Quando se fala em comunicação interna no condomínio, a primeira pergunta é como criar uma? O síndico é o principal responsável por fazer tudo fluir dentro do conjunto de moradias verticais, essa é uma tarefa repleta de obstáculos e dificuldades, onde muitos síndicos não sabem por onde começar ou como desenvolver o ambiente do local.
Afinal, é preciso atender um grupo diversificado de indivíduos com interesses não apenas diferentes, com estilos de vida e horários muito variados e que muitas vezes possam vir a entrar em conflitos.
A comunicação interna em condomínios é, muitas vezes, uma das maiores dificuldades que um síndico pode encontrar, ele primeiramente tem que entender o publico ao qual ira construir e direcionar a comunicação, desenvolvendo uma estratégia a partir de diversos fatores.
Entretanto, como você vai ver aqui, uma estratégia de comunicação pode se tornar uma grande aliada importante e valiosa para a sua gestão que acaba por permitir que os próprios moradores evitem pequenos atritos entre eles, uma vez que se conhecem e constroem o sentimento de empatia, é algo muito necessário para construir um ambiente agradável e construir espaços para o diálogo.
Pensando em como auxiliar o desenvolvimento desses mecanismos de comunicação entre administração e moradores preparamos um passo a passo para que você conheça algumas das alternativas para a comunicação interna em condomínios e as vantagens e possibilidades de cada uma.
Entre opções modernas ou mais tradicionais, colocá-las em prática no condomínio vai gerar espaços importantes para que o síndico e para os moradores aprimorarem a comunicação e a resolução de conflitos.
Assembleias
Realizar assembleias de forma constante é uma excelente maneira de utilizar a comunicação interna para solucionar problemas do condomínio, pautas podem ser abordadas nesses encontros mensais, neste mesmo evento os moradores podem ser ouvidos e todos os problemas do mês vigente podem ser colocados em pauta e a partir disso desenvolver a forma como o mesmo será resolvido.
Esses encontros, quando bem organizados, oferecem um espaço para que todos tenham o direito de expressar suas opiniões. Assim, é possível prevenir conflitos e chegar a um ponto em comum em relação aos assuntos que estão em pauta, o síndico tem que manter o controle sobre o dialogo a todo momento para que os próprios moradores não se exaltem e a situação que poderia ser resolvida se agrave.
Se o objetivo é a integração e solução de problemas para que isso aconteça, é fundamental que haja organização e planejamento antes e durante as assembleias. Caso contrário, você vai transformar uma excelente oportunidade em uma discussão longa, cansativa e que não leva a lugar nenhum.
Tenha uma pauta bem definida com os assuntos relevantes para o encontro, organize as falas para que todos possam ter sua vez e leve tudo o que foi dito em consideração para tomar as devidas ações, nenhum morador pode sentir que não esta sendo ouvido ou que não tem voz perante aos demais moradores, um síndico que presa pelo ecossistema de seu condomínio faz com que todos se sintam iguais perante a administração, sem privilégios.
Outra opção para aproveitar o momento e solucionar alguns pontos de forma rápida, que tal aproveitar as próprias assembleias para debater a questão da comunicação interna? Ninguém melhor do que os moradores para dizer quais são os meios de comunicação mais utilizados por eles e trocar ideias sobre os formatos interessantes e úteis para o condomínio.
Dessa forma a administração consegue selecionar e filtrar, o que será útil para atingir o objetivo desejado e distinguir o meio que não será útil para melhorar a comunicação, a partir dessa breve pesquisa o plano de comunicação interna pode começar a ser desenvolvido.
Além disso, em meio às outras obrigações da gestão e à rotina corrida dos condôminos, é interessante definir uma periodicidade fixa para a assembleia, para que todos os moradores possam organizar suas agendas e estarem sempre presentes, tudo que não tem um planejamento com antecedência prejudica o morador que não pode estar presente.
Por exemplo, toda primeira segunda-feira do mês ou todo dia 10. Com isso, cada um pode colocá-la em sua agenda e se organizar para comparecer, assim a gestão também garante que a comunicação será transmitida a todos com eficiência.
Murais
Instalar murais em pontos estratégicos e de alta circulação do condomínio ,como o hall de entrada, a garagem e a área dos elevadores proporciona um espaço para fazer anúncios e lembretes, além de divulgar um conteúdo formal da gestão. Visando que o morador sempre irá passar por esses pontos, mas ainda assim o local não possui garantia de que a mensagem realmente será absorvida.
Enquanto isso, mediante autorização dos gestores, os moradores podem colocar ali suas próprias informações, como serviços, vendas ou eventos, afim de incentivar uma comunicação interna de morador pra morador não somente condômino e administração.
Aproveite os murais para divulgar notícias e outros conteúdos sobre a vida no condomínio. Isso vai atrair os olhares dos moradores e chamar a atenção para a importância dessa ferramenta de comunicação, além de criar uma sensação de pertencimento.
