Saber como administrar um condomínio é primordial para ser um bom síndico. Mas poucos síndicos sabem como ter uma gestão condominial invejável.
Para isso, é necessário ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas. Esses são apenas os requisitos iniciais que o cargo pede, o principal é saber lidar com pessoas e imprevistos o tempo todo, é preciso ter paciência com os demais condôminos e ser um mediador de conflitos.
Administrar um condomínio hoje em dia é quase o equivalente a gerir uma empresa. Por se tratar de um empreendimento que necessita de atenção cautelosa e dedicação por parte de um ou mais profissionais competentes. O condomínio é uma empresa, possui um CNPJ tem funcionários e depende de seus clientes ou condôminos para manter tudo funcionando perfeitamente.
Todo síndico em algum momento se depara com a dificuldade de ser o gestor de um condomínio, o segredo é que não existe nenhuma fórmula mágica para realizar a gestão perfeita. O que o síndico precisa é dedicação e muito preparo para todos os imprevistos que possam surgir, lidar de forma rápida e eficiente com problemas do condomínio e dos condôminos é essencial, da mesma forma que um bom planejamento financeiro se torna indispensável para que tudo possa fluir e melhorar.
Poucas pessoas possuem a aptidão e a real vontade de se tornar síndico. Afinal, muitas críticas e problemas surgem pela frente de quem tem como missão deixar o condomínio sempre em ordem. Se você entrou agora nesse mundo desconhecido, temos algumas dicas de como começar com o pé direito e criar uma gestão invejável.
funções do síndico
Comecemos pelo básico, itens que geralmente são ignorados são as tarefas obrigatórias, ou seja, o feijão com arroz que o síndico deve executar durante sua gestão. Para isso existem os passos iniciais do síndico, serve para que ele, no primeiro momento, saiba quais são as funções do síndico.
Suas competências são as seguintes (Fonte: Art. 1348 do código civil):
1. Realizar a convocação da assembleia dos condôminos e prestar contas a ela, sempre que necessário;
2. Representar o condomínio, praticando os atos que forem necessários aos interesses dos condôminos;
3. Dar cumprimento à convenção do condomínio, o conjunto de normas internas que o regem;
4. Prestar conhecimento à assembleia sobre a existência de procedimento judicial ou administrativo;
5. Administrar a conservação e a guarda das áreas comuns;
6. Contratar e zelar pela boa prestação de serviços de terceiros;
7. Montar anualmente o orçamento de despesas e receitas do condomínio;
8. Cobrar as multas e zelar para que os condôminos pagarem suas quotas em dia;
9. Realizar o seguro obrigatório da edificação.
Tarefas diárias
Assim que entendidas as funções. Agora será muito importante checar como andam as contas do condomínio e verificar todo planejamento, para saber quanto dinheiro entra e quanto dinheiro sai, começar uma gestão sem ter plena consciência do que ocorreu na anterior pode deixar passar diversos erros cometidos por outro gestor que irá impactar diretamente na gestão atual.
Definir as prioridades dos problemas que serão resolvidos, analisando o que foi deixado pela gestão anterior. Reunir-se com o síndico antigo será muito importante, tanto para receber a documentação, quanto para entender a situação atual. Conversar com a administradora e com seus conselheiros também é uma tarefa que deve ser levado em conta logo de cara.
Cheque se os seguros obrigatórios estão contratados e em dia, se o cadastro do CNPJ do condomínio está ok e se a certificação digital está válida. Analise os contratos de terceiros e veja se há alguma pendência deixada para trás, como algum prestador de serviço, por exemplo.
Definir uma rotina de tarefas diárias chega a ser primordial para que para que nada passe em branco, e como a rotina de um condomínio pode parecer calma e pacata, se não houver atenção pequenos detalhes podem ser deixados de lado e ao acumular isso o problema real pode vir a surgir.
Análise se existem ações em andamento, tanto para a cobrança de débitos em atraso referentes a obrigações condominiais, que podem gerar receita, quanto para o pagamento de despesas com ações trabalhistas, que podem esvaziar o caixa.
Esse é apenas o primeiro passo para seguir toda a trajetória de gestão, retomar tudo que já ocorreu e depois seguir em frente aplicando um novo método de gestão mais eficiente e dinâmico, com a finalidade de exercer uma gestão de ultima geração no mercado.
Planejamento financeiro
Todo condomínio depende diretamente do planejamento financeiro. Um síndico precisa ter controle sobre os moradores inadimplentes, todo dinheiro que não entra prejudica o planejamento diretamente.
Todo condomínio que possui X número de moradores, conta com X número de taxa condominiais pagas, para que esse valor sirva para realizar, manutenções pelo local e pagar os funcionários e garantir que tudo funcione da maneira que se é esperado.
Outro ponto importante é o fluxo de caixa é um documento simples e importantíssimo, que visualiza todas os registros financeiros. Nele, constam as entradas e saídas, saldos, valores movimentados e somatórios do caixa, diariamente, em forma de uma planilha. Baixe agora gratuitamente.
É essencial que o síndico tenha controle e consiga visualizar todo o fluxo para onde a renda do condomínio está indo, isso permite que ele elabore formas de otimizar e economizar. Garantir que nenhum desperdício esteja sendo cometido também possibilita um planejamento mais maleável e a oportunidade de criar um fundo para os imprevistos.
