Conhecer a rotina de um condomínio, atendimento aos condôminos, manutenção de equipamento, controles administrativos, entre outras particularidades. Não é uma tarefa fácil. E essas são repletas de responsabilidades para com o condomínio, sendo que muitas podem atrapalhar o desempenho na excelência dos serviços prestados.
A rotina de um síndico é repleta de tarefas e responsabilidades para com o condomínio. E essas muitas demandas diárias, podem atrapalhar o desempenho na excelência dos serviços prestados.
Pensando nisso que tal falarmos um pouquinho sobre Gestão do tempo e produtividade no trabalho?
Gerenciar o tempo não significa programar cada detalhe, mas sim administrar o seu tempo. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade.
Mas afinal de contas, o que é Gestão do tempo?
Atualmente muitos são os ladrões da nossa atenção: Redes Sociais, WhatsApp, E-mails sem fim, e como se já não bastasse as distrações tecnológicas, ainda temos as inúmeras interrupções no ambiente de trabalho: telefonemas e colegas que necessitam de nossa atenção.
Com isso, a perda de tempo é irreparável ao longo das nossas horas, dias e semanas. A partir disso, vem aquele velho indagação: “ Nossa, a hora passou tão rápido, não parei um minuto de trabalhar e não consegui terminar as minhas tarefas.
Isso pode gerar uma frustação, cansaço e acúmulos de tarefas. E isso apenas reforça a ideia de que você não tem controle do seu tempo.
A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas, por que ser produtivo não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas horas.
O que faz você perder o seu tempo?
Em um ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada colaborador gera para sua organização.
Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades.
Ao contrário, os negativos exigem que as prioridades sejam revistas.
É comum seguirmos rotina diária previamente estabelecida pelas metas a serem alcançadas. Porém, quantas vezes se da importância aquilo que queremos? Por isso, é de extrema importância prestar atenção naquilo que esta roubando o seu tempo.
Os desperdícios de tempo devem ser divididos em duas origens: autogerados e gerados pelo ambiente. Quantas mensagens de Whatsapp você têm recebido? Esses são desperdícios típicos da atualidade.
Já os desperdícios autogerados são mais fáceis de serem eliminados e basta um pouco de atenção para notá-los:
Desorganização
Seu ambiente de trabalho é funcional? Permite que você encontre tudo com facilidade?
Procrastinação
O quanto você adia as suas ações? Isso é algo comum, porém torna-se um problema quando impede o funcionamento normal de suas ações.
Incapacidade de dizer não
Pegar tudo para si e não saber falar não pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado. Gerando assim cansaço e por consequência menos produtividade.
Ladrões do tempo
Já parou para analisar quanto tempo você passa checando seus e-mails , mensagens instantâneas e redes sociais?
Desperdícios gerados no ambiente de trabalho são mais difíceis de serem eliminados, mas não impossíveis. Conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são um bom exemplo disso.
Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho ?
A partir do momento que você identificou tudo aquilo que desperdiça o seu tempo é hora de colocar a mão na massa. Há algumas práticas que podem ser executadas para melhorar sua produtividade.
Algumas pessoas não prestam atenção são os horários ao longo do dia no qual ela produz mais. Especialistas o chamam de horário nobre. É aquele período em que você sente que desempenha melhor as suas atividades.
Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas atividades que merecem mais atenção.
Planejamento de atividades e prioridades
Não é só planejar se não saber como executar. O “Sistema ABC de Prioridades, termo muito conhecido de um bom Gerenciador de Tempo.
O sistema é simples de ser aplicado, basta marcar uma letra para cada atividade de seu planejamento, sendo:
A – Aquela que precisa ser feita de imediato, de acordo com a sua prioridade
B- A que é importante, mas não precisa ser feita imediatamente
C- Aquela tarefa que deve ser feita
Caso você seja líder de equipe ajude os seus liderados a priorizarem suas atividades.
Possuir metas claras auxilia a não perder o foco e a visualizar o objetivo final de determina atividade.
Como fazer a gestão do tempo?
1- Diminua as distrações
Diminua o tempo com distrações como WhatsApp , Redes Sociais, entre outras.
Uma dica é desativar as notificações no celular e reservar um ou 2 momentos para fazer tais checagens.
2- Planejamento e Revisão Semanal
Tenha um momento para planejar suas atividades semanais, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.
3 – Faça uma agenda
É preciso ter uma agenda para que você consiga enxergar suas atividades diárias, semanais e até mensais.
Organize suas tarefas e o prazo que você tem para concluir.
Dicas: Google agenda, Trello, Bitrix24.
4 – Tire as pendências da cabeça
Por mais o cérebro seja uma ferramenta poderosíssima, para não perder tempo, anote-as – e escolha um momento para resolvê-las.
Essas pendências ficam ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e consome um tempo e energia danada.
5 – Não deixe para manhã o que você pode fazer hoje
Quando surgir uma pendência que vai levar um tempo curto, não procrastine. Caso tome um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário para cumprir a tarefa. Assim você consegue otimizar o seu tempo.
6- Tenha foco
Não faça várias coisas ao mesmo tempo, faça sempre uma coisa de cada vez.
É mesma coisa de dirigir e falar ao mesmo tempo, a sua atenção ficará dividida e alguma parte do que está sendo executado sai em desvantagem.
7 – Saiba priorizar
Saiba diferenciar o que é ou não urgente a ser executado naquele momento. Analise as suas tarefas do dia e siga a risca o seu planejamento.
8 – Seja gestor do seu próprio tempo
Preste atenção a famosa frase: Você tem um minutinho? Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho.
Esse prazo nem sempre é real, e pode consumir muito mais do seu tempo que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento.
Otimize o seu tempo e seja mais produtivo nas suas atividades do dia-a-dia!
