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Dicas para o Plano de Manutenção do Condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Em nosso post sobre manutenção para o condomínio, citamos 5 dicas muito
úteis para manter o condomínio em ordem. Nesse post, trazemos dicas
para a montagem do plano de manutenção do condomínio.

Passos para montagem do plano de manutenção

Montar um plano de manutenção requer, primeiramente, organização. O primeiro passo é fazer então um levantamento de todos os equipamentos, assim como o histórico das trocas de peças e das manutenções realizadas. Isso fará com que você possa traçar as prioridades das próximas ações.

O segundo passo é a criação de uma lista de verificação das manutenções. É o checklist para a inspeção predial. Ele irá garantir que todos os itens sempre estejam em ordem, com a inclusão das manutenções e seus históricos, criados no primeiro passo.

O terceiro passo é a montagem de um orçamento para o seu plano. Nesse orçamento, você incluirá todos os gastos necessários para a realização das manutenções, seja os gastos com pessoal, seja com materiais e peças. Isso fará também com que você possa se planejar para a execução. O quarto passo é a definição do cronograma, com a frequência de checagens que cada equipamento levará, de acordo com o checklist que foi elaborado.

Alguns itens importantes

Já destacamos alguns pontos importantes que não devem ser esquecidos no post já mencionado no começo desse texto. Temos também um material bacana, em formato de eBook, que pode lhe ajudar nas manutenções gerais: Manutenção Preventiva e Administração Eficiente. Além disso, temos mais algumas dicas importantes de manutenção, que costumam ser esquecidas ao longo do tempo. Aqui vão as dicas, já com a periodicidade das manutenções, o que pode ajudar na montagem do checklist:

• É
muito importante realizar a manutenção nas
instalações de gás para checar eventuais vazamentos, o que pode evitar acidentes
graves. Para a realização dessa manutenção preventiva, é necessária a checagem da
central e de todos os ramais. A manutenção da central deve ser feita anualmente. Dos ramais, a cada três anos.

Também é necessária a emissão de laudo e de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Mas
se for notado algum tipo de vazamento, a vistoria do Corpo de Bombeiros deve
ser acionada imediatamente. É necessário também checar se existe ventilação suficiente nos ambientes
onde estejam instalados os equipamentos de gás e se não existem instalações
elétricas próximas que estejam sem proteção.

• A
cada dois ou três anos, o Corpo de Bombeiros deve realizar a inspeção e emitir
o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) de hidrantes e extintores. A vistoria irá verificar extintores,
mangueiras, placas de sinalização, alarmes, e todos os procedimentos em caso de
emergência.

Não se esqueça que o condomínio deve ter a Brigada de Incêndio e
que os extintores devem estar sempre carregados e dentro dos prazos de
validade.

• A inspeção dos elevadores deve ser feita por uma empresa
habilitada, que deverá emitir um documento que se chama RIA (Relatório de
Inspeção Anual) e também uma ART. A empresa deve ser cadastrada no CONTRU
(Departamento de Controle no Uso de Imóveis), o que deve ser checado antes da
contratação.

Não esqueça também de fazer a checagem da casa das máquinas, que
deve ter ventilação adequada, permanente e cruzada (com duas janelas). Veja se
não existem infiltrações, nem poças de óleo no chão.

• Outro
item muito importante, as piscinas
devem estar sempre limpas e as bombas e sistemas de tubulação devem ser
checados com regularidade. É necessário analisar o PH da água semanalmente. A filtragem e limpeza, assim como a cloração, devem ser checadas
diariamente.

Devem ser feitos os
tratamentos adequados como filtração, aspiração, escovação, peneiração, limpeza
e checagem do tratamento químico da água. Verificar sempre se existem
vazamentos e se os revestimentos estão em ordem.

• Com o
objetivo de garantir a comunicação com os condôminos, assim como boas condições
na entrada do condomínio e nos portões internos, a checagem dos portões,
alarmes e interfones é tarefa também da manutenção preventiva.

Peça para a
empresa que realiza a manutenção dos interfones que teste sempre o volume das
campainhas e também dos fones, para que todos possam utilizar os aparelhos com
tranquilidade.

Limpeza e Instalações

• Realizar a limpeza anual das caixas d´água é
uma tarefa obrigatória do condomínio, mas o recomendado é que sejam feitas duas
limpezas ao ano. É também necessário que seja feita por empresa especializada,
a fim de evitar danos e entupimentos. A verificação de rotina inclui a checagem
das tampas de vedação, que não devem possuir nenhum tipo de fissura, ferrugem
ou estarem corroídas.

As bordas de contenção de acesso da água das chuvas de
alvenaria devem estar em boas condições e o cano do fundo deve estar em bom
estado.

• Também é necessária a manutenção
das bombas, dos geradores e das instalações hidráulicas, começando pela
verificação do nível de óleo, dos quadros de comando e das tubulações, para
evitar vazamentos em torneiras ou canos. Quinzenalmente, faça o teste de
funcionamento por 30 minutos nas bombas e geradores. Verifique se há ruídos ou
vibrações anormais, superaquecimentos ou vazamentos.

• Não
esqueça sempre de checar se existem vazamentos, rachaduras e fissuras no teto
da garagem. As épocas de chuvas evidenciam as infiltrações, mas elas podem
ocorrer o ano todo.

