Realizar assembleias para tomar decisões e resolver problemas é uma rotina em qualquer condomínio. Porém, com a popularização do home office, muitos síndicos e moradores entenderam que as reuniões podem ser feitas no ambiente virtual.
Nesse sentido, essa modalidade é chamada de assembleia virtual em condomínio, assembleia online ou digital. Possui a mesma estrutura da presencial, com a exceção de que é feita por meio de softwares para condomínios.
Trata-se de um modelo de reunião capaz de ultrapassar barreiras físicas, sendo uma ótima solução para problemas com pontualidade, objetividade e organização. Confira mais sobre o assunto no conteúdo a seguir!
Antes de mais nada, pode fazer assembleia virtual em condomínio?
Recentemente, foi sancionada uma lei que permite a realização de assembleias virtuais em condomínios. A Lei 14.309 foi aprovada no dia 9 de março de 2022, que autoriza condomínios residenciais a fazerem assembleias de forma digital ou eletrônica.
Assembleia virtual em condominio: lei sancionada em 9 de março de 2022
Como citamos logo acima, a assembleia virtual de condomínio é legal desde o dia 9 de março de 2022. Essa nova legislação modifica o artigo do Código Civil — Lei 10.406, de 2002 — que engloba pessoas jurídicas com gestão coletiva.
De acordo com o artigo sancionado, reuniões deliberativas já podem ser executadas eletronicamente, desde que assegurem os direitos de voto que os envolvidos teriam em uma assembleia presencial.
A assembleia virtual de condomínio também esteve em pauta em 2019 e 2020
A nova lei é oriunda do PL 548/19, que indica que as assembleias podem acontecer virtualmente, exceto quando houver proibição na convenção coletiva.
A convocação deve instruir os condôminos acerca das informações de acesso na plataforma utilizada para a reunião, manifestação, votação, além de esclarecer que a administração predial não se responsabiliza por problemas técnicos de Internet.
Outro ponto que merece destaque é que os encontros podem ocorrer de forma híbrida e poderá ser suspenso até que o quórum mínimo seja atingido — 2/3 da quantidade total de moradores.
Qual a importância da assembleia virtual de condomínios
De modo geral, a assembleia virtual é uma estratégia para aumentar a participação dos condôminos nas tomadas de decisões do condomínio.
Nesse aspecto, os síndicos e gestores prediais devem sempre ficar atentos a novos meios para tornar a administração condominial mais eficiente e ágil. Veja outros benefícios desse modelo de reunião abaixo.
Os moradores participam mais
Com as tarefas do dia a dia, é comum que muitos moradores não compareçam às reuniões de condomínio presenciais.
Em situações como essa, a assembleia virtual pode ser uma solução para envolver mais residentes nas decisões do prédio.
Visualize o seguinte cenário: há uma reunião condominial marcada para uma tarde de sábado. Contudo, vários moradores estão viajando — folga ou a trabalho — e outros estão doentes.
Com a assembleia digital, os residentes enfermos podem participar da reunião no conforto de casa e os que estão em viagem podem acessar a convenção de onde estiverem, por meio do smartphone ou notebook.
É mais fácil de documentar e registrar tudo
Com a assembleia virtual em condomínio a dinâmica se torna mais fácil de ser documentada em ata.
Inclusive, pode ser gravada com a autorização de todos presentes, a fim de registrar o que foi discutido para conferência posterior.
Além disso, em reuniões virtuais, as pessoas tendem a falar uma de cada vez, facilitando o entendimento do que está sendo decidido.
As discussões se tornam mais objetivas
Outro problema das reuniões presenciais é a falta de objetividade, conforme citamos nos tópicos anteriores.
Assuntos que poderiam ser finalizados em minutos são prolongados por horas, gerando o desinteresse por parte dos residentes.
No meio virtual, as decisões podem ser tomadas com enquetes, as discussões acaloradas são reduzidas e todo o processo acontece mais rapidamente.
A assembleia virtual de condomínio pode ser feita em todos os casos?
Existem alguns tipos de assembleias virtuais, adequados para determinadas ocasiões e necessidades. Cada uma dessas assembleias pode acontecer sob critério ordinário ou extraordinário, além de englobar os mais diversos assuntos:
- eleição e substituição de síndicos;
- aprovação de contas;
- previsão orçamentária;
- mudanças no regimento interno;
- obras vultuosas.
Dicas para ter uma assembleia de condomínio virtual organizada
Não é porque uma reunião virtual de condomínio pode ser mais eficiente que a presencial, que elimina a necessidade de planejamento. Para que tudo corra bem e as devidas questões sejam resolvidas, é preciso:
- ir direto ao ponto: realize a reunião de forma objetiva e concentre-se nos assuntos mais importantes;
- usar softwares para validar os votos: experimento o Google Forms ou Microsoft Forms para contabilizar os votos dos participantes;
- preparar-se contra imprevistos: esteja preparado para eventuais quedas de Internet ou perda de bateria, por exemplo. Reserve um dispositivo carregado e com conexão 4G próximo durante toda a reunião;
- criar um manual de boas práticas: divulgue ações que tornam o clima da reunião mais agradável para todos, com posicionar a câmera corretamente, utilizar roupas adequadas e desligar o microfone quando não estiver falando.
Como fazer assembleia virtual em condomínio? Conheça 3 plataformas gratuitas!
Até agora, você já entendeu que a maior vantagem das assembleias virtuais é a portabilidade; as pessoas podem participar de onde estiverem, desde que tenham um dispositivo conectado à Internet.
Para que isso seja possível, é fundamental usar plataformas com suporte a chamadas de vídeo em grupo e outros recursos indispensáveis para a reunião. Felizmente, existem inúmeras opções gratuitas disponíveis.
Zoom
Plataforma bastante conhecida desde que o modelo de trabalho remoto se popularizou. O Zoom oferece inúmeras funcionalidades para reuniões eficientes, como chat integrado, compartilhamento de tela e capacidade para até 100 pessoas em uma mesma sala.
Skype
Uma das primeiras plataformas de vídeo chamadas utilizadas no Brasil. Produto da Microsoft, o Skype também conta com chat integrado, compartilhamento de tela e capacidade para comportar até 50 pessoas em uma mesma sala.
Hangouts
Entre as plataformas citadas, o Hangouts é a que menos suporta pessoas em cada sala de reunião, com limite de até 25 participantes.
Por outro lado, estamos falando de um produto Google, que é sincronizado com outros serviços essenciais para a administração predial, como o Drive e o Docs que facilitam o compartilhamento e armazenamento de arquivos.
Conclusão
Como você viu por aqui, a assembleia virtual em condomínio é uma excelente maneira de aumentar a participação dos condôminos nas decisões mais importantes do prédio.
Por isso, os gestores e síndicos precisam acompanhar qualquer novidade tecnológica que facilite a administração condominial.
