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Um dos maiores desafios para os condomínios é obter uma comunicação eficiente e produtiva, aliás, não somente para o meio predial, mas também em todo e qualquer tipo de organização. Neste artigo nós vamos mostrar como montar um plano de comunicação em condomínio para obter mais engajamento com os condôminos.

Uma boa comunicação traz diversos benefícios a uma organização, e se tratando de condomínios, permite que as informações sejam transmitidas da melhor maneira, um maior engajamento dos condôminos, uma maior clareza dos assuntos pertinentes, evitando-se fofocas, mensagens falsas e muitos outras falhas.

Implantar um bom plano de comunicação é uma das maiores preocupações de todo síndico, para que sua gestão seja eficiente e um melhor desenvolvimento social em todo prédio, deixando-o com uma comodidade e praticidade maior.

Neste artigo iremos abordar os seguintes tópicos:

• A necessidade de difundir as informações em condomínios

• Métodos convencionais de comunicação em edifícios

• Novos modelos de comunicação predial

• Comunicação eficaz entre funcionários do edifício

“Um bom plano de comunicação facilita a vida de todos os moradores, síndico e funcionários, além de garantir uma otimização na troca de informações.”

É fundamental elaborar um plano de comunicação para divulgar as informações a todos os moradores, com um bom prazo e que possibilite todos terem acesso às informações importantes.

A necessidade de difundir as informações em condomínios

Todo lugar que contenha pessoas, a comunicação é extremamente necessária, principalmente quando emitida de forma eficaz. Assim é em uma organização empresarial, em família, em condomínios e todos os lugares.

O site administradores nos mostra um pouco desta realidade, em um conteúdo rico, mostrando que a comunicação é imprescindível em todos os lugares.

Mas em condomínios a necessidade de difundir informações é enorme, basta analisarmos um síndico, que uma de suas funções principais é dar conhecimento imediato dos assuntos de interesse dos condôminos.

Em condomínios é essencial um plano de comunicação para difundir as mensagens pertinentes aos condôminos, utilizando-se de várias ferramentas. Fonte da imagem: pixabay.com

Segundo a legislação da casa civil 10.406 artigo 1.348.

Art. 1.348. Compete ao síndico:

III – dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

Sem contar as demais mensagens do dia a dia, que devem ser divulgadas e manifestadas aos moradores e funcionários do prédio, assuntos diversos que são de interesse coletivo, como:

• Reformas

• Melhorias

• Regras de convivência

• Assuntos jurídicos e ou administrativos

• Manutenções e demais informações pertinentes.

“Um bom planejamento estratégico é a solução para o condomínio alcançar os principais objetivos, com um plano de comunicação que facilita a vida do síndico”

É essencial que os comunicados do edifício seja eficiente e objetivo, de modo que os moradores e funcionários, ou seja, os principais interessados pelo condomínio tenham acesso aos recados importantes e que com um tempo hábil possam discernir e estarem atentos às questões prediais.

Para saber mais dicas de como montar um planejamento estratégico, e melhorar o diálogo no condomínio, o portal Condlink produziu um artigo dinâmico e interativo, basta clicar e conferir!

Métodos convencionais de comunicação em edifícios

Quando o assunto é comunicação, é fundamental conhecer o público, ou seja o perfil das pessoas ao qual a mensagem será transmitida, depois o objetivo da informação e por fim, os métodos que irão ser utilizada para disseminar as informações.

Em condomínios residenciais o público é variado, por isso na hora da escolha das ferramentas não se deve excluir nenhuma que o gestor ou o comunicador julgue ser útil.

Vejamos agora alguns exemplos de métodos convencionais de comunicação:

E-mail – A ferramenta universal de comunicação, forma muito eficiente de disseminar uma informação ao conselho do condomínio, podendo o síndico ou a pessoa responsável pelos comunicados, criar um banco de dados com os e-mails dos moradores e funcionários.

Este método é muito útil, pois a mensagem enviada fica na caixa eletrônica, possibilitando o receptor ver o aviso a qualquer momento do dia e registrar os assuntos de maneira mais segura.

Assembléia e reuniões – É a maneira mais formal e com valor jurídico para se transmitir uma informação e debater sobre assuntos pertinentes ao condomínio. Assembleias são essenciais para discutir e resolver os mais importantes pontos do prédio, contando com a participação do conselho onde se definem as diretrizes gerais.