A Dan Solução tem a solução definitiva para acabar com
vazamentos, com o processo de impermeabilização por injeção química. Se
precisar, podemos realizar uma vistoria gratuita, sem compromissos. Clique aqui
e entre em contato conosco.

Contratando os melhores fornecedores para o condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Como
escolher os melhores fornecedores para o condomínio? Todo síndico já deve ter
feito essa pergunta ou, pelo menos, pensado nela.

E o que é melhor, com ou sem indicação? Em outro post,
falamos sobre o assunto e enumeramos 7 pontos para a escolha dos fornecedores.

Também falamos sobre a terceirização de serviços no condomínio, muito em alta hoje em dia.

Em todos os casos, o primeiro ponto na hora de contratar um fornecedor é estabelecer critérios. O critério é preço? É qualidade acima de tudo? Quanto pesa uma indicação?

Enfim, será muito importante colocar todos esses argumentos na balança na hora da contratação. E se você leu o nosso post sobre Plano de Manutenção, melhor ainda. Você deve levar em conta os itens do seu Plano de Manutenção, pois será também um fator a considerar no momento de contratar seus fornecedores.

Assim, nesse
post, abordaremos pontos importantes para a escolha dos melhores
fornecedores para o condomínio e como evitar problemas na hora de
contratá-los.

O artigo está dividido em:

Fornecedores indicados para o condomínio
Fornecedores novos para o condomínio, sem indicação
Pesquisando informações sobre o fornecedor
Banco de dados de fornecedores
Principais critérios para contratação

Após esse texto, você conseguirá adotar as melhores práticas para a contratação de fornecedores para o condomínios.

Fornecedores indicados para
o condomínio

Primeiramente,
se você tem contato com outros síndicos, a indicação é sempre o melhor caminho. Saber
se o fornecedor realizou bons serviços em outros lugares é o primeiro passo a
se analisar.

Mesmo assim, é muito importante checar as “credenciais” desse
fornecedor. Para isso, você deve olhar o website do fornecedor, procurando outros serviços que ele tenha
realizado e até ligando para outros condomínios. Assim, será possível checar eventuais
problemas.

Outra
opção é a indicação de outras empresas. Muitas empresas têm adotado parcerias
para a divulgação de seus serviços, onde um indica o outro. Vale a pena checar.

Afinal, normalmente, uma empresa não indicará um fornecedor ruim, com o risco de arranhar a sua própria reputação.

Fornecedores novos para o
condomínio, sem indicação

Existe
outra forma de contratar fornecedores, sem que haja a indicação de pessoas
conhecidas ou de terceiros.

Nesse caso, a mídia especializada pode ajudar na aquisição de
mão de obra, assim como na compra de produtos. Dessa forma, faz-se necessária
também a checagem de serviços já prestados e vale até um contato com a mídia onde
o fornecedor está anunciando para obter mais informações. Contratar no escuro é
difícil, então é muito importante avaliar se o fornecedor tem boa fama no
mercado.

Existem muitos sites onde é possível procurar fornecedores, por meio dos diretórios de procura, como o Sindiconet, por exemplo, e o site da Direcional Condomínios.

É possível fazer, também, uma boa pesquisa nas ferramentas de busca, como Google, Yahoo e Bing.

Mas não se esqueça de checar a empresa que você está contratando. Nesse ponto, siga adiante nesse artigo para saber mais.

Pesquise informações sobre os fornecedores

Procure
saber se o fornecedor reúne condições de executar o serviço. Tanto na parte técnica, quanto legal.

Na parte legal você pode, primeiramente, checar se o CNPJ da empresa é válido, no site da receita (aqui). Aqui constará se ele existe e se está ativo.

É
possível também fazer uma pesquisa mais abrangente, onde informações como
processos de falência e ações judiciais também entram, assim como cheques
devolvidos e dívidas.

Essas informações podem ser adquiridas nos órgãos de
proteção ao crédito, como SPC e Serasa, que possuem serviços específicos para
isso.

Você também pode checar na Justiça do Trabalho do seu Estado se a empresa possui processos na justiça, assim como na Justiça Comum. Hoje em dia, os processos são todos online.

Os processos no site do Tribunal de Justiça de São Paulo, por exemplo, podem ser consultados nesse link.

Monte um banco de dados dos
fornecedores

Indicado
ou não, é sempre importante guardar informações. Por isso, é essencial que o
condomínio tenha um banco de dados dos fornecedores para cada tipo de situação.

Em outro post, falamos sobre a criação do cadastro de fornecedores. Ele permitirá, por exemplo, que seja construído um histórico em torno desse terceirizado. Isso será muito útil para o condomínio, que poderá descartar ou contratar fornecedores que já tenham prestado serviços anteriormente.

Além disso, será possível fazer uma boa comparação de preços, já que o prestador já executou serviços anteriores. O síndico já terá uma boa ideia de custos, caso haja esse histórico registrado em um banco de dados.

E sem falar na praticidade e velocidade.

Saiba quais critérios adotar para contratar fornecedores

Como dissemos no início do artigo, é muito importante determinar critérios. Assim, saiba
bem o que você está procurando.

