comunicação interna

Como aumentar o engajamento no seu condomínio com uma comunicação eficaz

Uma das principais atribuições da gestão condominial é zelar pelo clima harmonioso e amistoso entre os diversos usuários do condomínio, assim conhecer técnicas e implementar uma comunicação eficaz é essencial para atingir estes objetivos.

É fundamental uma comunicação eficaz em condomínios prediais, para que todos participem das decisões tomadas, já que estas  irão modificar a vida de todos os usuários do condomínio, desde os moradores até os profissionais que trabalham para manter a rotina do condomínio.

“Uma comunicação eficaz, significa uma participação maior dos moradores em eventos, assembléias e união entre moradores.”

A utilização de uma interlocução objetiva é a chave para uma gestão eficiente e qualificada, é através desta importante ferramenta que se estabelecem as relações entre moradores e administrador, funcionários e moradores e até mesmo visitantes.

Em uma sociedade em que está em constante mudança quanto à como se comunicar, através dos mais diversos tipos de plataformas, como aplicativos, saber como se comunicar, ou seja qual meio utilizar e a linguagem podem evitar diversos problemas ao condomínio.

A acessibilidade ao síndico ou moradores ficou ainda mais fácil com as novas redes sociais, porém devem ser transmitidas mensagens objetivos e evitar que estas ferramentas se tornem um problema. Fonte da imagem: https://pixabay.com/

Neste texto iremos discorrer de forma aprofundada sobre comunicação em condomínios, para que a eficiência do diálogo seja aumentada e que seja você o síndico ou morador consiga atingir seus objetivos, então fique atento e não deixe escapar as dicas que iremos dar.

Neste artigo vamos abordar estes assuntos:

• Como deve ser o diálogo em condomínios?

• O que seria uma comunicação eficiente?

• Quais os erros mais comuns de comunicação em condomínios e como evitá-los?

As possibilidades de conversação no século 21 são enormes, a diferença entre o condomínio com uma comunicação eficaz e outro com problemas é a forma como utilizam as ferramentas disponíveis.

Agora que já demos uma breve introdução à este tema tão complexo e essencial em condomínios, vamos ao que interessa?  

Como deve ser a comunicação em condomínios?

Os síndicos têm optado por utilizar diversos meios de se comunicar com os moradores, não apenas pelos canais convencionais como os impressos que ficam nas dependências dos condomínios, eles também estão utilizando as redes sociais como formas de dissipar a informação.

“A comunicação entre síndico e moradores devem ser objetivas e buscar sempre evitar fofocas, ou seja a dissipação de informações incoerentes.”

Recentemente postamos um artigo que trata do aprimoramento da comunicação interna em condomínios , lá nós a importância e os principais benefícios de uma boa comunicação, vale a pena conferir e entender um pouco mais sobre o assunto.

Já nesta postagem iremos nos aprofundar ainda mais, para aperfeiçoar a comunicabilidade entre os usuários do condomínio.

O síndico deve estar atento para as informações que circulam no condomínio, elas devem unir e integrar os moradores e não acarretar em conflitos. Fonte da imagem: https://br.freepik.com

A comunicação deve ter como principal objetivo integrar todos os usuários dos condomínios, dissipando as informações que são importantes e que afetarão a todos, desde moradores à funcionários, assim vamos estabelecer os principais pontos para você implementar em seu condomínio. A troca de informações em condomínios deve ser:

• Objetiva – Pois a comunicação em condomínios, assim como a empresarial, deve buscar ser sucinta e pontual, quanto a menor quantidade de informações, mais a assimilação e menor confusão de ideias.  

“Os comunicados sejam eles através da assembléia ou distribuídos pelo condomínio, devem ser concisos, aumentando a eficiência da comunicação.”

• Acessível – Qualquer tipo de comunicação que seja feita dentro do condomínio têm de ser acessível à todos os usuários, principalmente moradores, sejam materiais impressos ou discursos.

“No caso de comunicados impressos é essencial que estejam próximos às áreas de circulação, como elevadores, facilitando a visualização.”

