A busca por um convívio harmonioso em um condomínio é algo que se constrói no dia a dia, e saber como conduzir uma assembleia de condomínio, pode auxiliar o síndico nesse desafio.
A assembleia é um dos atos mais importantes do condomínio é a assembleia de condôminos, evento no qual são decididos os rumos do condomínio e deliberadas normas de convivência.
Claro que conseguir a participação da maioria dos condôminos também não é nada fácil. Isso é justificável, afinal hoje em dia tão importante quanto o nosso tempo é a nossa atenção.
Todos temos compromissos e atividades que exigem muito de nós, e escolher quais entre elas merecerão nosso tempo e atenção é muito difícil. A dificuldade começa por aí. A assembleia é um dos momentos mais importantes, se não for o mais, do condomínio.
Para que isso aconteça com o máximo de excelência e o mínimo de erros possíveis, fizemos esse artigo para te mostrar as melhores práticas sobre como conduzir uma assembleia. Confira!
O que é uma assembleia de codomínio?
Antes de explicarmos como fazer uma assembleia de condomínio, você precisa compreender a fundo seu conceito.
Trata-se da reunião na qual todos os moradores discutem assuntos importantes para o edifício — que pode ocorrer de forma presencial, virtual ou híbrida.
A assembleia está prevista no Código Civil, que regulariza todos os pontos relacionados à convocação e ao quórum da reunião.
Também consta no Código que todos os participantes têm o direito de votar na assembleia, desde que estejam quites com seus deveres condominiais.
Desse modo, é essencial compreender a importância desses direitos, já que é durante a reunião de condomínio que o morador tem a oportunidade de se manifestar sobre aspectos cruciais da vida condominial.
Como conduzir uma assembleia de condomínio perfeita
Depois de aprender sobre o conceito de reunião condominial, chegou o momento de conhecer as medidas essenciais para organizar uma ótima assembleia de condomínio. Acompanhe logo abaixo.
Prepare os participantes
Tudo começa com a comunicação, fazer com que todos os condôminos estejam cientes e participem da assembleia virtual ou presencial vai um pouco além de incluir avisos no mural do condomínio.
Utilize e-mail e as redes sociais como grupos no Facebook por exemplo. Sabemos que nessas horas muita gente lembra do Whatsapp como uma ferramenta rápida de comunicação, compartilhamos nossa visão sobre o assunto neste artigo.
Um argumento que se pode usar para que estejam todos presentes é que a ausência implicará na aceitação automática das decisões definidas. Quem não estiver presente não poderá reivindicar uma decisão tomada pela maioria.
Evite incluir ‘assuntos gerais’ na pauta, a não ser que a convenção do condomínio obrigue a inclusão.
Quem pode participar da assembleia de condomínio?
Outro ponto importante na aprendizagem de como organizar uma assembleia de condomínio é sobre quem pode participar.
Participam o síndico, um representante da empresa administradora e os condôminos.
É importante que ao menos um representante de cada unidade de moradia esteja presente para contribuir com opiniões, concordar ou discordar das sugestões e estar ciente das decisões.
É importante dar uma prévia do que será discutido na assembleia para que os condôminos se preparem para a reunião.
Quem NÃO pode participar da assembleia de condomínio?
O Novo Código Civil proíbe a participação e o voto dos inadimplentes nas deliberações da assembleia. De acordo com o Código Civil, ARTIGO 1432.º Convocação e funcionamento da assembleia:
“1. A assembleia é convocada por meio de carta registrada, ENVIADA COM 10 DIAS DE ANTECEDÊNCIA, ou mediante aviso convocatório FEITO COM A MESMA ANTECEDÊNCIA, desde que haja recibo de recepção assinado pelos condôminos. (…)”.
Como sugestão, a organização da assembleia pode começar pelo menos 45 dias antes do seu acontecimento.
Este é um bom período para o síndico e a administradora organizarem as pautas e então iniciar a convocação dos condôminos.
Com 30 dias de antecedência pode-se começar a utilizar os meios de comunicação para divulgar a data e as pautas da assembleia.
Além da carta registrada, utilize e-mails, fóruns, grupos de redes sociais, notificação impressa a cada unidade e um edital de convocação exposto em uma área comum visível, garantindo que todos sejam comunicados.
Continue a lembrar os condôminos sobre a assembleia 15 dias antes, 7 dias antes, 2 dias antes e no próprio dia.
É importante que saibam que é fundamental estarem presentes. Afinal, é de interesse de todos zelar pelo patrimônio e obter melhorias constantes.
Estabeleça a pauta
Selecione as pautas de maior importância a serem discutidas. É indispensável fazer essa seleção para que a assembleia não se prolongue demais. Dependendo do tempo disponível para o debate, pode-se escolher entre 3 a 5 temas.
Reflita sobre os tópicos que cada assunto abordará, sem esquecer do período reservado para opiniões e discussões. Também organize os materiais e documentos que serão levados para a reunião.
As informações devem estar claras para os participantes. Caso tenha condições, utilize um projetor para posicionar os papéis à vista de todos e agilizar o andamento da assembleia. Lembre-se de levar uma cópia do Regimento Interno, caso necessário.
Prepare o ambiente
Esse é mais um aspecto importante de como conduzir uma reunião de condomínio. Preparar o ambiente no qual a assembleia acontecerá afeta diretamente o seu andamento.
No caso de uma reunião presencial, organize as cadeiras em círculos para melhorar a comunicação, invista em música ambiente suave e alguns lanches para receber os membros — como café e biscoitos.
Quando faltar 1 hora para o início da reunião, é importante que todos esses pontos já estejam organizados. Por falar nisso, comece a assembleia no horário marcado sem atrasos. Isso demonstra respeito aos participantes.
Caso muitos moradores ainda não tenham chegado, comunique que fará uma segunda convocação em 10 minutos.
Dê espaço para todos
Conforme dissemos mais acima, é essencial reservar tempo suficiente para a discussão de cada pauta selecionada. Além disso, não se pode esquecer do período para opiniões e debates sobre os assuntos abordados.
Para garantir que todos tenham suas vozes ouvidas, sem prejudicar o tempo da reunião, é importante reservar um tempo máximo para as opiniões e debates.
Uma forma de conseguir administrar o horário com mais eficiência é tratar dos assuntos mais leves primeiro e depois focar nos temas mais complicados.
Qual a frequência ideal de uma reunião de condomínio?
Ainda sobre como conduzir uma assembleia de condomínio, de acordo com o Código Civil, o Art. 1.350., sobre a convocação de assembleias de condomínio:
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
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1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
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2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”
Art. 1.354.
A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Art. 1.355.
Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.”.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu como conduzir uma assembleia de condomínio. Te mostramos que, para fazer isso corretamente, o síndico precisa de muito mais que uma boa oratória e retórica.
Ele precisa ter assertividade, um perfil de liderança e diplomático para equilibrar as reclamações com as necessidades do condomínio para melhor convívio de todos.