Evidentemente, a qualidade vem sempre em
primeiro lugar, mas ninguém conhece melhor o seu condomínio e os problemas que
ele possui do que você.

Determine em todas as contratações quais itens são mais importantes na escolha do prestador de serviços. E elabore uma escala de importância dentro dele.

A melhor relação custo x benefício trará resultados econômicos para o condomínio, e ótimas noites de sono para o síndico.

Dicas para a administração do condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

A administração do condomínio exige dedicação e organização para o síndico, que deve trabalhar em parceria com a administradora do condomínio. Nesse ponto, é muito importante ter uma administradora de confiança e manter uma relação bastante próxima desse prestador.

Basicamente, são quatro itens que o administrador do condomínio deve ter em mente para manter o condomínio bem administrado:

Administração Financeira do Condomínio
Tarefas Administrativas
Contabilidade e Área Jurídica
Manutenção Predial

Confira nesse artigo e saiba como a administração do condomínio pode ser feita, sem dores de cabeça.

Administração Financeira do Condomínio

O dia a dia dos pagamentos e a prestação de contas são os dois extremos da administração do condomínio. Salários de funcionários, contas de energia elétrica, água e telefone, manutenção predial, taxas, impostos, terceiros e a administração do fundo de reservas entram nesse primeiro item.

A prestação de contas, que é obrigatória, será essencial para manter a casa em ordem e também para deixar os condôminos sempre informados sobre a situação financeira do condomínio.

Dessa forma, é muito importante que o síndico tenha a administração financeira bem organizada e o fluxo de caixa controlado com rigor. Um bom planejamento do uso dos recursos, com planilhas ou softwares será essencial para organizar os pagamentos a serem realizados, assim como as receitas que o condomínio tem a receber.

As finanças irão garantir não só a saúde do condomínio, mas também podem trazer melhorias que irão fazer o condomínio valorizar, o que é interessante para todos os proprietários.

Em outro post, damos dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais.

Tarefas Administrativas do Condomínio

Esse item engloba a burocracia. Desde a guarda de documentos até a redação de atas e circulares, passando pela seleção e treinamento de funcionários, o síndico deve estar bem afinado com a administradora, e muito bem organizado para evitar problemas. Nesse post, damos algumas dicas sobre a guarda de documentos.

O essencial na administração é montar uma rotina administrativa. Com um rotina bem definida, será possível definir atividades diárias que garantirão que as tarefas sejam executadas dentro do prazo e de forma constante.

O segredo na administração, na verdade, é justamente esse. A rotina. Se todas as tarefas forem realizadas diariamente, seguindo um planejamento e um cronograma de atividades, o condomínio sempre estará em dia com suas obrigações. Tenha em mente que o que faz, portanto, a diferença, é o dia a dia.

O síndico não pode ter uma rotina desorganizada, com o perigo que acabar não resolvendo as questões, ficando somente com a responsabilidade de apagar incêndios.

Não tem nada pior do que terminar um dia cansado de tanto trabalho e depois descobrir que as tarefas importantes não foram solucionadas.

Contabilidade e Área Jurídica no Condomínio

O síndico deve ter sempre a ajuda de um advogado e de um contador para que esse item esteja sempre em dia.

Geralmente, essas tarefas estão delegadas à administradora, que possui assessoria em ambas as áreas. Esse item engloba a emissão da folha de pagamento dos colaboradores, recolhimento de encargos (que devem ser feitos sempre pelo condomínio, com as guias emitidas pela contabilidade), além de possíveis ações trabalhistas que possam aparecer no decorrer do tempo.

Mesmo assim, é importante que o síndico tenha conhecimento do tema. A contabilidade financeira e a área jurídica costumam ser negligenciadas dentro do condomínio. Mas é uma forma de manter a gestão transparente e eficiente. É ela que irá garantir não só a boa organização dos documentos contábeis, mas também fornecerá informações importantes para a tomada de decisão.

Quanto a área jurídica, é muito importante que esteja também em ordem para garantir que o condomínio não sofrerá nenhum processo ou, caso sofra, não seja prejudicado por problemas de documentação ou erros por desconhecimento.

Ela deve englobar desde a área trabalhista, até questões como acidentes e responsabilidades no condomínio. Não se esqueça sempre de que o síndico responde pelo que acontece dentro do condomínio.

Sendo assim, zelar pela segurança na área jurídica pode ser vital para evitar problemas.

Manutenção Predial em Condomínios Residenciais

A manutenção predial é o item que acaba definindo os maiores gastos do condomínio.

É muito importante ter um roteiro de manutenção e um calendário bem organizado, assim como a lista de prestadores de serviços. Assim, o síndico deve elaborar um Plano de Manutenção, de forma a ter uma organização das prioridades. Isso fará também com que exista um calendário de investimentos e uma melhor organização no fluxo de caixa.

Nesse artigo do nosso blog, damos algumas dicas de manutenção para o condomínio.

Esses quatro pontos, se aplicados corretamente, trarão bons resultados para o síndico. Eles também farão com que o condomínio fique sempre organizado, com boa aparência e, principalmente, muito aconchegante para quem vive nele.

Dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Se a administração do dia a dia das finanças do condomínio já é essencial, no cenário econômico atual ela se torna ainda mais desafiante. Para que os gastos fiquem dentro do esperado, o controle mais básico e um dos mais importantes para a administração do condomínio é o fluxo de caixa em condomínios.