• Evitar ambiguidade – O síndico deve garantir que as mensagens passadas não dão aberturas para dupla interpretação, isso faz com que muitos problemas sejam evitados e principalmente fofocas.

“A comunicação principalmente de regras devem eliminar possíveis ambiguidades, pois brechas para interpretações distintas pode causar grandes transtornos ao administrador do edifício.”

• Linguagem usual –  O uso de uma linguagem usual, com um vocabulário não tão complexo, facilita o entendimento dos usuários, diminuindo o número de possíveis confusões ou dúvidas que possam surgir.

“O uso da linguagem formal deve ser utilizado nos documentos oficiais, no caso de avisos ou convites para eventos devem ser utilizada a linguagem coloquial, assim cada comunicado possui um objetivo e um tipo de linguagem adequada.”

O síndico deve ter em mente esses conceitos básicos para estabelecer uma comunicação eficiente em seu condomínio, auxiliando-o para a elaboração de qualquer informação que deva ser passada aos moradores.

Mas afinal, você sabe como seria classificada uma comunicação eficiente? Continue lendo e entenda este assunto de forma aprofundada.

O que seria uma comunicação eficiente?

Muitos síndicos não sabem identificar falhas na sua comunicação, mas não devemos julgar, já que fazer uma autoavaliação é complexo, por isso estamos aqui, para te ajudar a fazer as perguntas certas a si mesmo, mas antes de falarmos como obter eficiência na disseminação de informações, aprenda como torná-la qualificada.

Confira um dos materiais aprofundados sobre bom relacionamento em condomínios o Guia completo sobre bom relacionamento em condomínio residencial  e torne a comunicação mais efetiva em seu condomínio!

A comunicação pode ser classificada como eficiente quando o receptor da mensagem, recebe a informação e o entendimento é completo, obtendo como base esta definição, em condomínios é possível distinguir uma comunicação falha de uma eficiente através deste indícios:

• Engajamento dos moradores – O engajamento dos moradores nos eventos, reuniões, assembléias e outras atividades ou decisões do condomínio, é um dos principais indícios se a comunicação está sendo eficaz ou não.

“O engajamento se trata a participação voluntária das atividades ou decisões do condomínio.”  

• Número de conflitos – O síndico deve obter a percepção de como está sendo seu relacionamento com os moradores, com os funcionários e até mesmo visitantes ou empresas terceirizadas, estão ocorrendo muitos atritos? Se a respostas for sim, pode existir algum problema na forma de se colocar do administrador.

• Nível de satisfação – Através de uma comunicação eficaz eleva-se o nível de satisfação, principalmente dos moradores e os funcionários internos do condomínio, que possuem maior relação e interação com o síndico.  

Através destes três indicadores é possível identificar falhas e determinar ações para sanar estes problemas,

A união é um dos resultados de uma relação harmoniosa e transmissão de informações de forma assertiva. Fonte da imagem: https://pixabay.com/

A comunicação de informações relevantes aos usuários do condomínios deve visar sempre a clareza das ideias e informações, a transparência é essencial para que não ocorram discordância posteriores ou equívocos.

“Em qualquer condomínio que preza pela harmonia, o respeito deve ser mútuo, assim é importante que todos saibam o momento de falar e ouvir, a postura empática é extremamente importante.”

Outro fato que deve ser ressaltado é a importância do síndico ser acessível aos usuários do condomínio, para receber desde críticas até sugestões, ser ouvido também é crucial para o estabelecimento de uma relação harmoniosa entre a gestão condominial e os demais indivíduos do condomínio.

Entenda mais sobre comunicação neste artigo do site Administradores – Os 6 pilares da comunicação eficiente, isto pode facilitar a elaboração e o relacionamento entre usuários.

Quais os erros mais comuns de comunicação em condomínios e como evitá-los?

Muitas pessoas possuem bloqueio para se expressar e têm dificuldade em estabelecer relacionamentos, seja por conta da forma como se expressa até mesmo a postura e o tipo de tonalidade ou linguagem utilizada, em condomínios prediais não é diferente.

