Compreenda quais as formas de comunicação em condomínios mais eficientes

Compreenda quais as formas de comunicação em condomínios mais eficientes

A comunicação é algo essencial para o ser humano e com este pensamento o síndico deve conhecer quais as formas de comunicação em condomínios, pois são inúmeras as vantagens de estabelecer uma boa comunicação, já que podem evitar diversos problemas.

Conhecer as formas de comunicação disponíveis em condomínios é a chave para uma gestão qualificada, é de extrema importância que o síndico saiba valorizar uma boa comunicação, não só com os funcionários, mas principalmente com os condôminos, estabelecer uma boa relação com todos os usuários do condomínio deve ser uma das prioridades do administrador do condomínio.

Para entender a importância deste assunto para condomínios confira a matéria produzida pelo Oglobo – Cuidados com comunicação condominial evitam ações judiciais.

Condomínios prediais por se tratarem de um espaço compartilhado, ou seja possuem diversos usuários, é extremamente complexo a organização e a comunicação facilita a orientação e gestão dessas pessoas, o síndico deve saber exatamente como utilizar os recursos ao seu favor, para instruir a todos do condomínio.

Preparamos um conteúdo essencial para qualquer síndico, confira – Dicas para a administração do condomínio

Pensando nessa importância e sabendo o quanto nossos leitores buscam por melhorias em seu condomínio, pensamos em elaborar um artigo aprofundado sobre quais as principais formas de comunicação em condomínios. A ideia é que possamos deixar claro como uma comunicação rápida e eficiente pode aumentar a qualidade de vida de todos os usuários.

Neste artigo você encontrará os seguintes assuntos:

• Do que se trata comunicação em condomínios prediais

• Quais as formas de comunicação em condomínios?

• Quais os benefícios de uma boa comunicação?

• 5 dicas para aumentar a eficiência da comunicação

Cada vez mais as pessoas têm demonstrado suas opiniões e assim fica claro quanto a insatisfação quanto a serviços, assim também ocorrem em condomínios prediais, a falta de comunicação do gestor do condomínio com os outros usuários, afeta diretamente todo o ambiente, por isso ressaltamos a importância deste artigo principalmente para os síndicos.

Foi criado um paradigma que deve ser quebrado, que o síndico é aquela pessoa antipática e nada sociável, que por vezes se trata de alguém antiquado, este tipo de pensamento deve ficar para trás, cada vez mais os síndicos buscam por novas ferramentas para se relacionar com os moradores do condomínio.

“O aumento de síndicos profissionais no mercado, têm aumentado também a satisfação e o vínculo com os moradores, saiba mais sobre o assunto abaixo.”

Do que se trata comunicação em condomínios prediais

Existem diversas formas de comunicação em condomínios prediais, desde a comunicação obrigatória, ou seja os componentes de segurança, como: placas de saídas de emergências e localização de equipamentos de segurança, até o quadro de avisos do condomínio.

“É de responsabilidade do síndico zelar pela comunicação interna do condomínio, visando que toda e qualquer mensagem seja divulgada e disseminada de forma rápida e coerente.”

Cada condomínio e gestor pode dar preferência a meios de comunicação diferentes, mas todos devem possuir o mesmo objetivo, transmitir a mensagem de forma sucinta, rápida e coerente, não importando a mensagem, ela deve ser passada ao maior número de usuários do condomínio.

Os meios de comunicação em condomínios são diversos, desde escritos à visual, mas todos devem passar uma mensagem clara e completa. Fonte da imagem: www.pixabay.com

É importante que todos os usuários entendam o quanto uma informação disseminada no condomínio pode impactar na vida de todos, o síndico deve estar atento à como as mensagens têm sido passadas ou repassadas, para evitar transtornos que uma fofoca ou boato pode gerar.

Fofocas e informações incoerentes podem se espalhar pelo condomínio é ideal que o síndico saiba como agir nestas ocasioões, confira este nosso artigo – Os conflitos no condomínio e o papel do síndico

Assim ao longo do texto descrever as principais formas de comunicação em prédios, continue lendo nosso artigo para saber mais sobre o assunto.

Não só o síndico, mas todos os funcionários internos e até os moradores, devem estar atentos aos comunicados internos do condomínio, pois através deles são disseminados informações sobre:

• Eventos para confraternização

• Serviços que serão realizados

• Empresas que realizarão reuniões

• Assembléias

• Regras do condomínio

• Orientações quanto à conduta

Para aumentar a eficiência da comunicação é necessário que os usuários estejam atentos aos locais onde são utilizados para a disponibilização principalmente de comunicados impressos, um dos principais problemas é a falta de engajamento dos moradores quanto aos comunicados passados pela administração ou síndico.

“Os usuários do condomínio devem se atentar também para que denunciem qualquer tipo de vandalismo aos componentes de comunicação do edifício, pois isso pode acarretar em prejuízos não só material.”  

O ideal é que os moradores conheçam seus direitos e deveres, assim devem zelar pela infraestrutura do condomínio e o síndico deve garantir que o clima amistoso seja mantido entre os usuários, não permitindo que ocorram fofocas e mensagens incoerentes se disseminem no condomínio.