Em outro post, já falamos um pouco sobre como diminuir as despesas do condomínio. Elaborando um fluxo de caixa, essa economia fica ainda mais fácil de ser realizada.

O fluxo de caixa para em condomínio residencial é ainda mais importante, porque nele não só constarão as despesas ordinárias (como gastos fixos com energia, luz, água, salários dos colaboradores, encargos sociais, etc.), mas também os gastos extraordinários (obras e reparos, por exemplo).

Além disso, ele permitirá elaborar um bom planejamento para um Fundo de Reserva, por exemplo, e resultará em um bom demonstrativo financeiro para prestar contas aos condôminos.

Como se sabe, o síndico também é obrigado a prestar contas anualmente em Assembleia Ordinária (AGO). Da mesma forma, deve realizar a previsão orçamentária do ano seguinte. Com um bom planejamento de caixa, a previsão orçamentária será mais facilmente pensada e realizada. Assim, as finanças ficarão em dia e os condôminos ficarão satisfeitos com o trabalho do síndico.

O que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um documento simples e importantíssimo, que visualiza todas os registros financeiros. Nele, constam as entradas e saídas, saldos, valores movimentados e somatórios do caixa, diariamente, em forma de uma planilha.

Esse documento permite que o síndico e seus conselheiros possam visualizar os gastos ao longo do tempo, não só em relação ao que já foi executado, mas também em termos do que ainda há para realizar, facilitando o controle de entradas e saídas.

Planejamento de fluxo de caixa do condomínio

Planejar o fluxo de caixa do condomínio é uma tarefa de extrema importância. Os gastos já conhecidos das despesas ordinárias podem ser inseridos na forma de previsão ao longo do ano, assim como as receitas vindas das cotas condominiais.

Incluir possíveis problemas com inadimplência também pode ser uma boa ideia, o que ajudará, inclusive, a entender as principais razões do condomínio não ficar dentro da previsão orçamentária, por exemplo.

O bom planejamento do fluxo de caixa, permite ao condomínio definir um valor mais adequado para as cotas condominiais, pois o síndico ou administradora poderá de fato entender o volume financeiro necessário para manter as contas em dia. Sendo assim, o controle deve ser o mais rígido possível, e o acompanhamento do fluxo de caixa de feito diariamente.

No início do mês seguinte, ele irá originar o demonstrativo financeiro para os condôminos (ou balancete), onde todos os gastos estarão classificados, ajudando a entender melhor onde estão sendo aplicados todos os recursos do condomínio.

Planejado x Realizado

Uma tarefa importante quando falamos em fluxo de caixa em condomínios (na realidade, em qualquer modelo de fluxo de caixa) é fazer o cruzamento de informações. Se você já está lançando as despesas futuras, o software financeiro (ou mesmo a planilha) deve lhe dar condições de comparar esse fluxo de caixa planejado com o fluxo posterior, o realizado.

Isso permitirá que o síndico tenha na ponta dos dedos a administração dos recursos e também possa entender o que está saindo dos trilhos, caso haja inconsistências posteriores.

Dessa forma, a tomada de decisão ficará facilitada e todos poderão enxergar quais os melhores caminhos a seguir, sendo eles em termos de economia, ou de investimento para melhorias do condomínio.

O que é o Regimento Interno do Condomínio e qual sua importância

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Não existe organização e nem ordem se não houver nenhum tipo de orientação. Isso vale em qualquer lugar. No condomínio residencial, o documento que contém as orientações básicas do dia a dia, visando a boa convivência entre os condôminos é o chamado Regimento Interno do Condomínio ou Regulamento Interno do Condomínio.

O Regimento Interno é elaborado pelos próprios condôminos, com aprovação da maioria simples (a não ser que haja instrução diferente definida na Convenção do Condomínio) e deve ser registrado em cartório para ser validado.

Ele é um documento que auxilia a Convenção Coletiva e tem foco em situações mais cotidianas, como o uso das áreas comuns, por exemplo.

O que consta no Regimento Interno do condomínio

O Regimento Interno traz informações como o uso da churrasqueira, piscina, quadras esportivas e agendamento do salão de festas. Nele, constará a determinação do uso por visitantes e as áreas em que estes podem circular, além das regras de limpeza após o uso do salão. O regimento também trata da presença de animais no condomínio, onde podem circular, entrar, sair e outros detalhes (em alguns lugares, por exemplo, os animais de pequeno porte devem permanecer no colo do dono dentro do elevador).

Também constam as regras sobre o uso dos elevadores e a determinação de usos específicos do elevador de serviço (se é permitido o uso por banhistas que estejam usando a piscina e os horários de uso em caso das mudanças).

Outros itens do dia a dia, como uso das vagas da garagem, penalidades e regras sobre aplicação de multas e horários de silêncio dentro do condomínio também entram no documento.

Construções e obras de pequeno porte entram na Convenção do Condomínio, não no Regimento Interno. As obras relativas às áreas comuns necessitam de aprovação em Assembleia Geral.