Planejar o fluxo de caixa do condomínio é uma tarefa de extrema importância. Os gastos já conhecidos das despesas ordinárias podem ser inseridos na forma de previsão ao longo do ano, assim como as receitas vindas das cotas condominiais.
Incluir possíveis problemas com inadimplência também pode ser uma boa ideia, o que ajudará, inclusive, a entender as principais razões do condomínio não ficar dentro da previsão orçamentária, por exemplo.
O bom planejamento do fluxo de caixa, permite ao condomínio definir um valor mais adequado para as cotas condominiais, pois o síndico ou administradora poderá de fato entender o volume financeiro necessário para manter as contas em dia. Sendo assim, o controle deve ser o mais rígido possível, e o acompanhamento do fluxo de caixa de feito diariamente.
No início do mês seguinte, ele irá originar o demonstrativo financeiro para os condôminos (ou balancete), onde todos os gastos estarão classificados, ajudando a entender melhor onde estão sendo aplicados todos os recursos do condomínio.
Planeje
Levando em conta que todos os passo citados acima foram seguidos e estão em execução, está na hora de planejar, criar previsões dentro de uma série de metas, das quais serão colocadas em prática uma a uma para que o condomínio tenha uma evolução crescente.
Tendo em mãos todas as informações necessárias, será essencial planejar como será sua gestão nos próximos dois anos, estabelecendo metas e objetivos. Você pode também realizar estudos para diminuir gastos de contas, como água e luz e fazer a projeção de fluxo de caixa para possíveis melhorias. Garantir a manutenção é se livrando de imprevistos.
Tudo isso irá permitir que novos projetos sejam abordados ou planejados durante a gestão, além de permitir com segurança que o condomínio estará preparado para quaisquer imprevistos que possam vir a ocorrer, sejam eles obras ou jurídicos que são os mais comuns na área.
Administradora
Administrar um condomínio residencial têm sido uma tarefa cada vez mais desafiadora, se colocarmos em conta todos os encargos judiciais. Com o aumento dos condomínios-clube, o trabalho do síndico ficou cada vez mais complexo.
Nesse contexto atual, é interessante que o síndico esteja sempre atualizado. Existem vários cursos atualmente focados para o síndico e diversos e-books gratuitos para aprimoramento pessoal, voltado para os profissionais da área. Não hesite em fazer ou ler um deles e coloque-se sempre à frente. Temos um e-book disponível para síndicos de sucesso. Aqui.
Administradoras de condomínio, agora são responsáveis pelo suporte nas diversas atividades que envolvem o local . É importante frisar que, mesmo com a contratação dessas empresas, o síndico permanece como representante do condômino, tomando decisões e providências.
Ter uma administradora facilita e oferece suporte para as diversas situações inusitadas que possam vir a ocorrer e também garante, todas as despesas e contas serão monitoradas e realizadas, nada será deixado para trás por nenhuma das partes a frente da gestão.
Sem erros
O síndico deverá saber de cor a convenção e o regulamento do seu condomínio e ter um bom entendimento da Lei dos Condomínios. Nesse momento, ter a administradora por perto vai lhe ajudar novamente.
Todo síndico deve saber lidar com o poder, mas nunca se esquecer que o poder é limitado, não deixe o cargo subir a cabeça, esteja sempre correto das leis do condomínio e de até onde vai o poder que o cargo lhe oferece. Nenhum síndico pode criar regras por conta própria, ou, aprovar projetos sem a permissão de uma assembleia e dos conselheiros.
Aprove sempre as obras que exijam aprovação da assembleia. Alguns síndicos se enrolam porque querem resolver logo assuntos que devem ser obrigatoriamente aprovados com antecedência. Saiba seus limites e ofereça o seu melhor.
Delegar as tarefas
O síndico deve saber trabalhar em harmonia com a administradora, que será de vital importância para o bom andamento do dia a dia do condomínio. Dividir internamente o trabalho também é muito importante, já que o subsíndico está ali para ajudar.
Em determinadas situações, ter comissões para dividir tarefas (pinturas de fachadas ou outras obras, por exemplo), pode ser muito produtivo para todos e também ajuda nas relações entre as pessoas, evitando desgastes desnecessários e excesso de trabalho sobre o síndico.
Os funcionários precisam executar suas atividades da maneira esperada, e cabe ao síndico realizar a supervisão, definir exatamente as tarefas de cada um e certificar de que todos estejam engajados e o trabalho sendo executado da maneira esperada.
Moradores
Manter o cadastro de condôminos em dia é de extrema importância. Saber quem são os moradores e conhecê-los ao máximo ajuda a lidar com cada um deles e também a antecipar possíveis problemas. Conhecer bem as áreas comuns do condomínio e seus problemas ajuda também em possíveis manutenções e na proatividade perante aos condôminos.
Portanto, faça vistorias juntamente com o zelador com a maior periodicidade que lhe seja permitido, visualizando não só as áreas comuns, como também os andares internamente e escadas de incêndio. Tenha também uma ótima relação com o seu zelador. Afinal, ele é o responsável em manter o bom funcionamento de tudo ao seu redor. Certifique Se de engajar todos os moradores para que os mesmos participem das atividades e reuniões, essa interação irá garantir que a gestão esta sendo clara e que todos saibam exata tudo que está saindo como o planejado.
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