Você acabou de assumir o cargo de síndico e nunca nem ouviu falar sobre o dia a dia na administração do condomínio? Que tal algumas dicas para os passos iniciais do síndico?
Poucas pessoas possuem a aptidão e a real vontade de se tornar síndico. Afinal, muitas críticas e problemas surgem pela frente de quem tem como missão deixar o condomínio sempre em ordem. E mais do que isso, o grande desafio é saber lidar com os condôminos e suas necessidades e exigências. Se você entrou agora nesse mundo desconhecido, temos algumas dicas de como começar com o pé direito.
Informe-se sobre as funções do síndico
Comecemos pelo básico, item que geralmente é ignorado… Os passos iniciais do sindico são, no primeiro momento, saber quais são as funções do síndico. Suas competências são as seguintes (Fonte: Art. 1348 do código civil):
1. Realizar a convocação da assembleia dos condôminos e prestar contas a ela, sempre que necessário;
2. Representar o condomínio, praticando os atos que forem necessários aos interesses dos condôminos;
3. Dar cumprimento à convenção do condomínio, o conjunto de normas internas que o regem;
4. Prestar conhecimento à assembleia sobre a existência de procedimento judicial ou administrativo;
5. Administrar a conservação e a guarda das áreas comuns;
6. Contratar e zelar pela boa prestação de serviços de terceiros;
7. Montar anualmente o orçamento de despesas e receitas do condomínio;
8. Cobrar as multas e zelar para que os condôminos paguem suas quotas em dia;
9. Realizar o seguro obrigatório da edificação.
Organize-se e determine tarefas diárias
Entendidas as funções, vamos colocar a mão na massa. Agora será muito importante checar como andam as contas do condomínio e definir as prioridades, analisando o que foi deixado pela gestão anterior. Reunir-se com o síndico antigo será muito importante, tanto para receber a documentação, quanto para entender a situação atual. Conversar com a administradora e com seus conselheiros também é uma tarefa que deve ser levado em conta logo de cara.
Cheque se os seguros obrigatórios estão contratados e em dia, se o cadastro do CNPJ do condomínio está ok e se a certificação digital está válida. Analise os contratos de terceiros e veja se há alguma pendência deixada para trás, como algum prestador de serviço, por exemplo.
Faça também uma inspeção juntamente ao zelador para avaliar o estado geral do condomínio, como áreas comuns, elevadores, marquises, caixas d’água, para-raios e outros equipamentos. Informe-se também a respeito de normas de segurança e prazos das manutenções. Não se esqueça de se informar sobre possíveis vazamentos e infiltrações e também sobre o estado da manta asfáltica.
Analise se existem ações em andamento, tanto para a cobrança de débitos em atraso referentes a obrigações condominiais, que podem gerar receita, quanto para o pagamento de despesas com ações trabalhistas, que podem esvaziar o caixa.
Nesse momento, é importante também reunir-se com os funcionários e terceirizados, para conhecer quem trabalha no dia a dia do condomínio.
Planeje o que vem pela frente
Tendo em mãos todas as informações necessárias, será essencial planejar como será sua gestão nos próximos dois anos, estabelecendo metas e objetivos. Você pode também realizar estudos para diminuir gastos de contas, como água e luz e fazer a projeção de fluxo de caixa para possíveis melhorias.
Tenha sempre visível os prazos para realização de manutenções e normas obrigatórias. Estabeleça uma rotina diária, de forma a não deixar tarefas acumuladas e a desorganização de documentos. São muitas questões todos os dias que o síndico vai ter que resolver. Organização, portanto, será imprescindível.
Estude e tenha a administradora como parceira
Administrar um condomínio residencial têm sido uma tarefa cada vez mais desafiadora. Com o aumento dos condomínios-clube, o trabalho do síndico ficou cada vez mais complexo. Nesse contexto atual, é interessante que o síndico esteja sempre atualizado. Existem vários cursos atualmente focados para o síndico. Não hesite em fazer um deles e coloque-se sempre à frente. Nesse post, temos outras dicas para ser um síndico de destaque.
Outro ponto importante é a parceria com a administradora. Ela será vital para o sucesso do síndico e para a implantação das melhorias do condomínio. O dia a dia sem uma boa administradora também será muito complicado. Veja nosso artigo que fala da importância da administradora do condomínio.
Não pise no tomate
Você deverá saber de cor a convenção e o regulamento do seu condomínio e ter um bom entendimento da Lei dos Condomínios. Nesse momento, ter a administradora por perto vai lhe ajudar novamente.
Aprove sempre as obras que exijam aprovação da assembleia. Alguns síndicos se enrolam porque querem resolver logo assuntos que devem ser obrigatoriamente aprovados com antecedência.
Tenha sempre paciência com os colaboradores e seja solícito com os condôminos. E se quiser mais algumas dicas, leia nosso outro post “6 dicas para ser um síndico de destaque”.
Mãos à obra e que venham os desafios!
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Artigo originalmente postado em 20/05/2016 e revisado e atualizado em 09/05/2017.