Alguns condomínios optam por fazer o Regimento Interno do condomínio juntamente com a Convenção do Condomínio, mas normalmente ele é definido posteriormente. Além disso, é importante salientar que tanto um quanto outro devem ser revistos de tempos em tempos, principalmente o Regimento Interno. Essa revisão garante que o documento esteja sempre atualizado, inclusive, com as melhorias que o condomínio pode sofrer ao longo do tempo.

Qual a diferença então entre Convenção do Condomínio e Regimento Interno?

É importante frisar que o Regimento é um documento e que a Convenção do Condomínio é outro. O Regimento traz informações mais relacionadas ao dia a dia e os detalhes que determinarão as formas de relacionamento entre todos. Trata-se, portanto, de um documento relacionado às condutas relativas ao condomínio.

A Convenção traz informações mais específicas e essenciais, como a fração das unidades, área total construída do condomínio e metragem das unidades. Entram também as regras da administração do condomínio e das assembleias, receitas e despesas do condomínio, além de penalidades e infrações. No post “O que é a Convenção do Condomínio” você poderá ver mais detalhes.

O que está na Convenção, dessa forma, não deve ser repetido no Regimento Interno.

Outro ponto importante é que o Regimento deve fazer parte da Convenção do Condomínio.

Para resumir, o Regimento Interno é o regulamento que tem como objetivo delinear os limites das relações e as orientações do dia a dia do condomínio e deve influenciar de forma positiva a todos os condôminos.

Contratando o porteiro do condominio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

O porteiro é o primeiro contato que qualquer visitante tem com o condomínio residencial. Além disso, ele é o responsável pela segurança do condomínio, mesmo quando existe uma empresa terceirizada contratada para fazer esse serviço. Para saber como contratar o porteiro do condomínio sem medo de errar, preparamos esse artigo com o máximo de detalhes sobre a função.

Vamos, portanto, abordar primeiramente as funções ou atribuições do porteiro:

• Informar sobre a chegada de visitantes à unidade correspondente e aguardar a autorização do mesmo para a liberação da entrada;

• Informar ao morador no caso de entrega de encomenda, para sua posterior retirada, evitando assim, a entrada de estranhos no condomínio;

• Certificar-se que prestadores de serviços estão devidamente liberados para entrar no condomínio, checando suas credenciais e confirmando com os moradores sobre a liberação do terceiro;

• Alertar o zelador quando encontrar algum tipo de irregularidade no condomínio, principalmente no que diz respeito à obediência ao regimento interno;

• Deixar sempre a portaria sob seus cuidados, zelando pela segurança daqueles que entram e saem.

Boas Práticas do porteiro do condomínio

• Manter um relacionamento cordial com os moradores do condomínio;

• Manter aparência asseada e bem alinhada;

• Não fomentar a prática de qualquer tipo de “fofoca” no trabalho, nem em relação aos colegas, tampouco em relação a moradores;

• Sempre registrar a entrada e a entrega de documentos;

• Registrar também a entrada de terceiros, principalmente quando houver a prestação de serviços, como manutenções e obras;

• Não prestar favores e serviços para moradores. Afinal, o porteiro é colaborador do condomínio, não de seus moradores.

Contratando o porteiro ideal do condomínio

Primeiramente, contratar o porteiro para o condomínio é um processo igual qualquer tipo de contratação de qualquer empresa. Definir, portanto, o perfil do seu candidato é o primeiro passo para contratar corretamente.

Seguindo as boas práticas mencionadas acima, podemos imaginar que um bom candidato será aquele que tiver boa apresentação pessoal, cordialidade e simpatia, respeito e discrição, além de outras características igualmente importantes, como ética e honestidade, e atenção em suas tarefas.

Para contratar o candidato correto, será importante também avaliar as experiências anteriores, além de realizar uma boa entrevista do futuro colaborador. Procure pesquisar o porque do desligamento de empregos anteriores e, se possível, cheque se existem antecedentes criminais. No caso de terceirização de serviços, verifique os antecedentes da empresa e peça a ela uma ficha dos colaboradores que estarão em serviço no seu condomínio.

Treinamento e capacitação

Toda empresa leva em consideração que não basta contratar corretamente. É necessário treinar e manter o funcionário atualizado. Podemos dizer o mesmo do condomínio, que sairá ganhando em ter funcionários atualizados e bem treinados. Além disso, tanto os porteiros quanto qualquer outro funcionário, devem estar a par do Regimento Interno do Condomínio. O porteiro não precisa saber todos os itens, mas o essencial e, principalmente os itens que estão diretamente relacionados às suas funções.

As questões de segurança e os procedimentos internos devem estar todos bem alinhados com o porteiro. Não se esqueça que o porteiro tem contato direto com os moradores, e qualquer informação incorreta pode trazer dores de cabeça adicionais.

Dessa forma, dê orientações constantemente a seus colaboradores e treinamento adequado. Isso também evita a troca constante no quadro de funcionários. Quem ganha, é o condomínio.

O checklist de guarda de documentos do condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

A gestão de documentos para um condomínio é praticamente a mesma que se aplica para as empresas em geral. O síndico tem a opção de guardar esses documentos com a administradora, mas na maioria dos casos, a guarda de documentos do condomínio é realizada no próprio condomínio, o que é mais recomendável.

O primeiro passo para que esses documentos fiquem bem guardados e organizados é separá-los em uma sala específica, com fácil acesso para todos os condôminos, mediante solicitação da chave.

