Veja tudo que é preciso sobre carta de convocação para reunião de condomínio

Veja tudo que é preciso sobre carta de convocação para reunião de condomínio

Reuniões em condomínios são mais que necessárias, são essenciais para o bom andamento da vida e atividades desenvolvidas no edifício, assim o síndico será o responsável por elaborar a carta de convocação para reunião de condomínio, veja a importância deste documento.

As assembléias , ou seja as reuniões de condomínio, onde são discutidos os problemas e ocorrem as decisões quanto às possíveis soluções, são fundamentais que ocorram periodicamente, assim é comum a elaboração de cartas de convocação para o comparecimento de todos os moradores.

O síndico de acordo com o Código Civil Art. 1.350 – “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.”

Assim é necessário que o síndico aprenda o que deve constar na carta de convocação para reunião e a importância deste documento, para que elabore e garanta que seja entregue a todos os moradores, pois caso não ocorra pode gerar diversos transtornos ao condomínio predial.

“A carta de convocação é essencial para que as assembléias ocorram e que sejam legítimas, entender a importância deste documento é essencial, principalmente para os gestores de condomínios.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Assim é necessário que o síndico aprenda o que deve constar na carta de convocação para reunião e a importância deste documento, para que elabore e garanta que seja entregue a todos os moradores, pois caso não ocorra pode gerar diversos transtornos ao condomínio predial.

Neste artigo vamos abordar os seguintes assuntos:

• Entenda o que é a carta de convocação para reunião de condomínio

• Veja a importância deste documento para as assembléias

• Aprenda como elaborar um bom modelo de convocação

Os condomínios necessitam de diversos documentos para que garantam que os direitos e deveres estão sendo cumpridos de acordo com a legislação, uma vez que o condomínio possui um modelo, este pode facilitar a gestão condominial, unificando a linguagem e comunicação interna.

Cada vez mais o síndico tem buscado qualificação para ocupar este cargo fundamental, possuir domínio dos principais documentos do condomínio é essencial, assim como sua elaboração e até mesmo os condôminos podem e devem conhecer quais informações têm de estar presentes.

Continue lendo nosso artigo e entenda mais sobre cartas de convocação para assembléias!

Entenda o que é a carta de convocação para reunião de condomínio

A carta de convocação para reunião de condomínio é essencial para que as assembléias ocorram e para garantir que as decisões, tomadas em qualquer reunião, sobre assuntos de interesses dos condôminos são legítimas, todos os moradores devem receber uma convocação de comparecimento.

“A carta de convocação pode ser diferente de acordo com o que a convenção condominial do seu edifício estabelece, não infringindo as Leis  10.406/2002 (Código Civil) e Lei 4.561/1964.”

Antes de definirmos exatamente o objetivo e do que se trata a carta de convocação, bem como as informações pertinentes, veja o que a legislação estabelece sobre o assunto, para fundamentar as ações tomadas no seu condomínio:

• Está previsto no Código Civil  LEI No 10.406, DE 10 DE JANEIRO DE 2002. Art. 1.348 – “Compete ao síndico: I – convocar a assembléia dos condôminos;”

• Na Lei 4.561/1964 CAPíTULO III – Da Construção de Edificação em Condomínio; Seção I – Da Construção em Geral “Art. 48.§ 2º A convocação da assembléia será feita por carta registrada ou protocolo, com antecedência mínima de 5 dias para a primeira convocação, e mais 3 dias para a segunda, podendo ambas as convocações ser feitas no mesmo aviso.”

Além disso a Lei 4.561/1964 também prevê que as convenções de condomínio podem e devem estabelecer diretrizes sobre o modo de convocação e o prazo para comunicação das assembleias gerais dos condôminos.

“A carta de convocação pode ser uma carta registrada assim como um protocolo, este deve estar previsto na convenção do condomínio.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

A carta de convocação pode ser enviada para cada unidade habitacional do edifício residencial, neste documento estarão informações básicas como:

• Nome do Síndico (Responsável por convocar a assembléia) ou os condôminos;

“Lembrando que caso o síndico não convoque a assembléia de acordo com a Lei 10.406/2002 “§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.”

• Nome da pessoa convocada, dono da unidade habitacional (Apartamento);

• Endereço (Estado, Cidades, Rua, etc.)

• Tipo da reunião;

• Informações relevantes como data, hora e local;

• Pautas;

• Assinatura do síndico.

Vale relembrar que além da carta que pode ser enviada individualmente para cada apartamento, deve ser disponibilizado o edital de convocação para assembléia, com as informações necessárias. É recomendável que seja anexado próximo aos elevadores ou hall de entrada, para que o máximo de indivíduos tenham conhecimento sobre o edital.

“O síndico tem o dever de convocar todos os moradores do condomínio e a comunicação tem de ser eficiente, informando através da carta de convocação e edital.”  

A carta ou formulário, se trata de uma notificação de que ocorrerá uma assembleia para discutir assuntos determinados, tem como objetivo comunicar todos os moradores sobre esta reunião que pode impactar diretamente na vida de todos os usuários do edifício.

Quer entender mais sobre assembléias? Confira este artigo do SíndicoNet – Assembleias – O que diz a lei (art.1.350 – 1.355)

Veja a importância deste documento para as assembléias

Muitos condomínios desconhecem a importância deste comunicado, que na verdade tem papel fundamental para as decisões do condomínio, não só o gestor condominial, mas os condôminos devem ter conhecimento das informações pertinentes e como pode impactar o não recebimento desta carta.

“A comunicação é a chave para a boa convivência em condomínios prediais, todo e qualquer documento que possa causar mudanças devem ser repassados para todos os moradores.” – Confira  5 dicas infalíveis para obter uma comunicação eficaz em seu condomínio!

