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Conhecendo a importância do serviço de portaria para o condomínio

O serviço de portaria é o centro de todo condomínio, pois é o setor responsável por controlar o acesso do público interno e externo, ou seja, controlar a entrada e saída de visitantes, moradores e prestadores de serviço.

A portaria é fundamental para a segurança do condomínio, embora não seja o vigilante, este serviço existe também para garantir a proteção dos moradores, sendo responsável por exemplo, pelo sistema de câmeras quando este existe no prédio.

O serviço de portaria é o local de intermediação entre o visitante e os moradores do condomínio, por isso o cuidado e a atenção devem ser redobrados para que possa manter sempre a ordem e a segurança de todos.

Neste post iremos abordar os seguintes tópicos:

• A importância da portaria para a segurança do condomínio

• Conhecendo mais a profissão do porteiro

• Contratando o profissional ideal

• Relacionamento entre moradores e porteiro

“Subestimar o serviço de portaria é um perigo muito grande que muitos condomínios cometem.”

A importância da portaria para a segurança do condomínio

Liberar o acesso de moradores, funcionários e prestadores de serviço pode parecer uma tarefa fácil, mas se analisarmos bem, é uma atividade que exige extremo cuidado e atenção.

Pois, a quantidade de circulação de pessoas em um condomínio durante o dia pode ser muito intensa, e se o serviço de portaria não tiver um procedimento prático e eficiente pode colocar todo o condomínio em risco.

A portaria é extremamente importante para a segurança e a ordem do condomínio. Fonte da imagem: pixabay.com

Segue agora alguns procedimentos básicos de prevenção que devem ser seguidos pelo serviço de portaria.

Procedimentos de segurança quanto aos visitantes – Existem algumas práticas primordiais para o serviço de portaria, entre elas está na hora do atendimento ao visitante, o portão só deverá ser aberto após avisar o morador e receber a autorização do mesmo.

No surgimento de dúvidas solicitar ao condômino que desça até a portaria para identificar o visitante, e este deve manter-se do lado de fora até o alinhamento das informações.

Para isso é necessário que na portaria tenha sempre o cadastro de todos os moradores atualizados, com número do interfone, quantidade de pessoas no apartamento e os nomes de cada um, se possível.

Procedimentos de segurança quanto a entrega de encomendas – Toda entrega na portaria do condomínio deve-se avisar ao morador e pedir para que este retire junto ao entregador.

“Em hipótese alguma deve permitir que o entregador adentre as dependências do prédio e entregue direto nos apartamentos.”

Em casos de delivery principalmente o morador tem que descer e retirar na portaria, tratando diretamente com o entregador. Nos outros tipos de entrega o porteiro até pode receber e guardar a encomenda, mas somente na ausência do condômino.

Quanto a prestadores de serviço – O serviço de portaria deve entrar em contato com o condômino toda vez que se apresentar algum prestador de serviço e só permitir o acesso com a autorização do morador.

Deve pedir também a este colaborador seu crachá, analisar o uniforme, caso tenha, pedir e anotar os documentos de identificação para ter como registro deste prestador de serviço.

Em casos que a prestação de serviço for para o próprio condomínio, o porteiro deve alinhar as informações com o síndico, averiguar aonde de fato é este serviço e autorizar o acesso somente com a liberação do zelador, que deve encaminhar estes profissionais até o local correto.

O portal síndiconet produziu um material referente a procedimentos de segurança, vale a pena conferir!

Conhecendo a profissão do porteiro

Vale lembrar que o porteiro não é funcionário dos condôminos e sim do condomínio, ou seja, este profissional presta serviço para o prédio e tem alguns procedimentos a seguir, portanto não é obrigado realizar favores para moradores.

A profissão de porteiro – O porteiro é o cartão de visitas do condomínio, pois faz o primeiro contato com o visitante, sendo assim muitas vezes o primeiro representante do prédio.

O porteiro portanto deve seguir as regras do regimento interno do prédio, colocando em prática toda metodologia pré-estabelecidas em documento, para padronizar suas ações e passar confiabilidade para os moradores.

Relacionamento entre moradores e porteiro

É essencial o bom relacionamento entre moradores e porteiro, para que possa haver um clima harmonioso dentro do condomínio.

Outro fator importante é que o porteiro conheça o máximo de moradores possível, além dos funcionários que trabalham nas residências e no próprio condomínio, assim facilita a detecção de estranhos no prédio.

Essa relação próxima entre moradores e porteiro deve visar a harmonia e a segurança do condomínio, mas de nenhuma maneira pode gerar exageros, pedidos de favores abusivos e desrespeitos.

Contratando a pessoa ideal para seu condomínio

Ao buscar um profissional para este setor o condomínio deve priorizar algumas características importantes para a função, além de encontrar a pessoa que se adapte ao perfil do prédio.

É fundamental que o profissional se enquadre no perfil buscado pelo condomínio, para que o serviço possa ser produtivo e atenda as expectativas. Fonte da imagem: pixabay.com

Entre as características fundamentais, busca-se um profissional atento e disciplinado, pois para se enquadrar na rotina agitada de muita movimentação de pessoas, implementação de regras e práticas de segurança.

O síndico ou administradora responsável deve se atentar quanto a este profissional, buscando saber o motivo do desligamento no último emprego, se possível entrando em contato com o gestor anterior deste candidato.

Existe também alguns condomínios que o serviço de portaria é terceirizado, e nestes casos o síndico pode pedir uma ficha prévia do colaborador que virá prestar este serviço no prédio.

Para conhecer mais da rotina do porteiro, nosso blog produziu um conteúdo referente este assunto.

Conclusão

O serviço de portaria é essencial na vida do condomínio e o síndico deve priorizar os cuidados com a infraestrutura de trabalho do porteiro, isto é, uma guarita com as ferramentas básicas para este profissional desempenhar bem suas funções.

É importante que o porteiro esteja descansado ao entrar em serviço, pois o cochilo deste profissional pode resultar em problemas graves de segurança ao condomínio.

É recomendável que não tenha televisão na guarita do porteiro, pois geram distrações e consequentemente problemas sérios quanto a segurança, agilidade na liberação de acesso e das suas atividades normais.

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