Quer evitar surpresas desagradáveis no planejamento financeiro do seu condomínio? Confira nossas dicas!

Uma das maiores fontes de dificuldade financeira é a surpresa e quando você está à frente da gestão financeira de um condomínio é necessário que o próprio plano B tenha outro plano B, é importante estar preparado para tudo que possa acontecer e seja um imprevisto negativo nas contas do prédio. 

Situações como moradores inadimplentes, demissões não programadas ou qualquer outro gasto que não estava previsto, como resolver o problema de uma infiltração no condomínio, pode surgir de última hora.

Estes fatores são sempre possibilidades, mas quanto mais elas estiverem sobre controle melhor, ou seja, é necessário que o síndico esteja com o caixa reserva sempre em dia.É importante ter consciência que imprevistos financeiros é uma realidade muito próxima e que precisa apenas de um pequeno deslize na gestão do síndico para acontecer. Mas calma, vamos ajudar a como criar um planejamento financeiro sólido!

5 falhas para não cometer no planejamento financeiro do condomínio

Quando o assunto é condomínio e dinheiro, temos alguns pontos principais comprometem totalmente o planejamento financeiro dos condomínios residenciais, colocando em risco o valor do patrimônio que é de todos os moradores.

Inadimplência 

Os moradores são a fonte de renda do condomínio, eles estão no topo da pirâmide fornecendo combustível para todo o resto funcionar se o problema não for solucionado a pirâmide começa a cair pela base. 

Índices altos de inadimplência, acima de 4%, comprometem o fluxo de caixa dos condomínios e todo condomínio depende de seus moradores para manter a conservação, segurança e contas tanto de serviços quanto despesas pagas. Se o problema não for identificado e rapidamente solucionado, o condomínio logo estará desamparado financeiramente.

As soluções para o problema são via acordos amigáveis ou encaminhamento de boletos para protesto, ou cobrança por via judicial, lembrando sempre que o primordial é tratar esse assunto com uma certa sensibilidade para não expor o morador, mas com velocidade para não prejudicar as contas da moradia. 

Caso não seja solucionado em breve, o condomínio terá dificuldades para pagar suas contas e poderá ter de usar recursos do fundo de reserva para realizar o pagamento de despesas correntes.

Isso é muito ruim para o prédio, porque significa retirar dinheiro que é provisionado para obras de reforma, modernização e melhorias do condomínio. Assim, a manutenção e a atualização do empreendimento ficam comprometidas, com uma consequente desvalorização dos apartamentos, prejudicando a todos. 

Manutenções preventivas 

Um erro que pode custar caro ao condomínio e onerar o valor da cota paga pelos moradores. O condomínio deve provisionar despesas de manutenção preventiva para que tudo no empreendimento funcione bem: piscinas, elevadores, brinquedoteca, quadra e iluminação, entre outros. 

Manter tudo em ordem e um ótimo estado de conservação ajuda muito a prevenir os gastos, se você reparar tudo antes que quebre de vez, o gasto é menor que se fosse necessário trocar. É importante destacar que a correção de problemas emergenciais custa cerca de cinco vezes mais do que ter um plano integrado de manutenção corretiva com recursos provisionados para tal finalidade.

Planejamento para tudo que for possível em ótimo estado reflete no planejamento financeiro de maneira expressiva. 

Receita do mês 

Alguns moradores pagam o condomínio antecipadamente, fora do mês de vencimento. Isso acontece porque é prática cada vez mais comum que o condômino receba o boleto com antecedência, via administradora para estimular o pagamento em dia.

Os condomínios que consideram o recurso de cotas pagas previamente, antes do mês de vencimento acabam distorcendo a provisão de arrecadação, gerando a sensação de que há excesso de recursos.

Isso é um grande erro que pode comprometer o fluxo de caixa do prédio mais à frente, se o condomínio gastar o dinheiro antes, dentro de um planejamento é notado que todo mês o condomínio tem um valor fixo que será destinado a funcionários, outro que será destinado a despesas e outro que ser destinado ao fundo de reserva.

Tudo que sobrar depois disso, será analisado para ver se é receita do próximo mês ou se irá para o fundo de emergência deixando o condomínio muito mais assegurado contra imprevistos. 

Falar do orçamento

A assembleia ordinária acontece apenas uma vez por ano. Abordar a questão orçamentária apenas nessa oportunidade é muito pouco, não mobiliza e não gera engajamento.

É necessário falar sobre finanças o tempo todo com os moradores, os mesmos precisam se sentir parte do processo e notar que são necessários para manter o condomínio solido e protegido. 

O debate sobre o orçamento deve ser detalhado e amplo. Quanto mais informações compartilhadas, mais os condôminos têm a sensação de gestão participativa e mais integrada a gestão do síndico. 

Síndicos que se elegem pela primeira vez, as vezes querem fazer tudo de uma vez, sem respeitar o planejamento financeiro, isso pode ruir com a gestão antes mesmo dela começar, sem planejamento e organizações as coisas começam e não terminam, e o trabalho do síndico não é percebido nem valorizado pelos moradores. 

Planejamento também é resultado para começar e terminar tudo, cumprindo prazos e respeitando a ordem em que cada assunto será tratado, assim com o dinheiro tem data par ser gasto e proposito para o mesmo. 

Pense sempre em soluções que possam ser efetivas a longo prazo

No caso do planejamento financeiro de condomínio, a administração deve observar com atenção o que aconteceu ao longo do ano que está se encerrando para conseguir fazer ajustes e projetar melhorias no período que está prestes a se iniciar.

 O mês de novembro é a época ideal para fazer isso, pois ele proporciona tempo suficiente para aprovação pela assembleia das decisões propostas para serem implementadas.

Os especialistas em planejamento financeiro de condomínio sugerem como uma das primeiras ações que o síndico tenha absoluta clareza sobre a realidade dos gastos e receitas do empreendimento.

Por meio do uso de aplicativos, softwares e outras ferramentas tecnológicas é possível evoluir muito na gestão financeira do prédio levando em consideração os pontos que podem ser melhorados em termos de arrecadação, oportunidades de economia e até prever investimentos em comodidade, segurança e outros aspectos que podem trazer ganhos à qualidade de vida no local.

Seja como for, o mais importante é que haja a preocupação de ter um planejamento financeiro de condomínio definido para o próximo ano e que ele seja aprovado e do conhecimento de todos.

Fica claro que quando existe um planejamento orçamentário do condomínio, a taxa condominial se torna bem justa, já que não é recolhido mais ou menos dinheiro do que o necessário.

Por isso, caso exista interesse em realizar investimentos, como reformas e melhorias, é necessário analisar a prioridade de cada investimento, decidir em assembleia quais serão colocados em prática e prever essa despesa no rateio dos moradores.

Visando sempre manter o fundo de emergência para contar com os imprevistos que possam aparecer e o condomínio estar blindado perante essas surpresas, é necessário desenvolver uma proposta, apresentar ela a todos e manter a linha de raciocínio para que tudo dê certo para todos. Essas regras tornam o planejamento orçamentário do condomínio mais eficiente.