A gestão de documentos para um condomínio é praticamente a mesma que se aplica para as empresas em geral. O síndico tem a opção de guardar esses documentos com a administradora, mas na maioria dos casos, a guarda de documentos do condomínio é realizada no próprio condomínio, o que é mais recomendável.
O primeiro passo para que esses documentos fiquem bem guardados e organizados é separá-los em uma sala específica, com fácil acesso para todos os condôminos, mediante solicitação da chave.
Criar o hábito de organizar os documentos todo mês é a tarefa mais recomendada, pois evitará o acúmulo de papel e uma possível desorganização. Primeiramente, deve-se separar os documentos financeiros dos documentos trabalhistas, assim como os contratos com prestadores de serviços. Tudo isso deve estar sempre identificado e separado por mês, para garantir a boa organização.
Para quem não sabe, devem ser guardados durante 5 anos todas as DARFs de recolhimentos de tributos sobre a prestação de serviços realizados por terceiros, como Cofins, Contribuição Social (CSLL) e Pis. O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, em uma possível fiscalização.
Os documentos gerados pelo departamento pessoal são os que exigem mais atenção, e também são os de maior quantidade: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, DARF de IR descontado na fonte, guias de recolhimento de FGTS e INSS e as contribuições sindicais.
É importante também possuir cópias de todos os documentos, já que a tecnologia permite a microfilmagem e a digitalização de todos eles, o que pode garantir o resgate de comprovantes em uma eventual perda ou destruição dos originais.
A atenção aos prazos é muito importante
• DARF retenções (Pis/Cofins/IRF/CSLL): 5 anos
• DIRF: 5 anos
• Folha de Ponto: 5 anos
• GR Contribuição Sindical/Assistencial: 5 anos
• GPS: 5 anos
• Holerites e Recibos de Pagamento: 5 anos
• Recibos de Vale Transporte e Vale Refeição: 6 anos
• Extratos Bancários: 6 anos
• DARF Pis/Folha: 10 anos
• Formulário CAGED: 10 anos
• Pastas de Prestação de Contas: 10 anos
• Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico): 20 anos
• Laudo PPRA: 20 anos
• GFIP (FGTS-RE/GR): 35 anos
• RAIS: Indeterminado
• Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente
• Processos Trabalhistas: Permanente
• Prontuários de Funcionários: Permanente
• Dossiê (Convenção/Especificação): Permanente
• Livros de Atas de Assembleias: Permanente
• Orçamentos/Contratos de Obras: Até o final das garantias
• Plantas do Condomínio: Permanente
Organizar os documentos do condomínio, portanto, é uma tarefa muito importante no dia a dia e, dessa forma, o síndico deve ter uma rotina bem organizada.
Organização dos documentos
Organizar os documentos em pastas diferentes é muito importante para que os documentos sejam encontrados posteriormente. Sendo assim, a organização dos documentos do condomínio deve seguir uma ordem e uma lógica. Os documentos referentes à RH devem estar todos organizados em um local, assim como livros de atas de assembleias em outro, e assim por diante.
Além disso, da mesma forma que é necessária a criação de um banco de dados sobre os fornecedores (veja aqui nosso post sobre o assunto), é muito importante que seja elaborado um banco de dados com o conteúdo das pastas, de preferência, com a numeração de cada uma.
Afinal de contas, deve-se pensar que haverá a troca de síndicos. E a organização do condomínio deve ser planejada para que qualquer pessoa que assuma o cargo consiga encontrar todos os documentos que lhe forem solicitados.
Digitalização de documentos
Outro fato importante para a organização do condomínio é em relação à digitalização de documentos. Existem diversas empresas com serviços especializados, a fim de diminuir a quantidade de papel acumulado e também com o intuito de aumentar a vida útil dos registros. O cruzamento do banco de dados com os documentos digitalizados é o topo do trabalho da guarda de documentos do condomínio.
A facilidade com que qualquer documento poderá ser achado será um bem para o condomínio, que só tem a ganhar com a informatização e organização de seus documentos. A eficiência na gestão do condomínio também será afetada positivamente, pois quem quer que assuma o cargo de síndico terá em mãos um condomínio totalmente organizado e à frente de seu tempo.
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