A notificação dos moradores individualmente, tem de ser prioridade para o síndico, pois caso seja constatado que algum morador não recebeu nenhum tipo de aviso formal, ele pode contestar o que foi decidido na assembléia em questão, gerando transtornos não só para o síndico mas para os demais moradores.

“Não pode ocorrer erros quanto ao envio de cartas de convocação, pois mesmo que apenas um moradores não receba, a autenticidade da assembléia pode ser contestada.”  

“A carta de convocação é essencial para que as assembleias ocorram e que sejam legítimas, entender a importância deste documento é essencial, principalmente para os gestores de condomínios.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

A carta de convocação é uma comunicação formal para que o indivíduo compareça e participe da assembléia, exercendo os seus direitos, sendo dever do síndico disponibilizar a convocação para todos, assegurando o que está previsto na legislação vigente.

“Caso algum morador não tenha recebido a carta de convocação e se sentir prejudicado, pode contestar as decisões tomadas na assembléia.”

Outro papel importante da carta de convocação é dar ciência aos motivos que levaram a elaboração desta assembléia que a carta se refere, pois neste documento devem constar exatamente os assuntos que serão abordados.

“É por isso que recomendamos que a comunicação seja explícita, não use termos genéricos ou abrangentes, pois pode dar margem para interpretações equivocadas, atrapalhando o andamento da assembléia.”

Quer melhorar o andamento das reuniões do seu condomínio? Confira nesse post da Conad – Conheça 5 dicas para melhorar a reunião de condomínio

Aprenda como elaborar um bom modelo de convocação

Depois de entender a definição deste documento, seu objetivo e principalmente sua importância e como pode impactar negativamente o condomínio, caso não ocorra a entrega da convocação para reuniões do condomínio, chegou a hora de aprender como elaborar um bom modelo de convocação, com dicas simples é possível evitar transtornos.  

“Possuir um modelo de convocação facilitará o desenvolvimento da carta, impactando positivamente na organização e a eficiência da comunicação interna do condomínio.”

Atualmente existem diversos modelos que podem ser baixados gratuitamentes na internet, porém o síndico ou até mesmo algum morador podem elaborar um modelo personalizado para o seu condomínio, assegurando que seja um documento completo.

“A carta de convocação deve garantir o entendimento de todos os moradores com informações relevantes.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

Vamos elencar fatores que são tecnicamente simples, para que possa ajudar na compreensão do que deve possuir esta carta e qual a sua função, a idéia é que o seu condomínio obtenha uma boa comunicação, evitando problemas graves de contestação de assembléias.

Quer evitar problemas de relacionamento no seu condomínio? Aprenda 5 dicas de como evitar problemas de relacionamento no seu condomínio

Podemos ressaltar os seguintes pontos para a elaboração de um bom modelo de carta de convocação para reunião de condomínio:

• Clareza: Tudo que estiver na carta, deve conter clareza, buscando sempre um discurso sucinto, deve ser objetiva;

• Linguagem: Apesar da carta ser um documento formal e com certo quórum, a linguagem deve ser simples, sem um vocabulário complexo, facilitando o entendimento dos moradores, evite maiores problemas com interpretação precipitada;

• Informações: Apesar de algumas informações serem repetitivas, são necessárias, evite erros de entendimento.

Lembrando que a carta de convocação para reunião de condomínio deve ser enviada com antecedência, assegurando que todos recebam o informativo, além disso a carta também pode ser enviada por e-mail para facilitar o controle do síndico do envio e o recebimento da carta.

“Ao invés de utilizar a carta impressa, opte por meios digitais, estabeleça um canal de comunicação, como e-mail, assim pode evitar problemas de recebimento.”

A organização e o registro de informações são essenciais, além disso e-mail ou alguma ferramenta similar, pode garantir a autenticidade e veracidade de possíveis desentendimentos de comunicação.

Problemas com engajamento no seu condomínio? Veja este outro artigo Como aumentar o engajamento no seu condomínio com uma comunicação eficaz

Conclusão

Muitos condomínios têm optado pelo uso de modelos de Carta de convocação para assembléias condominiais, porém cada condomínio possui necessidades distintas, e entender como elaborar uma boa Carta para o seu edifício é a melhor opção.

“Nesta postagem esperamos que você tenha entendido quais informações devem estar na carta, sua função e como elaborar uma para o seu condomínio.”

 

A carta é essencial para que as assembléias ocorram, sem ela, qualquer decisão tomada pode ser contestada, o síndico deve estar atento e dar prioridade máxima para a elaboração deste documento.

 

É totalmente válido o gestor condominial despender de um tempo para criar um modelo para a carta de convocação buscando maior agilidade, organização e controle, já que diversas informações serão repetidas assim como:

• Data;

• Hora de início da reunião / Previsão de término;

• Informações do condomínio;

• Pauta;

• Assinatura do síndico;

Podemos ressaltar como benefícios para o condomínio, a maior organização que o síndico terá em elaborar o documento, maior controle e a unificação do documento, seguindo um padrão, facilitando também o entendimento.

“A legibilidade da carta deve ser o principal objetivo no momento da elaboração do modelo, assim como a objetividade do que será registrado.”

Lembrando que ao final deve constar um espaço para a assinatura do responsável pela elaboração do documento, normalmente o síndico, porém os condôminos também pode solicitar uma assembléia de acordo com a legislação.

Após a elaboração do documento, deve ser compartilhado com todos os indivíduos do condomínio, seja por um aplicativo de comunicação, redes sociais ou até mesmo ferramentas de gestão.

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