Um condomínio que não possui uma comunicação efetiva, acabam sofrendo com diversos problemas, muitos destes conflitos se dão por conta da frustração, da inviabilidade de relacionamento com o gestor condominial.

Vamos estabelecer os principais erros cometidos em condomínios:

• Inacessibilidade – Um dos maiores problemas que pode ocorrer em condomínio é a dificuldade de comunicação com o síndico, isso causa grandes problemas, desconforto e insegurança. É necessário que o síndico esteja sempre aberto ao diálogo e presente no condomínio.

“O síndico deve ser uma figura empática, caso contrário irá oprimir os condôminos, gerando frustração e diminuindo drasticamente o nível de satisfação com relação à gestão predial.”

• Desorganização – Outro fator importante que contribui negativamente para a uma conversação  desqualificada é a desorganização, ou seja, a falta de planejamento, posicionamento dos comunicados impressos, cronograma desatualizado e até mesmo a falta de hierarquia em condomínio.

“Deve ser clara a responsabilidade do síndico quanto a divulgação de informações importantes, além disso ele deve implementar um cronograma de atividades, reuniões e principalmente assembléias, o segredo para garantir o engajamento é marcar com antecedência estes eventos.”

• Falta de conhecimento- A falta de conhecimento e qualificação dos síndicos, afeta diretamente na comunicação do condomínio, o gestor deve saber como se comportar com as mais diversas situações, saber quais argumentos utilizar, manter o tom de voz e não se exaltar, são tarefas difíceis quando os condôminos muitas vezes desrespeitam o gestor.

“A falta de conhecimento das ferramentas disponíveis, da linguagem adequada para cada situação, são erros que culminam em problemas maiores.”

Estes pontos falhos na comunicação é diretamente relacionada principalmente com o síndico, já que ele é o responsável por qualquer tipo de veiculação de informação no condomínio, assim pode ser explicada muitas vezes pela falta de clareza ou ausência de um foco nos assuntos tratados.  

A união é um dos resultados de uma relação harmoniosa e transmissão de informações de forma assertiva. Fonte da imagem: https://pixabay.com/

A dificuldade de comunicação não está apenas entre o síndico e os funcionários, ocorre também entre os moradores e os funcionários e até mesmo entre os moradores, causando um desgaste na relação através dos conflitos que muitas vezes são desnecessários.

Vale a pena conferir este artigo interessante que a Sig condomínios postou – Ninguém te avisou que a comunicação no condomínio está ruim?

Conclusão

Podemos citar como um dos pilares do trabalho da gestão condominial a comunicação, por isso é de extrema importância a identificação de possíveis problemas que estejam ocorrendo.

“A falta de uma comunicação efetiva pode ser a explicação para o desengajamento dos moradores, como a falta de comparecimento em assembléias, eventos e atividades no condomínio.”

O síndico deve ressaltar a importância da participação dos moradores em todas as atividades do condomínio, principalmente em assembléias onde são tomadas todas as decisões importantes, além disso o diálogo com clareza diminui o número de conflitos e preserva o clima amistoso e a harmonia entre os usuários do condomínio.

Sabemos que estar presente em uma reunião de condomínio não é uma das atividades mais atrativas, mas é primordial para a vida do condomínio, além disso a qualificação e capacitação do síndico deve ser visto como um investimento, pois a eficiente irá aumentar.

“Qualquer informação deve ser passada de maneira clara e concisa, além disso o síndico deve assegurar que todos recebam as informações.”   

Devemos lembrar que em condomínios a organização e planejamento, são as chaves para que a informação seja passada da maneira correta, além disso a atenção com a linguagem utilizada é essencial para evitar conflitos graves. A imparcialidade deve ser mantida pelo gestor.

“O síndico deve estar sempre acessível ao diálogo, isto aumenta a satisfação dos moradores quanto a gestão condominial.”

