A previsão orçamentária é basicamente a prestação de contas do seu condomínio, mas, para o próximo ano. Ela é uma previsão de despesas do futuro baseada nas despesas do passado.
É um documento que te ajudará a responder se existe algum contrato que precisa ser revisto, se no próximo ano haverá dinheiro para fazer determinada obra, se alguma despesa pode ser cortada, se existe alguma forma de aumentar a receita ou se alguma a previsão daquele ano será melhor ou pior do que a previsão do ano que passou.
Precisa ser apresentada, obrigatoriamente, uma vez por ano e é feita em cima de todo o dinheiro que entra no condomínio: taxas de aluguel das áreas comuns e do condomínio. A atualização da taxa condominial é feita em cima desse cálculo e se for um trabalho bem feito, pode trazer menos despesas aos moradores ao longo do ano, evitar o déficit das contas durante o mês/ano e também fazer uma boa programação do fluxo de caixa.
Como fazer uma boa previsão orçamentária?
Conheça os gastos do seu condomínio
Para fazer uma boa previsão orçamentária é interessante que você saiba o que foi gasto nos últimos 12 meses. Isso faz com que você tenha uma visão geral do financeiro e conheça a realidade do condomínio. Análise as contas a pagar e receber, tanto anualmente, quanto mensalmente. Desenvolva um planejamento financeiro para o condomínio e evite surpresas futuras.
Tenha em mãos quais são as despesas para fazer o condomínio funcionar, saiba quais foram os imprevistos no último ano (para tentar evitar nesse) e consegui fazer uma previsão mais certeira.
O que deve constar na previsão orçamentária?
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Folha de pagamento
Saber o quanto gasta com funcionários e terceirizados é imprescindível, pois, é um gasto que representa entre 50% a 70% de todas as despesas. Além da folha de pagamento mensal, precisa estar incluso na previsão orçamentária o 13º, férias, horas extras, encargos com funcionários e rescisões contratuais.
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Consumo
O consumo é dividido em 2 partes: A primeira parte é o consumo de água, energia das áreas comuns e gás, uma forma de diminuir o pagamento disso é a medição individual ou fazer o rateio entre todos os condôminos (isso faz com que eles se conscientizem e também evita a realocação de investimentos); a segunda parte são os itens do dia-a-dia, exemplo: saco de lixo, uniforme e café dos funcionários, produtos de limpeza, papel.
Quanto a segunda parte, é importante fazer cotação orçamentária em 3 lugares diferentes, a fim de obter o melhor preço.
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Manutenção e Conservação
São os contratos mensais como manutenção de elevadores, bombas, interfones, jardins e os contratos sazonais como dedetização, inspeção predial e outros. Ao fazer essa previsão, vale a pena pesquisar se o preço de mercado que você está pagando é coerente com a qualidade que você está tendo do serviço.
- Despesas administrativas: São os custos da administradora (taxas e honorários) e o pagamento ou isenção do síndico.
- Gastos diversos: Esses gastos são os gastos diários, coisas pequenas que acontecem como estacionamento, cartório, correios, reembolsos.
- Obras: Planeje quais serão feitas, mesmo que para o próximo ano e faça três cotações para ter como base e fazer a sua previsão orçamentária.
Atente-se aos índices previsão orçamentária
É necessário analisar os contratos vigentes que irão vencer. O índice de correção utilizado será o IGPM para a maioria dos contratos, enquanto para reajustes de salários é um acordo entre sindicatos que varia de acordo cada região, ainda assim, não é comum que seja pedido muito mais que a inflação.
Lembre-se da inadimplência
A inadimplência causa um impacto direto na previsão orçamentária e precisa ser acompanhada de perto. Tente resolver mensalmente antes que sua previsão se torne um caos e precise ser reajustada causando um transtorno para os moradores que pagam as contas em dia.
Tenha uma reserva de emergência para o condomínio
Um cano que estourou na parede, grande número de inadimplentes durante o mês…Imprevistos sempre acontecem e por isso é importante ter uma “gordurinha” na sua previsão. Muitos contratempos podem acontecer e solucionar esses problemas é responsabilidade do síndico. É necessário conferir na Convenção de Condomínio se a prática é permitida.
Determine o que é urgente dentro da previsão
Determinar o que é mais urgente faz com que não haja prejuízos para gestão financeira do seu condomínio. Isso acontece porque sabendo o que é mais urgente faz com que você tenha um tempo hábil para solucionar com mais calma e quando essas urgências serão cobertas.
Apresentando a previsão orçamentária
A previsão orçamentária precisa sempre ser aprovada em Assembleia Geral Ordinária, então, ao reunir todas as informações, você precisa apresenta-las para os moradores.
Caso o condomínio esteja em desequilíbrio financeiro por algum motivo, é recomendado que seja convocada uma Assembleia Extraordinária para resolver o assunto. Lembre-se que é importante ter um bom quórum e é necessária a maioria dos votos presentes.
Uma boa ideia para isso é antes de fazer a apresentação, procurar um contador ou a administradora para garantir que todos os itens financeiros foram considerados. Após essa confirmação, é bom enviar o material para os moradores antes, para conseguirem estudar ele em casa. Tome cuidado para não deixar a sua apresentação tediosa, busque ser o mais simples possível. Se a previsão for aprovada, é interessante que você faça um balancete mensal sobre o que está sendo gasto, assim, você comprova que está tudo sendo feito corretamente e traz mais confiança.
Minha previsão orçamentária foi reprovada, e agora?
Caso a sua previsão orçamentária tenha sido reprovada, por causa de valores altos, você precisará deixar claro que os gastos serão maiores que as receitas e por isso poderá cortar algumas despesas. Outra forma de tentar resolver é montar uma comissão financeira dos próprios condôminos para eles apresentarem uma nova previsão em uma nova Assembleia.
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