Conforme já nos referimos em diversos artigos postados em nosso blog. Administração de um condomínio não é uma tarefa simples, requer um controle milimétrico sobre todas as tarefas necessárias para que tudo fique em ordem. 

Um síndico deve estar sintonizado com todos os setores que compõem a gestão do condomínio como um todo, as tarefas começam pelas atividades administrativas e contábeis, partindo para gerenciamento de colaboradores e relacionamento com os moradores, chegando nas atividades operacionais e o foco na manutenção de todos os diversos itens no condomínio. 

Basicamente ser síndico significa ser um gestor administrativo e de pessoas, e a tarefa mais difícil é manter uma relação boa com todos os moradores como clientes diretos, afinal toda verba que movimenta e mantém o condomínio vem diretamente dos condôminos. 

E para você não ficar perdido neste trabalho, listamos no artigo de hoje 5 dicas para melhorar a qualidade da administração de condomínios, gerando economia e provendo mais conforto para os moradores.

Terceirização de serviços

Principalmente quando falamos em grandes condomínios,o síndico precisa otimizar seu tempo e ter um controle maior sobre tudo, de uma forma que a informação chegue diretamente mastigada para ele. E a respostas para isso é a terceirização de serviços.

Considerada uma prática comum. Principalmente pela praticidade de gestão, já que não é preciso lidar diretamente com colaboradores, ou seja, o colaborador responde a uma empresa que responde diretamente ao síndico ou a administradora, caso ocorra algum problema será resolvido diretamente com o responsavel pelo colaborador. 

É possível terceirizar equipes de jardinagem, segurança, limpeza, dentre outros. Você pode escolher pelos contratos que mais se adéqua às suas necessidades. Para realizar a supervisão destes funcionários o síndico possui o zelador para fiscalizar a qualidade do serviço que está sendo realizado. 

Administrativo

Todo síndico precisa contar com o dinheiro que entra no condomínio para manter a engrenagem funcionando por completo. Contar com imprevistos é algo essencial para realizar um planejamento financeiro, Todo condomínio possui uma taxa de inadimplência e automaticamente esse dinheiro que falta no orçamento não pode prejudicar por exemplo a folha de pagamento. 

Administrar finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar regular, ou seja, em dia com a parte financeira. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:

• Salário dos funcionários;

• Contas de água e luz;

• Impostos e taxas;

• Fornecedores;

• Terceirizados.

Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões legislativas e  administrativas, como:

• Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;

• Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;

• Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;

• Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.

Administradora 

A principal dúvida que pode surgir na sua cabeça: mas, essa empresa não realiza as mesmas funções do síndico?

Essas entidades gerenciam condomínios e auxiliam em processos burocráticos, tais como as partes jurídica e financeira, restando ao síndico mais tempo para focar em ser o porta-voz dos condôminos, entender suas necessidades e zelar pelas áreas comuns.

O síndico continuará atuando como o presidente do condomínio, enquanto a administradora trabalhará sendo o poder executivo e gerenciadora do perfil empresarial da propriedade, desta forma elaborando a folha de pagamento dos funcionários, pagando as despesas e auxiliando na organização de documentos e funções jurídicas, irá aliviar o lado administrativo do síndico.

É de responsabilidade do síndico responder civilmente em processos de danos contra ou sobre o condomínio durante a sua gestão, porém, a administradora poderá fornecer assessoria jurídica nos casos e armazenar dados e cópias de  documentos referentes ao processo, de uma forma que agilize o acesso às cópias quando necessário, dependerá apenas do que for acordado entre as partes durante o momento de contratação.

Manutenção predial

As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados, todos os detalhes devem ser observados e catalogados, para que possa se manter um controle sobre o que já foi executado. 

O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços, a empresa precisa ser muito bem avaliada, um pré contrato de 3 meses para ver como a empresa cuida do condomínio é uma ótima opção. 

Outra tarefa que pode ser passada para o zelador e a supervisão sobre os serviços da empresa, abrindo a possibilidade de que só seja passado ao síndico um relatório do que foi reparado e de como anda a situação do condomínio. 

 A empresa responsável pela manutenção predial deve:

• Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;

• Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;

• Cotar mão de obra  especializadas para serviços de manutenção.

No caso das obras, exija que a empresa identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto, uniformes e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.

Tenha paciência

A paciência é fundamental para todos os setores da vida, especialmente para desempenhar tarefas que envolvam as opiniões e necessidades de terceiros. Trata-se de prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando o que é melhor para o coletivo. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos mais graves.

O síndico de sucesso, precisa saber que problemas surgem e cabe a ele como gestor, apresentar a solução necessária, Faz parte do papel do gestor conquistar a empatia dos moradores, para que eles também possam colaborar ativamente com o cotidiano administrativo, seja participando das decisões ou estando integrados com as modificações.

A resolução de problemas fará parte do dia a dia de quem está nessa área de gestão. Se essa gestão for feita de maneira incorreta pode acarretar em alta da taxa condominial além do risco da redução do valor das unidades.

Outra dica é sempre estabelecer um diálogo aberto com seus moradores sobre as regras e contas do condomínio. Seja sempre equilibrado e sereno ao tratar com os condôminos sobre o que é certo e o que é errado quantas vezes for necessário.

Independente de qual for a situação, nunca tome atitudes no calor do momento. Ter calma te ajuda muito a administrar ocasiões que requerem sensatez. 

Caso queira auxílio para compreender melhor o cargo de um síndico confira outros diversos artigos sobre como ser um síndico de sucesso e exercer uma ótima administração.