Criar o hábito de organizar os documentos todo mês é a tarefa mais recomendada, pois evitará o acúmulo de papel e uma possível desorganização. Primeiramente, deve-se separar os documentos financeiros dos documentos trabalhistas, assim como os contratos com prestadores de serviços. Tudo isso deve estar sempre identificado e separado por mês, para garantir a boa organização.

Para quem não sabe, devem ser guardados durante 5 anos todas as DARFs de recolhimentos de tributos sobre a prestação de serviços realizados por terceiros, como Cofins, Contribuição Social (CSLL) e Pis. O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, em uma possível fiscalização.

Os documentos gerados pelo departamento pessoal são os que exigem mais atenção, e também são os de maior quantidade: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, DARF de IR descontado na fonte, guias de recolhimento de FGTS e INSS e as contribuições sindicais.

É importante também possuir cópias de todos os documentos, já que a tecnologia permite a microfilmagem e a digitalização de todos eles, o que pode garantir o resgate de comprovantes em uma eventual perda ou destruição dos originais.

A atenção aos prazos é muito importante

• DARF retenções (Pis/Cofins/IRF/CSLL): 5 anos

• DIRF: 5 anos

• Folha de Ponto: 5 anos

• GR Contribuição Sindical/Assistencial: 5 anos

• GPS: 5 anos

• Holerites e Recibos de Pagamento: 5 anos

• Recibos de Vale Transporte e Vale Refeição: 6 anos

• Extratos Bancários: 6 anos

• DARF Pis/Folha: 10 anos

• Formulário CAGED: 10 anos

• Pastas de Prestação de Contas: 10 anos

• Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico): 20 anos

• Laudo PPRA: 20 anos

• GFIP (FGTS-RE/GR): 35 anos

• RAIS: Indeterminado

• Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente

• Processos Trabalhistas: Permanente

• Prontuários de Funcionários: Permanente

• Dossiê (Convenção/Especificação): Permanente

• Livros de Atas de Assembleias: Permanente

• Orçamentos/Contratos de Obras: Até o final das garantias

• Plantas do Condomínio: Permanente

Organizar os documentos do condomínio, portanto, é uma tarefa muito importante no dia a dia e, dessa forma, o síndico deve ter uma rotina bem organizada.

Organização dos documentos

Organizar os documentos em pastas diferentes é muito importante para que os documentos sejam encontrados posteriormente. Sendo assim, a organização dos documentos do condomínio deve seguir uma ordem e uma lógica. Os documentos referentes à RH devem estar todos organizados em um local, assim como livros de atas de assembleias em outro, e assim por diante.

Além disso, da mesma forma que é necessária a criação de um banco de dados sobre os fornecedores (veja aqui nosso post sobre o assunto), é muito importante que seja elaborado um banco de dados com o conteúdo das pastas, de preferência, com a numeração de cada uma.

Afinal de contas, deve-se pensar que haverá a troca de síndicos. E a organização do condomínio deve ser planejada para que qualquer pessoa que assuma o cargo consiga encontrar todos os documentos que lhe forem solicitados.

Digitalização de documentos

Outro fato importante para a organização do condomínio é em relação à digitalização de documentos. Existem diversas empresas com serviços especializados, a fim de diminuir a quantidade de papel acumulado e também com o intuito de aumentar a vida útil dos registros. O cruzamento do banco de dados com os documentos digitalizados é o topo do trabalho da guarda de documentos do condomínio.

A facilidade com que qualquer documento poderá ser achado será um bem para o condomínio, que só tem a ganhar com a informatização e organização de seus documentos. A eficiência na gestão do condomínio também será afetada positivamente, pois quem quer que assuma o cargo de síndico terá em mãos um condomínio totalmente organizado e à frente de seu tempo.

Saiba tudo sobre seguros para condomínios

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

A contratação de seguros para condomínios é de extrema importância e deve ser feita sempre com a ajuda de um corretor de seguros especializado e habilitado.

Para a contratação do seguro do condomínio, não é obrigatória a convocação de uma assembleia. Portanto, o síndico é o responsável pela contratação do seguro. A assembleia poderá ser convocada para decidir a escolha da seguradora, o custo do seguro e as coberturas acessórias e particulares, embora não possa decidir sobre a cobertura obrigatória.

Saiba mais sobre seguros para condomínios nesse artigo especial do nosso blog.

O que diz a Lei dos Condomínios

O artigo 13 da Lei dos Condomínios diz que é obrigatória a obtenção do seguro da edificação. O seguro “deve abranger as unidades autônomas e as áreas comuns, contra incêndio ou outro sinistro que cause destruição no todo ou em parte, computando-se o prêmio nas despesas oriundas do condomínio”. O seguro deve ser renovado anualmente e deve constar das despesas ordinárias do condomínio.

Dessa forma, o seguro, que deve ser renovado anualmente, deve constar das despesas ordinárias do condomínio, responsabilidade essa que cabe ao síndico.

Essa contratação deve ser feita, no máximo, até 120 dias da concessão do Habite-se. Sendo assim, é recomendável que seja feita tão logo a ocupação dos imóveis seja iniciada. É importante salientar que para fazer as contratações de seguro, não é necessária convocação de assembleia, que só poderia decidir sobre a escolha da seguradora, mas não sobre a contratação em si. O síndico, de acordo com a lei, responde ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, por qualquer inadequação ou insuficiência de seguro constatada.