Assembléia é o método mais tradicional e com valor jurídico para se transmitir, discutir e decidir determinados assuntos. Fonte da imagem: pixabay.com

Como por exemplo, a contração de produtos e ou serviços, a programação de manutenções e demais assuntos fundamentais de interesse coletivo, onde nas decisões importantes exige-se a assinatura de 2/3 do conselho.

Para saber mais como funciona assembléias e reuniões, nossa equipe produziu um material dinâmico e explicativo sobre o tema, vale a pena conferir!

Comunicados impressos – Entre as maneiras mais tradicionais de comunicação em condomínios, são os comunicados impressos, forma eficaz e comum de divulgar alguma mensagem para todos os usuários do prédio.

É importante reservar um local para se fixar estas mensagens, sendo estes espaços de grande movimentação de pessoas, o grande segredo neste método está em criar uma cultura no edifício, onde todos devem adquirir o hábito de buscar as informações nos pontos específicos criados pelo gestor do prédio.

Novos modelos de comunicação em condomínio

Com o avanço gigantesco da tecnologia nos meios de comunicação, é um erro enorme, ignorar as ferramentas recentes, eficazes e já populares na forma de disseminar uma mensagem.

Vamos apresentar agora as principais ferramentas que podem ser utilizadas pelo síndico ou comunicador específico:

Whatsapp – Este aplicativo tecnológico, mas que já está dissipado, tamanha popularização que alcançou em tão pouco tempo. Hoje se realizarmos uma pesquisa breve, pouquíssimas pessoas não utilizam este modelo comunicativo, mesmo entre as pessoas menos antenada.

Por isso, é uma grande forma de disseminar informações para os moradores e funcionários do prédio, buscar interagir e saber sugestões, dúvidas e críticas destes através do whatsapp, com a criação de grupos ou até mesmo no modo individual.

Redes sociais – Não pode ser ignorada também este meio de comunicação, está um pouco menos que o whatsapp, mas com um crescimento enorme a cada dia que passa, pode ser uma excelente forma de enviar as informações para os usuários do condomínio.

Entre as mais comuns e com maior engajamento das pessoas estão o Facebook e Instagram, vale a pena o síndico analisar o perfil do seu condomínio e verificar se estes, estão nestas redes sociais para a comunicação ser eficaz.

Inclusive, a Dan Solução está presente nestes meios de comunicação, Facebook e Linkedin, visite a nossas páginas e interaja conosco, disponibilizamos diariamente materiais interativos, dinâmicos e enriquecedores, vale a pena conferir!

Whatsapp e as demais redes sociais, são excelentes ferramentas para difundir as informações, o bom comunicador encontra neste meios mais praticidade e rapidez. Fonte da imagem: pixabay.com

Existem diversas formas para se comunicar com os condôminos e funcionários do condomínio, para ser mais assertivo o comunicador deve analisar quais melhores alcançarão seu público.

Veja agora mais algumas importantes ferramentas:

• Caixa de sugestões e ou livros do síndico na portaria

• Quadro de avisos ou mural

• Abordagem pessoal ao síndico

• Aplicativos específicos de comunicação

“É essencial ser assertivo quanto às escolhas das ferramentas de comunicação, além de entregar as mensagens claras e objetivas na disseminação das informações.”

Comunicação em condomínio eficaz entre funcionários de edifício

Outro ponto importante em condomínios é a comunicação entre os funcionários, entre o gestor do prédio e prestadores de serviço. Muitas vezes podemos pensar que a comunicação limita-se entre síndico e moradores, mas não.

É fundamental para um perfeito alinhamento de funções e distribuições de tarefas, uma comunicação entre o síndico e o grupo de funcionários do edifício. Existem os prestadores de serviços terceirizados e os contratados direto pelo prédio.

Nos casos dos contratados diretamente pelo condomínio, é recomendável que centralize em uma ou duas ferramentas para serem disseminadas as informações, para não correr o risco de confusão na emissão e recebimento das mensagens, facilitando a vida de todos os usuários do condomínio.

Para os terceirizados, a comunicação dos funcionários fica geralmente com a empresa terceira, sendo que o síndico lida na maioria das vezes com uma ou duas pessoas desta empresa contratada.

Para ocorrer uma boa relação entre síndico e os funcionários gerais, é fundamental uma comunicação alinhada, tornado assim mais produtivo o trabalho de ambos, um clima harmonioso e resultando em melhorias significativas para todos os moradores.

Para saber mais sobre as formas de comunicação, nossa equipe produziu um artigo completo referente este tema, vale a pena conferir!

Gostou deste artigo? Diga-nos o que achou entrando em contato conosco, deixe-nos um case do seu condomínio referente a importância da comunicação.

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