A identificação de problemas é o primeiro passo para implementar uma comunicação qualificada em seu condomínio, assim que averiguar a situação o próximo passo é receber sugestões dos próprios usuários que podem auxiliar no aprimoramento do relacionamento.

Esperamos que você tenha sido direcionado e possa tomar as melhores decisões, sanando os conflitos existentes ou evitando problemas futuros com este post, agora que demos dicas que achamos imprescindíveis, diga para nós se possuem uma visão diferente ou o que tem ocorrido em seu condomínio residencial.

Se possuir qualquer sugestão ou queira conversar conosco é só entrar em contato, nossa empresa fica feliz em poder ajudá-lo e mais ainda quando entendemos um pouco mais de você, nosso caro leitor.

Lembre-se de compartilhar com seus amigos do Facebook e no LinkedIn! Eles podem ter as mesmas dúvidas e estar enfrentando os mesmos problemas que você.

Saiba como melhorar a comunicação interna no condomínio

A comunicação sempre foi um desafio, e em condomínios não é diferente. A necessidade de se comunicar é algo primário e fundamental, para que haja um convívio harmonioso e agradável entre todos.

Em condomínio, assim como em um outro ambiente organizacional, é extremamente importante o ato de se comunicar. Digo mais, não só em empresas, mas em todo relacionamento social.

A comunicação no condomínio é fundamental para a obtenção de informações, um convívio harmonioso e respeito entre todos.

Fonte: pixabay.com

Neste post iremos abordar a necessidade da comunicação interna nos condomínios. Mergulhando nesse conteúdo fundamental, para o melhor relacionamento entre todos no condomínio.

A seguir os tópicos que iremos discorrer durante o texto:

• A importância da boa comunicação

• Formas de comunicação em condomínios

• Benefícios que a boa comunicação traz

• Prejuízos da falta de comunicação

A importância da boa comunicação

Em sentido geral a comunicação é a base para todo e qualquer tipo de relacionamento, seja ele, organizacional, social, familiar e tudo que envolva pessoas.

E trazendo para o contexto condominial, vemos uma realidade onde diálogo é fundamental. Pois trata-se de um ambiente repleto de pessoas e um local onde existem diversos tipos de regulamentações a serem seguidas.

Saiba também sobre legislação condominial, em um material produzido pela SíndicoNet.

E quando falamos em regras, vemos o quão é necessário o entendimento por parte de todos os moradores, para que haja o respeito mútuo. Ou seja, todos os condôminos devem estar alinhados quanto ao seus deveres.

É nessa hora que entra a comunicação interna, pois todos precisam estar bem informados de tudo o que se passa no condomínio, assim, evita-se erros e incômodos que perturbam a todos.

De novo repito, a boa comunicação interna auxilia a todos os moradores a terem acesso as informações pertinentes ao prédio. A mensagem bem disseminada faz com que todos fiquem cientes das novidades, assuntos importantes, recados práticos e tudo o que for de interesse coletivo.

O foco desse tipo de comunicação deve ser o bom relacionamento entre os condôminos, a informação atualizada e a transparência. Para isso, faz-se necessário uma comunicação direta, simples e objetiva.

Outro ponto importante em comunicação em condomínio, é a comunicação entre condôminos e síndico, o quanto o síndico se mostra aberto ao diálogo para solucionar as pendências do condomínio.

É necessário, o síndico ter um padrão para responder e atender as necessidades dos moradores, claro que, deve-se atender aquilo relevante a ele, pois assim, se obtém um clima de conformidade entre todos.

Formas de comunicação em condomínios

Visto a importância da comunicação, é hora de ver na prática, formas de comunicação. O condomínio deve analisar meios de levar a comunicação a todos os moradores.

O síndico é responsável pela mediação comunicativa do condomínio, ele deve analisar estratégias de levar a mensagem a todos e evitar todas as falhas e brechas na comunicação

E assim, com uma consulta prévia de número de moradores, meios de comunicação que mais utilizam, facilita na hora de disseminar uma mensagem.

Existem diversos tipos de comunicação, deve-se fazer uma verificação, e utilizar aquelas que mais for eficiênte, qual mais se adapta para que todos tenham acesso ao conteúdo.

