De repente, surge aquela necessidade de contratar um fornecedor de forma emergencial, porque alguma coisa deu errado.
A bomba da piscina não funciona, o elevador está quebrado, o portão eletrônico pifou, a infiltração no teto da garagem piorou e está pingando no carro novinho do condômino…
E o síndico e subsíndico não estão por ali naquele momento tão necessário.
O zelador sabe quem são os fornecedores do condomínio, mas não tem o telefone. Quem era mesmo a pessoa que atendia o nosso condomínio?
Você sabe que para contratar fornecedores do condomínio, muitos cuidados devem ser tomados. E buscar o que lhe irá fornecer a melhor relação custo-benefício é essencial nessas horas.
Mas na emergência, quem saberia dizer o que está previsto no contrato do fornecedor? Não seria melhor chamar outro para o serviço? São muitas perguntas.
E a melhor resposta está no banco de dados de fornecedores do condomínio.
Além disso, a troca de comando no condomínio também pode trazer problemas como esse.
E se não houver um banco de dados organizado com essas informações, o condomínio é que será prejudicado.
Informações no banco de dados do condomínio
O banco de dados de fornecedores do condomínio deve estar organizado de forma a mostrar na primeira coluna o tipo de serviço ao qual se destina aquele determinado fornecedor.
Ex.: Extintores, Elevadores, Lage, Pára-Raios, etc…
Na segunda coluna, devem constar o nome do fornecedor, com a seguintes informações: CNPJ, a atividade, o responsável, telefone, website e endereço.
Nas duas últimas colunas, é importante que sejam adicionadas observações referentes a cada fornecedor e o histórico de vezes em que ele atendeu o condomínio.
Isso fará com que as pessoas que consultem o banco de dados possam visualizar o que esse fornecedor já realizou de serviços no condomínio.
Além da planilha do banco de dados, é muito importante guardar os contratos e registros dos fornecedores. Em outro post, damos algumas dicas sobre guarda de documentos.
Acionando os fornecedores do condomínio
Com um banco de dados atualizado, caso o síndico não esteja presente, pode-se rapidamente acionar o fornecedor relacionado com o tipo de serviço e resolver o problema de imediato.
E é muito importante manter uma lista de, pelo menos, três fornecedores por tipo de serviço. Essa lista irá para garantir que o condomínio sempre tenha os melhores orçamentos em mãos.
Essa lista também ajudará nos casos onde o fornecedor não pode atender de imediato.
Dessa forma, o condomínio passa a ter um plano B de atendimento (desde que não haja um contrato de manutenção em andamento com determinado fornecedor.
Daí novamente entra a importância da guarda de documentos).
O banco de dados dos fornecedores também é uma ótima forma de ajudar o síndico a prestar contas de tudo o que tem sido feito no condomínio nos últimos tempos e também pode ajudar a identificar quais manutenções estão em dia e quais precisam ser realizadas, o que ajuda em muito na montagem dos cronogramas de serviços. Saiba mais sobre manutenção no condomínio no nosso eBook gratuito Manutenção Preventiva e Administração Eficiente.
Qual o formato do banco de dados
O banco de dados pode ser preenchido em uma planilha comum, mas também existem softwares e aplicativos que auxiliam nessa tarefa.
O mais importante é que sempre exista um registro eletrônico atualizado e organizado que permita agilidade e segurança na hora da contratação de terceiros.
Dessa forma, qualquer pessoa que faça parte do dia a dia do condomínio poderá fazer a contratação do prestador de serviços em qualquer situação.
E quem ganha com isso é o condomínio, que terá agilidade e pronto-atendimento nas emergências.
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Artigo originalmente postado em 11/06/2016 e revisado e atualizado em 21/05/2017.