Coberturas de seguros para condomínios

Além de incêndios, as seguradoras oferecem coberturas adicionais, como quebra de vidros e danos elétricos. Também é muito importante observar a contratação do Seguro de Responsabilidade Civil. Essa modalidade trata dos danos que possam ser causados a terceiros, e que venham a ser de responsabilidade do condomínio. Outras coberturas podem incluir responsabilidades sobre guardas de veículos, equipamentos, inadimplência de cotas condominiais, roubo de bens do condomínio, roubo de bens dos moradores e incêndio de bens de moradores. Como a lei não é específica quanto às coberturas obrigatórias, deve-se observar a importância de contratar um seguro mais amplo, além das coberturas de incêndio, como raios, explosão, quedas de aeronaves, danos elétricos, impacto de veículos, e os já citados acima.

Temos um sinistro no condomínio, e agora?

Um bom seguro evita diversas dores de cabeça e a solução de acioná-lo pode ser um alívio para muitos problemas. Nos casos de sinistro, é sempre importante que se espere a autorização da companhia de seguros antes de efetuar um reparo, por exemplo, ou na definição de um possível responsável por danos causados em carros ou por furtos que tenham acontecido nas áreas comuns. Os seguros referentes a acidentes com prestadores de serviços são de responsabilidade da prestadora, que deve contar com seguro para seus colaboradores. Cabe ao condomínio prestar a assistência imediatada, chamando-se a ambulância e comunicando a empresa prestadora. Todos os colaboradores aqui na Dan Solução possuem seguro, que cobre desde acidentes durante o trabalho, até aqueles que ocorram no caminho de ida ou de volta para a empresa.

No caso da solicitação de indenizações, é necessário primeiramente contactar o corretor e a seguradora, que podem até solicitar uma vistoria no prédio para avaliar os prejuízos. As seguradoras solicitam, então, três orçamentos de serviços para a reposição ou conserto do que foi danificado, para que o orçamento de menor valor seja levado adiante.

Quais documentos serão necessários em um eventual sinistro no condomínio?

As companhias de seguro solicitarão o aviso de sinistro e outros documentos, dependendo do tipo de sinistro que tenha ocorrido:

• Notas fiscais dos objetos danificados ou roubados;

• Boletim de ocorrência policial, no caso de furto;

• Certidão do corpo de bombeiros e laudo de perícia, para o caso de incêndio;

• Lista detalhada dos prejuízos;

• Boletim meteorológico, para os casos de ventos e granizos;

• Laudo médico para danos corporais;

• Convenção do condomínio, escritura e certidão do Registro Geral de Imóveis.

Fontes consultadas: Secovi SP/Secovi RS

Tenha os fornecedores do condomínio sempre à mão

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

De repente, surge aquela necessidade de contratar um fornecedor de forma emergencial, porque alguma coisa deu errado.

A bomba da piscina não funciona, o elevador está quebrado, o portão eletrônico pifou, a infiltração no teto da garagem piorou e está pingando no carro novinho do condômino…

E o síndico e subsíndico não estão por ali naquele momento tão necessário.

O zelador sabe quem são os fornecedores do condomínio, mas não tem o telefone. Quem era mesmo a pessoa que atendia o nosso condomínio?

Você sabe que para contratar fornecedores do condomínio, muitos cuidados devem ser tomados. E buscar o que lhe irá fornecer a melhor relação custo-benefício é essencial nessas horas.

Mas na emergência, quem saberia dizer o que está previsto no contrato do fornecedor? Não seria melhor chamar outro para o serviço? São muitas perguntas.

E a melhor resposta está no banco de dados de fornecedores do condomínio.

Além disso, a troca de comando no condomínio também pode trazer problemas como esse.

E se não houver um banco de dados organizado com essas informações, o condomínio é que será prejudicado.

Informações no banco de dados do condomínio

O banco de dados de fornecedores do condomínio deve estar organizado de forma a mostrar na primeira coluna o tipo de serviço ao qual se destina aquele determinado fornecedor.

Ex.: Extintores, Elevadores, Lage, Pára-Raios, etc…

Na segunda coluna, devem constar o nome do fornecedor, com a seguintes informações: CNPJ, a atividade, o responsável, telefone, website e endereço.

Nas duas últimas colunas, é importante que sejam adicionadas observações referentes a cada fornecedor e o histórico de vezes em que ele atendeu o condomínio.

Isso fará com que as pessoas que consultem o banco de dados possam visualizar o que esse fornecedor já realizou de serviços no condomínio.

Além da planilha do banco de dados, é muito importante guardar os contratos e registros dos fornecedores. Em outro post, damos algumas dicas sobre guarda de documentos.

Acionando os fornecedores do condomínio

Com um banco de dados atualizado, caso o síndico não esteja presente, pode-se rapidamente acionar o fornecedor relacionado com o tipo de serviço e resolver o problema de imediato.

E é muito importante manter uma lista de, pelo menos, três fornecedores por tipo de serviço. Essa lista irá para garantir que o condomínio sempre tenha os melhores orçamentos em mãos.