Existem diversos tipos de comunicação, deve-se buscar aquelas que mais trará frutos em seu condomínio.

Fonte: pixabay.com

Agora apresentaremos alguns tipos de comunicação mais comuns:

• E-mail

• Whatsapp e redes sociais

• Assembleias e reuniões

• Comunicados Impressos ( em elevadores, portaria e pontos estratégicos )

• Caixa de sugestões e ou livros do síndico na portaria

• Quadro de avisos ou mural

• Abordagem pessoal ao síndico

• Aplicativos específicos de comunicação

Vimos acima, alguns meios de comunicação mais usados e recomendados em condomínios. É indicado que se busque dentre eles, aquele que mais se enquadra com o público de seu condomínio, ou utilizar o máximo possível para buscar atingir a todos.

A tecnologia veio para agregar um valor incrível na comunicação, ela deve ser acolhida e difundida da melhor maneira como transporte de informação. Mas nem por isso, os métodos mais tradicionais devem ser abolidos.

Benefícios que a boa comunicação traz

A boa comunicação trás inúmeros benefícios ao condomínio, quando bem implantada pode facilitar e melhorar a vida de todos. Como vimos acima, existem diversos meios de comunicação para serem utilizadas.

Os meios de comunicação tradicionais são extremamente úteis, como por exemplo, um recado deixado no quadro de avisos. Com os moradores cientes desse local, sempre podem conferir se existe alguma nova informação.

Outro ponto de informação comum em condomínios, são os recados deixados em elevadores e escadarias, são meios de transportes utilizados por todos e que nesse trajeto pode deixar os moradores sempre bem informados dos assuntos.

Os meios de comunicação tecnológicos, facilitam também a vida dos moradores, pois a mensagem pode chegar de maneira que quem recebe, a acolhe confortavelmente.

Ou seja, por SMS, Whatsapp, E-mails, aplicativos, rede sociais, simplesmente abrindo o celular de qualquer lugar, já recebe o recado, se informa e tem conhecimento do assunto.

Quando um condomínio tem uma boa comunicação, todo o ambiente fica mais saudável, cria-se com isso um clima harmonioso, pois todos ficam satisfeitos pela informação recebida da melhor maneira.

Conquista-se uma boa relação entre moradores e síndico, resultando em uma transparência na relação, que é o desejo e o objetivo de todos os condomínios.

A comunicação fluente resulta em melhorias em todos os sentidos, pois ao se detectar quaisquer problemas, a resolução do mesmo se torna mais fácil, por exemplo, quando necessita-se tratar de assuntos referente a estrutura do prédio.

Quando há problemas que precisam ser tratados com todos os moradores, como por exemplo:

• Vazamentos

• Infiltrações

• quebra de aparelhos

• sistema de segurança

• eventuais acontecimentos

Faz-se necessário que todos tenham conhecimento o mais rápido possível, para serem tomadas atitudes que solucionem o problema de forma prática e rápida.

Prejuízos da falta de comunicação

A falta de comunicação em condomínios traz inúmeros prejuízos, e um dos principais deles são quando as informações não são difundidas, deixando os moradores mal informados.

Ou pior, quando a comunicação não é clara e direta, levando a uma confusão quanto ao conhecimento concreto da informação. Levando algumas pessoas a falarem uma coisa, outras dizerem outra e na verdade ninguém tem o conhecimento exato.

A falta de comunicação prejudica a relação entre condôminos e síndico, entre os próprios moradores, trazendo com isso um ambiente ruim e um enorme desconforto a todos.

“A falta de comunicação cria abismos e a boa comunicação constrói pontes.”

Não permita que a falta de comunicação seja uma pedra no sapato em seu condomínio, mas permita-se relacionar e ter um bom convívio com todos.

Somos a Dan Solução, e buscamos sempre trazer a solução para seu condomínio.

Se possui problemas com infiltrações, agende já uma vistoria gratuita conosco, teremos o prazer em atendê-lo.