Pequenas notas sobre o que foi discutido na última assembleia, fotos de uma festa dos condôminos ou informações sobre a inauguração de um novo espaço de lazer são ótimas dicas para utilizar bem esse espaço, os morais devem ser utilizados e incentivados, e também devem ser uma ferramenta de comunicação para todos trocarem e passarem mensagens e informações.
Dessa forma, você garante que a maioria das pessoas vai dar atenção para o conteúdo dos murais. Sendo assim, você pode incluir dicas importantes, como maneiras de conservar as áreas comuns e a infraestrutura do condomínio. Até mesmo divulgar eventos que também serão uma parte da estratégia de comunicação.
Para manter a relevância do espaço, é fundamental atualizá-lo regularmente com conteúdos novos e retirar as informações antigas ou obsoletas, nunca deixe um aviso por mais tempo que 30 dias, se manter o fluxo de avisos novos o morador irá saber que sempre terá novas informações e ficara atento para as mesmas.
Aproveitar os recursos tecnológicos e digitais disponíveis atualmente é uma ótima maneira de trazer dinamismo e praticidade para a comunicação interna. Mas todo método que for adotado deve ser estudado com antecedência e o lago positivo e negativo tem que ser lavado em conta.
Muitos assuntos do dia a dia do condomínio são importantes e devem ser debatidos, mas nem todos precisam tomar espaço em uma assembleia, para isso o WhatsApp pode realmente ajudar na comunicação interna funcionando basicamente como um moral de aviso instantâneo.
Mas vamos supor que o grupo do condomínio seja muito movimentado e que alguns moradores não consigam acompanhar o dialogo frequente, seja por motivos de trabalho ou a demanda de tarefas, sendo assim vamos imaginar que o sindico tenha que enviar um comunicado de ultima hora e opte por enviar no grupo.
A mensagem irá se perder e uma parte do publico que deveria ser avisado não irá conseguir ver essa mensagem importante. Esses são alguns pontos que devem ser levados em consideração e na criação do grupo a administração deve informar como será a dinâmica de uso do grupo e para qual finalidade ele irá servir, desta forma filtrando os assuntos e deixando os mais relevantes para todos.
Em contra partida grupos do WhatsApp são excelentes para conversas informais e rápidas sobre temas diversos. Por outro lado, apesar de ser um ambiente descontraído, o grupo ainda assim deixa o que foi dito registrado, o que é muito importante.
Além de dúvidas e comentários rápidos, o WhatsApp pode ser utilizado para enviar lembretes para os moradores sobre datas de encontros, regras, mudanças etc., para fazer pronunciamentos urgentes ou que precisam ser resolvidos rapidamente.
E-mails
Envie e-mails esporadicamente para divulgar novas legislações ou compartilhar a ata das assembleias com os condôminos. Eventualmente, esse meio pode ser utilizado também para lembretes ou divulgação de conteúdo, como fotos ou vídeos relacionados à gestão e ao condomínio.
Entretanto, muito cuidado! Todo mundo tem um endereço de e-mail, mas cada pessoa recebe uma dezena de mensagens por dia. E alguns dos moradores podem facilmente ignorar os e-mails, não teste a paciência dos condomínios essa ferramenta deve ser utilizada com muito bom senso.
Se você quer que seus e-mails sejam lidos por todos os destinatários, não abuse dos envios. Se os moradores perceberem que você só manda mensagens irrelevantes, repetitivas ou com muita frequência, eles vão parar de abrir seus e-mails e seu trabalho será em vão.
Envie apenas conteúdo relevante e que necessita da atenção dos moradores e os mesmos são peças chaves para oque será executado, nenhum outro tipo de aviso que poderia ser colocado no mural ou enviado no WhatsApp deve ser enviado por e-mail, algumas ferramentas de comunicação são mais importantes que outras e exigem uma utilização mais consciente.
Redes Sociais
As redes sociais podem ser utilizadas como ferramentas, assim como grupos podem ser criados para que gere uma integração entre todos os moradores. O facebook atualmente é uma ótima ferramenta de comunicação por permitir a criação de grupos privados onde todos os condomínios possam inseridos e o podem tanto conversar entre si como também receber mensagens e informes da administração.
A alta utilização dessa rede social faz com que a mensagem seja entregue com eficiência para os moradores do condomínio, isso otimiza o tempo que seria gasto para que todos recebam a mensagem passada pela administração e também permite o contado do morador diretamente com a administração, assim facilitando a resolução de alguns problemas simples.
Todos os meios de comunicação podem facilitar muito a vida do síndico e dos moradores, mas todos devem ser utilizados com muita responsabilidade e consciência para que a disponibilidade de ferramenta não fracasse ou não seja aproveitada pelos moradores ou administração.
Para isso todas devem possuir regras de utilização e cada ferramenta será utilizada para a veiculação de um determinado tipo de mensagem para que os próprios moradores saibam que se a mensagem foi enviada ela é muito importante.
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