A manutenção condominial é um dos pontos mais importantes da gestão do edifício. Manutenções periódicas diminuem dor de cabeça, grandes gastos e principalmente acidentes.
Segundo a NBR-5462 há três tipos de manutenção: Manutenção Preventiva, Manutenção Corretiva e Manutenção Preditiva. O que irá definir qual tipo e quando usar é a estratégia de manutenção adotada para manter a disponibilidade e confiabilidade dos equipamentos e estruturas.
A manutenção preventiva tem como objetivo prevenir os problemas, ou seja, é feita a partir de uma programação e um cronograma com ações que além de evitar falhas, aumenta a vida útil dos equipamentos e estruturas. O “gatilho” para fazer a manutenção é: intervalos predeterminados, critérios específicos e redução da probabilidade de falhas. Grande parte das pessoas acham que essa é a manutenção com melhor custo/benefício, mas, não é. Esse tipo de manutenção custa em média 3 vezes mais que a manutenção preditiva. Ela aplicável em apenas 11% dos equipamentos, pois, traz resultado apenas nos equipamentos onde as falhas que estão relacionadas diretamente com a sua idade e em 89% as taxas estão relacionadas com a condição de operação.
Segundo a Norma NBR-5462, a Manutenção Corretiva é a manutenção efetuada após a ocorrência de uma falha (ou pane), destinada a recolocar um item em condições de executar uma função requerida, ou seja, repara problemas e falhas já apresentados nos materiais. É feita sem planejamento, toma mais tempo, traz mais prejuízo e na maioria dos casos envolve atividades extremas, como substituir peças danificadas ou desgastadas.
Já a manutenção preditiva tem como objetivo antecipar qualquer problema para reduzir os custos e consiste em verificar regularmente os aparelhos e estruturas do condomínio, ou seja, prevê o tempo de vida útil dos componentes das máquinas e equipamentos e como fazer para que esse tempo de vida seja bem aproveitado. Alguns dos principais objetivos dessa manutenção são: aproveitar a vida útil total dos componentes e de um equipamento; reduzir intervenções de corretiva; impedir o aumento de danos; eliminar desmontagens desnecessárias; determinar antecipadamente a necessidade de serviços de manutenção numa peça ou componente específico de uma máquina ou equipamento;
Além de áreas comuns como salão de festas, estacionamentos, playground, quadras poliesportivas, piscinas, etc., a manutenção dos elevadores, dos sistemas de combate a incêndio, dos para-raios, das instalações elétricas, hidráulicas e de gás do prédio…. A responsabilidade da manutenção do prédio é do síndico e por isso cabe a ele fazer com que todos as áreas e equipamentos estejam em perfeito estado e funcionamento.
Pensando nisso, listamos 5 erros (bem comuns!) que não devem ser cometidos durante a manutenção das instalações e equipamentos do condomínio.
Erro 1 – Fazer a manutenção corretiva emergencial
Há dois tipos de manutenção corretiva: a manutenção corretiva emergencial e corretiva programada. Essa última é realizada para eliminar a falha potencial antes que ela se torne uma falha funcional. Se a falha potencial não trouxer riscos à segurança ou qualidade, ela poderá ser programada para ser eliminada no momento em que for mais oportuno para empresa. Seja por questões de produção, custo, disponibilidade de materiais ou mão de obra.
Já a atividade de manutenção emergencial visa corrigir as coisas que já estão quebradas ou que não estão funcionando muito bem, não é indicada para estratégia principal, pois, há um alto custo financeiro e um alto impacto nas atividades do condomínio. Nesse caso, o equipamento em que decide quando a manutenção será feita.
Existem algumas razões típicas que causam falhas nos aparelhos, como: não substituir peças gastas, falta de lubrificação nos equipamentos e indiferenças às pequenas falhas e o reparo de emergência e falhas de serviço são alguns exemplos da manutenção corretiva.
Esse tipo de correção é bastante limitado pois, geralmente os problemas acontecem em momentos inapropriados que podem atrapalhar o cronograma do condomínio, o tempo de inatividade daquele aparelho/serviço pode ser bastante alto por causa da indisponibilidade de mão de obra e há grandes chances de acidentes.
