Por que realizar auditoria financeira em seu condomínio?

Por que realizar auditoria financeira em seu condomínio?

Realizar auditoria financeira em seu condomínio de maneira frequente, pode ser a saída eficiente para solucionar os problemas contábeis existentes na administração de toda a estrutura.

O desejo de todos os moradores, é ter a segurança de que o dinheiro arrecadado por todos os condôminos terá a correta destinação para a melhoria necessária de toda estrutura do prédio.

Porém muitas vezes, surgem em diversos condomínios, algumas desconfianças e incoerências quanto as demonstrações de contas por parte de quem administra. E em muitos casos o dinheiro gasto não se traduz em benefícios.

Então veja a seguir os assuntos que iremos apresentar neste post:

• O que é auditoria financeira?

• Sinais de que há problemas financeiros.

• Como realizar auditorias em condomínios?

• Principais fraudes em condomínios.

O que é auditoria financeira?

Auditoria financeira é uma análise completa e minuciosa de todo dinheiro arrecadado e gasto de uma empresa e ou organização. E se tratando de condomínios, é uma verificação da situação contábil de toda a receita e gastos do prédio.

É preciso analisar todos os documentos e fazer todos os cálculos, para ter o diagnóstico correto da situação do condomínio.

Fonte da imagem: pixabay.com

O intuito da auditoria financeira, é realizar a verificação de todas as operações realizadas pelo síndico ou administradora responsável. Pois assim, analisa-se detalhadamente qual o uso do dinheiro do condomínio.

Realizando corretamente esta auditoria, entende-se a destinação de toda a verba, e se realmente este dinheiro foi usado de acordo com o planejado. Ou seja, quando é feito assembléias e discussões para melhoria do prédio, são definidas ações para serem executadas.

Veja mais em nosso texto sobre assembléias, como montar reuniões em seu condomínio.

Quando define-se metas e ações a serem tomadas no condomínio, o próximo passo é a execução, e para dar andamento nas obras pré-estabelecidas, na maioria das vezes é necessário o uso do dinheiro do caixa do condomínio.

E quando é retirado o dinheiro do caixa, faz-se necessário ter todo o detalhamento e documentações com a destinação da verba. Assim, tem-se um controle e uma transparência de tudo que é gasto no condomínio, e se de fato foi preciso aquele investimento.

Faz-se necessário também, ter o controle e o monitoramento dos documentos referentes à destinação do dinheiro, segue alguns exemplos de registros mais comuns:

• Notas fiscais

• Contratos e garantias

• Tributações e taxas

• Contas a serem pagas

A auditoria financeira apresentará todas as contas de forma a calcular os valores de impostos, parcelas a pagar, descontos e tudo mais que possa causar dúvidas na hora de fechar o balanço.

Sendo assim, distingue-se o que é erro de cálculo, o que é má fé, o que está correto e o que está errado. Desta maneira, nortea-se todo os processos financeiros realizados no condomínio.

Confira também no portal do Síndiconet, um material específico de auditorias em condomínios.

Sinais de que há problemas financeiros

Geralmente, os condomínios buscam realizar auditorias a partir dos primeiros problemas financeiros, começam a notar que existem incoerências quanto a destinação da verba, e aí aparecem os evidentes sinais de erros.

Muitas vezes é detectado algum problema e não havendo respostas satisfatória do síndico ou administradora responsável, discute-se em assembléias a hipótese de buscar por empresas de auditoria financeira.

Um dos sinais mais claros que existem problemas financeiros, é quando começam a surgir muitas cobranças extras e não percebe-se melhorias equivalentes.

Por exemplo, caso exista a necessidade de melhoria na estrutura do prédio, é feito uma arrecadação extra entre todos os moradores, e depois de um determinado prazo, não iniciou-se a solução do problema ou não completou-se.

Quando estes tipos de problemas são frequentes, as desconfianças e os murmúrios aumentam e com isso, o ambiente de uma forma geral fica ruim.

Para solucionar estes tipos de incômodos financeiros, o primeiro passo é investigar as causas do problema, analisando as pastas de finanças do condomínio.

Ao detectar incoerências e falhas, deve-se recorrer a uma auditoria financeira, para poder reconhecer detalhadamente o problema, e a partir disso, eliminar os erros recorrentes.

Com um levantamento das finanças bem feito, por profissionais gabaritados, solucionam-se os erros e melhora a saúde financeira do condomínio, trazendo futuramente uma maior economia.

Com um levantamento bem feito, facilita na análise e solução dos problemas financeiros. Fonte de imagem: pixabay.com

Como realizar auditorias em condomínios?

Para realizar auditorias em condomínios é necessário uma aprovação em assembléia, pois geralmente, quando há desconfiança da administração do prédio, solicita-se uma apresentação de contas por parte do síndico ou administradora responsável.

Também é importante ressaltar que todo condômino tem direito ao acesso e verificação as pastas de finanças do condomínio, a partir disso, facilita para analisar as contas e recolher provas para mobilizar toda assembléia.

Em casos que o síndico ou administradora se negam a apresentar as pastas ou verificado que há de fato um erro grave nas contas, deve-se buscar marcar uma reunião, para tomar em conjunto as devidas ações.

Porém um dos pontos mais complicados, para realizar uma assembléia, é quando a maioria dos moradores, inclusive os do conselho, não tem interesse e nem buscam saber mais dos assuntos relacionados ao condomínio.

Depois de todo o processo para marcar a assembléia, e de o conselho aprovar a auditoria, é necessário procurar por empresas que prestam este serviço. O ideal é que o profissional seja um contador, cadastrado no CRC ( Conselho Regional de Contabilidade ).

Quando tiver feito a primeira auditoria no condomínio, deve-se verificar se de fato foi eficiente, se foram apresentados números e provas com fundamento.

E a partir disso, fazer uma análise interna de todo o diagnóstico levantado pela auditoria e realizar as ações necessárias para sanar os problemas. Constatando a eficiência, recomenda-se programar anualmente este serviço.

Principais fraudes em condomínios

As fraudes é o que geralmente leva a um condomínio buscar uma auditoria, apresentaremos a seguir, as principais e mais comuns fraudes, encontradas na administração de um prédio.

Estas são as principais fraudes na administração:

• Propinas

• Fraudes fiscais

• Manipulações de dados financeiros

• Aquisições desnecessárias

Estes tipos de problemas com o tempo, pode gerar prejuízos enormes e mais, cria-se uma revolta entre os condôminos por se sentirem lesados e que todos os seus esforços para obtenção de verba poderia ter resultado em muitas outras melhorias.

Com uma contabilidade financeira eficiente, evita-se essas fraudes e muitos outros erros, o que leva uma melhor gestão de recursos e resulta em melhorias significativas em toda a estrutura.

Conclusão

A auditoria financeira pode ser a solução para a gestão mais eficiente de seu condomínio. Claro, deve-se recorrer a auditoria somente nos casos em que foram analisados as pastas de finanças e existem sinais evidentes de erros.

Pois do contrário, visto as pastas de finanças e não apresenta nenhum erro nas notas fiscais e de cálculos, não compensa buscar pelo serviço de auditoria financeira, até porque os custo desse serviço pode ser altos.

Organizar as finanças é fundamental para toda gestão administrativa, é o ponto chave para o progresso e bem estar de todo condomínio. Deve-se ficar sempre atento neste ponto para um controle consciente e eficaz.

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