por isso, ter um modelo em mãos facilitará seu trabalho. Sua estrutura pode ser da seguinte forma:
“Ata de assembleia geral (ordinária/extraordinária) realizada em (data).
No dia (data e hora), no Condomínio (nome do condomínio), situado na (endereço completo), reuniram-se em Assembleia Geral (Ordinária/Extraordinária) os condôminos representantes das unidades (discriminar as unidades presentes), cujas assinaturas constam da lista de presença.
Na pauta, estavam os seguintes assuntos:
(Descreva todos os assuntos)
O condômino (nome do condômino) foi eleito como presidente dos trabalhos e designou (nome da pessoa) para secretariar. Ocorreu a leitura da ata da assembleia anterior, realizada em (data), a qual foi aprovada por unanimidade e sem emendas.
O senhor presidente colocou em debate o primeiro assunto da pauta.
(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes)
Continuando os trabalhos, o segundo assunto da pauta foi debatido.
(Descreva o assunto, o que foi debatido e por quem, e outras informações relevantes, o que deve ocorrer com cada assunto)
Esgotados os assuntos elencados na pauta, o presidente cedeu a palavra aos interessados, mas ninguém fez uso.
Às (horas), sem mais assuntos para tratar, o senhor presidente encerrou a Assembleia e lavrou a presente Ata, que vai por ele e por mim, secretário, assinada.
Local e data.
Assinatura do Presidente e do Secretário”.
Saiba quais informações precisa conter
Antes de começar a reunião, você deve planejar o preenchimento da ata, organizando os assuntos da reunião. É possível, inclusive, fazer um comunicado de abertura, indicando o fim do encontro.
Em seguida, é preciso listar os argumentos divulgados na assembleia e as decisões tomadas. Os itens que não podem faltar no documento são:
- nome do condomínio;
- tipo de reunião;
- data, horário e local da assembleia;
- nome de todos os presentes;
- informações dos líderes da reunião;
- roteiro do encontro;
- assuntos em debate;
- resultado de votações;
- relatório de decisões tomadas;
- assinatura dos responsáveis pelo documento e presidência da assembleia.
Use uma linguagem clara
Evite utilizar um linguajar formal demais. Apesar de se tratar de um documento técnico, é importante que as informações contidas nele estejam claras e objetivas. Use uma linguagem direta, mas evite abusar da coloquialidade — adjetivos, gírias etc.
Saiba como registrar ata de condomínio
Segundo o Código Civil, não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro da ata em cartório. Entretanto, a convenção pode decidir pelo registro e uma ou mais atas.
Documentos que atestem decisões contra terceiros, por exemplo — eleição de síndico — costumam ser registrados por segurança. Outro benefício do registro é a possibilidade de recuperação do documento, em caso de perda, extravio ou danos ao livro de atas.
Mas, caso a assembleia decida não registrar as atas, elas continuam tendo validade. Caso todas as decisões tomadas em reunião seguiram os procedimentos legais, o documento possui valor legal para os moradores.
Respeite o prazo da ata de condomínio
De acordo com as normas antigas da Lei de Condomínios, a regra era que uma cópia da ata deveria ser entregue aos moradores em até 8 dias após a assembleia.
Entretanto, a legislação foi mudando com o tempo, e hoje o Novo Código Civil determina que é responsabilidade da Convenção de Condomínio definir o prazo de disponibilização da ata. Caso isso não aconteça, é necessário seguir a norma antiga.
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Dicas extras para redigir uma ata de condomínio
Agora que você já sabe como escrever uma ata bem organizada, resolvemos te mostrar algumas dicas para fazer um trabalho ainda melhor. São elas:
- acomode-se em um local confortável;
- tenha atenção para anotar tudo o que for discutido;
- escreva de forma clara e objetiva;
- use a tecnologia a seu favor (gravadores, tablets, notebooks).
Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu como redigir uma ata de condomínio, a importância desse documento e para que ele serve. Lembre-se de seguir as dicas mostradas aqui para fazer um trabalho de qualidade como secretário do condomínio.