Erro 2 – Não seguir o cronograma de manutenção
O cronograma de manutenção é uma atividade de gerenciamento de riscos e tem como função diminuir a quantidade de manutenções emergenciais que acabam custando muito caro, mas, não adianta nada fazer esse cronograma e não cumprir, né?
Esse cronograma pode ser desenvolvido entre o síndico, uma comissão de condôminos e um profissional especializado e pode ser colocado em prática pelo zelador ou por uma empresa especializada.
Esse cronograma pode ter os seguintes tópicos: limpeza, elevadores, parte hidráulica, fechaduras, jardim, fachadas, impermeabilização das lajes e pode ser desenvolvido nas mais variadas frequências, desde atividades diárias, semanais, quinzenais mensais ou anuais.
Nesse documento é importante que tenha: descrição da atividade; prazo e quem vai realiza-la; previsão do tempo disponível e necessário para realizar a tarefa; qual será o tipo de manutenção; nível de criticidade; status da realização (planejado, em andamento, pronto); definição de horários que essa atividade será feita para não haver interferências. Outro ponto importante é deixar um espaço para colocar o tipo de material que foi utilizado e quais intervenções foram feitas.
Durante a sua realização defina prioridades, horários adequados para a manutenção, responsáveis pela realização e desenvolva também um documento para o acompanhamento do serviço, com os seguintes tópicos: data da manutenção e do próximo reparo, horário e profissional que realizou, peças utilizadas, qual foi o custo do ajuste e problemas ou possíveis defeitos que foram encontrados.
Ao definir os responsáveis para a atividade faça uma reunião com eles e explique os pontos e prazos, seja transparente e entenda o que será necessário para fazer determinado ajuste. Por mais que você esteja querendo organizar a manutenção do prédio, é importante ouvir a opinião de quem estará executando o serviço, pois, muitas vezes imaginamos que aquele conserto ou reparo será algo rápido e acaba demorando horas e consequentemente atrasando todo o planejamento.
Erro 3 – Negligenciar os problemas de manutenção
O síndico é responsável pela preservação de toda a estrutura do condomínio e por isso, quaisquer incidentes comprovados por falta de manutenção/negligência do síndico e do condomínio podem ser indenizados judicialmente, pois, o condômino paga uma taxa de manutenção para manter a funcionalidade do edifício.
A partir disso, é importante seguir o passo a passo do cronograma de manutenção e não se descuidar dos prazos de cada reparo que precisa ser feito.
Erro 4 – Não ter um banco de dados
Manter um banco com os dados da rotina predial, datas de manutenção, observação sobre os equipamentos é extremamente importante, pois, você consegue visualizar em que ponto cada aparelho precisa de manutenção e para comprovar o que já foi realizado e ter uma sequência do que será feito posteriormente.
Você pode desenvolver relatórios padrão com checklist para cada área ou equipamento que for inspecionado, quanto vai custar, quem é o responsável, se algum material precisará ser comprado, se é um serviço mecânico ou elétrico.
Erro 5 – Não contratar empresas especializadas
Contratar mão de obra qualificada para resolver o problema é extremamente vantajoso, pois, o profissional entende do que está fazendo e estará comprometido para fazer o melhor possível.
Uma alternativa super segura para achar bons profissionais é fazer uma pesquisa de mercado, buscar referências e procurar indicações. Ao escolher o fornecedor entenda se os objetivos da empresa estão alinhados com os do condomínio, os prazos e as entregas serão cumpridos e a transparência do profissional, pois, é importante que ele seja honesto quanto ao tempo de atuação e forma de solucionar problemas.
Além disso, é importante que o síndico esteja atento aos seguintes pontos: documentação e alvarás exigidos para a função, se seguem as normas da ABNT e das regulamentadoras de Saúde e Segurança do Trabalho e se estão registradas nos órgãos competentes, regularidade fiscal, qualificação técnica, experiência, laudos específicos, garantias civis e trabalhistas e funcionários devidamente registrados e se possuem seguro de vida.
Uma dica importante é não depender somente de um fornecedor, mesmo que você já tenha escolhido um de confiança, tenha um plano B para evitar problemas com prazo, entrega, qualidade ou interrupção abrupta de contrato.
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