Essa lista também ajudará nos casos onde o fornecedor não pode atender de imediato.

Dessa forma, o condomínio passa a ter um plano B de atendimento (desde que não haja um contrato de manutenção em andamento com determinado fornecedor.

Daí novamente entra a importância da guarda de documentos).

O banco de dados dos fornecedores também é uma ótima forma de ajudar o síndico a prestar contas de tudo o que tem sido feito no condomínio nos últimos tempos e também pode ajudar a identificar quais manutenções estão em dia e quais precisam ser realizadas, o que ajuda em muito na montagem dos cronogramas de serviços. Saiba mais sobre manutenção no condomínio no nosso eBook gratuito Manutenção Preventiva e Administração Eficiente.

Qual o formato do banco de dados

O banco de dados pode ser preenchido em uma planilha comum, mas também existem softwares e aplicativos que auxiliam nessa tarefa.

O mais importante é que sempre exista um registro eletrônico atualizado e organizado que permita agilidade e segurança na hora da contratação de terceiros.

Dessa forma, qualquer pessoa que faça parte do dia a dia do condomínio poderá fazer a contratação do prestador de serviços em qualquer situação.

E quem ganha com isso é o condomínio, que terá agilidade e pronto-atendimento nas emergências.

Você conhece o Manual do Síndico?

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

O manual do síndico é um documento elaborado por diversos canais e setores, dos quais destacamos o Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura (CREA) e o Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais (SECOVI-SP) para orientar o trabalho do síndico, em todos os níveis, mas também principalmente no tocante à manutenção predial e normativas que devem ser seguidas.

Nesse manual, estão contidas diversas informações que irão auxiliar o síndico no dia-a-dia. Os itens vão desde a convenção do condomínio, regimento interno, assembleia geral, previsão orçamentária, fundo de reserva, segurança e manutenção predial, enfim, todos os itens necessários para o bom funcionamento do condomínio. Se você acabou de ser eleito síndico, a leitura do manual do síndico é indispensável. Para não dizer, obrigatória.

Existem, basicamente, dois formatos de manuais disponíveis em diversos links (ver abaixo): o manual do SECOVI, mais abrangente, com informações gerais de todo o trabalho do síndico e os manuais dos CREAs de alguns estados, que aplicam informações mais direcionadas à manutenção predial e obrigações relacionadas às normas ABNT.

Existem outros manuais disponíveis, mas recomendamos o uso dos manuais citados por terem sido elaborados por entidades setoriais que representam, de fato, os profissionais envolvidos no segmento condominial.

Chamamos a atenção para as informações relativas à manutenção, onde destacamos a ABNT NBR 14.037 (Manual de operação, uso e manutenção de edificações, publicada em 2011, revisada em 2014 e em 2015), que trata de alguns cuidados importantes: plantio de árvores, arbustos, jardineiras, lavagem dos reservatórios, cuidados na realização de obras e serviços de impermeabilização, fixação de objetos sobre lajes e outros itens que possam danificar o sistema impermeabilizante.

O manual trata de itens preventivos importantes, como a necessidade da conferência dos materiais utilizados na impermeabilização e também os reparos necessários para eliminação de infiltrações, que podem acontecer nas lajes (tanto da cobertura quanto do térreo), nas caixas d’água, em jardineiras e também nas fachadas. Lembre-se sempre de consultar seu manual.

A Dan Solução, pensando em você, elaborou uma versão reduzida do Manual aqui .

Alguns itens importantes

Limpeza e Instalações

O que consta no Regimento Interno do condomínio

Qual a diferença então entre Convenção do Condomínio e Regimento Interno?

Boas Práticas do porteiro do condomínio

Digitalização de documentos

Quais documentos serão necessários em um eventual sinistro no condomínio?

Informações no banco de dados do condomínio

Acionando os fornecedores do condomínio

Qual o formato do banco de dados

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Acabe com as infiltrações no seu condomínio!

Passos para montagem do plano de manutenção

Alguns itens importantes

Limpeza e Instalações

Fornecedores indicados para o condomínio

Fornecedores novos para o condomínio, sem indicação

Pesquise informações sobre os fornecedores

Monte um banco de dados dos fornecedores

Saiba quais critérios adotar para contratar fornecedores

Administração Financeira do Condomínio

Tarefas Administrativas do Condomínio

Contabilidade e Área Jurídica no Condomínio

Manutenção Predial em Condomínios Residenciais

O que é o fluxo de caixa

Planejamento de fluxo de caixa do condomínio

Planejado x Realizado

O que consta no Regimento Interno do condomínio

Qual a diferença então entre Convenção do Condomínio e Regimento Interno?

Boas Práticas do porteiro do condomínio

Contratando o porteiro ideal do condomínio

A atenção aos prazos é muito importante

Organização dos documentos

Digitalização de documentos

O que diz a Lei dos Condomínios

Coberturas de seguros para condomínios

Temos um sinistro no condomínio, e agora?

Quais documentos serão necessários em um eventual sinistro no condomínio?

Informações no banco de dados do condomínio

Acionando os fornecedores do condomínio

Qual o formato do banco de dados

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Fornecedores indicados para
o condomínio

Fornecedores novos para o
condomínio, sem indicação

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