Quais as formas de comunicação em condomínios?

A cada dia temos mais acesso a meios de comunicação e novos surgem, a tecnologia tem facilitado a disseminação de informações, isso têm pontos positivos e negativos, já que da mesma forma que auxiliam na propagação de uma mensagem boa, também facilita a de mensagens incoerentes, como fofocas, que podem prejudicar e se tornar algo extremamente sério.

É pensando na importância da disseminação de informação e no aumento da eficiência da comunicação, que vamos descrever as principais formas de diálogos em condomínios. O síndico deve saber exatamente onde e como utilizar cada uma das ferramentas que ele têm a sua disposição.

“O conhecimento dos usuários do condomínios e os meios de comunicação internos que eles tem acesso é fundamental para garantir o engajamento.”

Além dos meios de comunicação tradicionais, como o quadro de avisos que a maioria dos condomínios possuem, o síndico deve entender que existem outras formas, assim vamos descrever os principais recursos que os condomínios prediais têm utilizado.

O síndico deve ter conhecimento e domínio dos meios de comunicação que ele pode utilizar para veicular as informações do condomínio. Fonte da imagem: https://pixabay.com/

Vamos citar 4 das principais formas de comunicação em condomínios prediais:

Comunicados impressos – Esta forma é a mais comum e a mais tradicional em condomínios, os comunicados impressos podem ser fixados principalmente em um quadro de avisos, é recomendável que este fique bem visível, assim seria ideal que fosse colocado em uma das áreas de uso comum do condomínio, como o hall de acesso as unidades habitacionais.

Veja nosso artigo para saber como tornar mais eficiente a comunicação interna do condomínio –  Melhorando a Comunicação Interna no Condomínio

As áreas de circulação devem ser utilizadas para a fixação de comunicados, pois o número de pessoas atingidas pela comunicação será muito maior, tornando mais eficiente, como por exemplo os estacionamentos, de preferência próximos aos elevadores.

“Além disso o síndico pode aproveitar os espaços dos elevadores para a inserção de avisos com maior urgência e que precisam ser disseminados para todos os moradores, a taxa de engajamento é muito maior em comunicados fixados nestes equipamentos.”

Outra forma de utilizar comunicados impressos, são através de cartas, esse recurso é orientado a utilização quando se trata de uma comunicação mais direcionada, como: advertências, multas ou para informar aos condôminos as decisões que foram tomadas para o condomínio.

Diálogos – O síndico não deve dispensar o poder de uma conversa, quanto mais o síndico for cordial e acessível, maior será a satisfação dos condôminos quanto a sua gestão, ser simpático só trará benefícios ao síndico.

Por muitas vezes o síndico pode ser parado nas dependências do condomínio por algum morador, é recomendável que ele responda as indagações no momento, postergar a resposta apenas para manter a burocracia, pode fazer com que gerem boatos e consequentemente, maiores problemas ao condomínio e o síndico.

Vale ressaltar que os moradores também devem ter conhecimento da importância dos meios oficiais de comunicação, como comunicados e reuniões, é necessário que se for um problema de interesse comum, seja comunicado apenas em assembleias, já se for algo específico, apenas um diálogo pode resolver.

Assembleias e reuniões – Muitos condomínios olham estas duas atividades como cansativas e fúteis, porém é de extrema importância, o síndico deve garantir o maior engajamento possível, pois cada opinião é válida. São nas reuniões e assembleias que problemas são debatidos, solucionados e decisões são tomadas.

Quer saber Como organizar boas reuniões no condomínio ? Basta clicar aqui.

O ideal para a utilização desta forma de comunicação é que sejam convocadas apenas assembleias e reuniões relevantes, que estas sejam feitas com uma certa cadencia, que varia da necessidade de cada condomínios, é de responsabilidade do síndico identificar esta necessidade e estabelecer um período, para que seja algo constante e mantenha a regularidade.

Para garantir o engajamento é necessário que as pautas sejam bem definidas e que com antecedencia, além disso elas não devem se estender, assim garantem a participação da maior parte dos moradores.

Mídias digitais – As mídias digitais vieram para facilitar o relacionamento e o síndico não só pode, como deve estar presente nelas, assim garantindo maior eficiência em seus comunicados, a utilização do email e de aplicativos como whatsapp facilitará a disseminação da informação.

Se quiser se aprofundar ainda mais sobre o assunto veja – 8 meios de comunicação que todo síndico deve usar

Além disso é uma ótima ferramenta para assegurar o engajamento dos moradores, proponha em seu condomínio que seja criado um grupo do condomínio, facilitará a resolução de pequenos problemas encontrados por moradores, ressaltamos a importância do síndico responder de forma rápida aos questionamentos.

Veja a seguir quais os benefícios de uma boa comunicação para os condomínios prediais!  

Quais os benefícios de uma boa comunicação ?

São muitos os benefícios que uma boa comunicação pode trazer, antes de listarmos aqui os principais deles, vamos estabelecer o que seria comunicação qualificada’ – “Uma boa comunicação é direta e transmite a informação de forma completa, quanto mais rápida a mensagem chegar, mais rápida será a resposta e facilitará sua disseminação.”  

Descubra 6 ferramentas para melhorar a comunicação no condomínio neste link do site do pessoal da Condlink.

A comunicação do condomínio para se tornar eficiente deve ser sucinta e com uma linguagem dinâmica, é necessário que seja empregado um vocabulário usual, linguagem culta pode dificultar o entendimento da informação e consequentemente dando espaço para uma interpretação errônea.

Vamos listar as principais benesses que a comunicação efetiva trará para o seu condomínio:

• Melhor relacionamento entre síndico e moradores;

• Maior satisfação quanto a gestão do síndico;

• Resolução de problemas de forma mais efetiva e rápida;

• Preservação do clima amistoso no condomínio.

• Maior engajamento e participação dos usuários quanto às decisões tomadas.

A partir da implementação de uma boa comunicação será perceptivel o maior envolvimento dos moradores nos eventos do condomínio, sejam eles de confraternização ou assembléias, além disso diminuirá e muito o número de conflitos e reclamações ao síndico.

Saber quais os tipos de comunicação utilizar e decidir pelas que suprem as necessidades do condomínio, trará maior união e manterá o clima amistoso entre os moradores. Fonte da imagem: https://pixabay.com

Uma comunicação eficiente e uma maior acessibilidade ao síndico, aumentará a confiança dos moradores em sua gestão, mostrando uma administração qualificada e transparente. O segredo para um bom relacionamento entre síndicos e moradores é o vínculo criado entre os dois, para isso o síndico deve permitir uma aproximação e estar disposto a ouvir o que os condôminos tem a dizer.

Quer saber mais sobre a importância da comunicação em condomínios? Então confira essa postagem da Super condomínios – Qual a importância da comunicação em condomínio?

5 dicas para aumentar a eficiência da comunicação

Para auxiliar você neste desafio, que é garantir uma comunicação mais eficiente, além de discorrer quais são as formas de comunicação em condomínio, iremos listar aqui 5 dicas imperdíveis, para você colocar em prática, são elas:

• Tempo de resposta: O síndico deve se atentar ao tempo de resposta às mensagens recebidas, principalmente através das mídias sociais, até mesmo aos pedidos pessoalmente.

“Quanto menor o tempo de resposta, mais demonstra a preocupação do síndico em sanar os problemas dos condôminos, diminuindo as fofocas geradas.”

• Linguagem coloquial: O administrador do condomínio deve entender qual linguagem utilizar em cada meio de comunicação, utilizar uma linguagem formal pode dificultar o entendimento da mensagem.

“A idéia é facilitar a disseminação e o entendimento da mensagem, assim o síndico deve deixar de lado formalidades e se atentar a comunicação correta e coerente.”

• Posição estratégica de comunicados: A decisão de onde colocar o quadro de aviso e os comunicados do condomínio, impacta diretamente no engajamento dos condôminos e no número de pessoas que visualizam as mensagens.

“As áreas de circulação e os elevadores devem ser prioridades para mensagens importantes, o intuito é que o máximo de moradores se atentem aos comunicados internos.”

• Utilização de mídias digitais: Utilizar as redes sociais é um ponto extremamente importante, pois aumenta a eficiencia da comunicação e a acessibilidade a informação.

“Utilizar as redes sociais como meio de propagação de informação é ideial em condomínios, aumentando a eficiência e engajamento, diminuindo a insatisfação de moradores.”

• Incentivar o engajamento: O síndico com uma certa cadência deve levantar o debate sobre o engajamento e realizar campanhas, é necessário que todos os usuários participem das reuniões, assembleias e outros eventos do condomínio.

“A ideia é demonstrar a importância da opinião de cada usuário, principalmente os moradores, eles devem utilizar do seu direito de participar de todos os eventos e possíveis debates.”  

Colocando em prática estas dicas, a satisfação de todos os usuários e o relacionamento será muito maior, a ideia é que o síndico incentive o clima amistoso nos condomínios, um clima de conflito influencia diretamente na qualidade de vida de todos.

Conclusão

Muitos condomínios menosprezam o valor de uma boa comunicação, o segredo para um aumento da qualidade de vida é o relacionamento entre todos os usuários, a responsabilidade de veiculação das informações e dos meios de comunicação que serão utilizados é do síndico.

 

“O síndico é o mediador dos relacionamentos dentro e fora do condomínio, ele deve ser uma pessoa com facilidade em se comunicar.”

Algo que vale ressaltar é que o administrador eleito para exercer o cargo de síndico deve possuir uma boa relação com todos os usuários do condomínio, é necessário que ele seja um bom comunicador, estabelecendo uma boa relação tanto com os funcionários internos quanto com os moradores, e até mesmo externamente, com a administradora, colaboradores e terceiros.

Esperamos que este conteúdo possa te direcionar a tomar a melhor decisão para o seu condomínio estabelecendo um clima amistoso em seu condomínio, a ideia é que todos mantenham o respeito.

 

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