A administradora de condomínios é muito mais do que uma prestadora de serviços. Trata-se de uma verdadeira parceira no dia a dia e quem deve escolher a administradora do condomínio é o síndico.
Afinal de contas, podemos
considerar que o condomínio é muito mais do que o lugar onde moramos e nos
relacionamos com nossos vizinhos. É também um investimento de vida, mesmo que este
seja o gasto mensal do aluguel. Você já parou para pensar que um condomínio mal
administrado pode levar embora suas economias? O dinheiro suado que é ganho com
o nosso trabalho pode virar pó se o condomínio estiver nas mãos de alguém
inexperiente ou mal assessorado.
Se
você é síndico, então uma das mais importantes medidas que você deverá adotar é uma
análise minuciosa daquele que é o seu maior parceiro no condomínio: a
administradora de condomínios.
Hoje
em dia, garantir uma gestão profissional no condomínio é uma tarefa muito
importante. Para que isso aconteça, o síndico, que é o representante legal do
condomínio, precisa ter ao seu lado uma empresa que o estará
assessorando nos assuntos relacionados à administração financeira, controle dos
saldos bancários, pagamentos de despesas, impostos, cumprimento de
responsabilidades legais, gestão das manutenções prediais, elaboração da
previsão orçamentária e outras rotinas do dia a dia, ligadas à gestão do
condomínio.
Mais
do que tudo, uma boa administradora deve conhecer bem as necessidades do
síndico, principalmente se ele tiver pouco conhecimento ou no início de suas
funções. Uma boa estrutura e um quadro de funcionários com experiência são bons
indicadores de qualidade, mas a administradora deve, acima de tudo, ajudar o
síndico e o quadro de conselheiros, de forma que sejam estabelecidos bons
processos de gestão na administração condominial.
Algumas das atribuições da administradora do condomínio:
• Gerenciar os arquivos documentais (veja outro post que falamos sobre guarda de documentos);
• Atender os condôminos em relação a assuntos gerais sobre soluções de problemas, pagamentos de boletos atrasados, etc.;
• Assessorar nas reuniões do Corpo Diretivo;
• Controlar o cadastro dos proprietários das unidades;
• Controlar o mandato do Corpo Diretivo;
• Emitir os Editais de Convocação, circulares, cartas e as cópias das atas das Assembleias Gerais;
• Estar presente nas assembleias gerais;
• Registrar no Cartório de Títulos e Documentos as transcrições das atas;
• Gerenciar a situação e manutenção dos equipamentos de segurança, de acordo com as normas de cada um (Corpo de Bombeiros, CONTRU e ABNT);
• Administração de locações dos espaços comuns do edifício que sejam cobrados à parte;
• Controle a administração dos documentos do condomínio junto aos órgãos competentes (CNPJ);
• Gestão dos contratos dos prestadores de serviços terceirizados e dos contratos de conservação e manutenção;
• Gestão de recursos humanos, como recrutamento de funcionários, registros, demissão, contratos de experiência, fichas de registro, atualização de carteiras profissionais e todos os documentos que cercam essa área, inclusive fiscalização e emissão das folhas de pagamento;
• Emissão das guias de recolhimento de PIS, INSS e elaboração de documentos como RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), DIRF (Declaração de Imposto de Renda retido na fonte), PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), CIPA (Atendimento à NR-5), EPI (Atendimento à NR-6), PCMSO (Atendimento à NR-7), PPRA (Atendimento à NR-9), PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e LTCAT (Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho);
• Gestão financeira, com a elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias, quadro de rateio de despesas, emissão de boletos bancários, controle de pagamentos das cotas condominiais, cobrança de devedores, contas a pagar e receber, conciliação da conta bancária, prestação de contas mensais, elaboração de balancetes anuais e demais demonstrativos financeiros, além de gestão da conta corrente e das possíveis aplicações e investimentos feitos pelo condomínio;
• Gestão dos assuntos jurídicos, incluindo consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
É importante que o contrato com a administradora de condomínios esteja bem claro quanto às suas funções e obrigações, pois alguns serviços podem ser cobrados à parte. O síndico deverá ler com atenção todas as cláusulas, sabendo exatamente quais são os serviços cobrados pela administradora.
Em
outro post, chamamos a atenção para algumas características que o síndico deve
ter para ter sucesso em suas atividades diárias. Da mesma forma, é importante destacar algumas características que a administradora deverá ter para que haja sucesso na gestão do condomínio:
•
Dar apoio especializado para que o síndico possa entender, planejar e executar
as atividades do dia a dia do condomínio;
• Estar presente nas principais assembleias e ciente dos principais desafios do
condomínio;
• Conhecer as características específicas do condomínio, assim como seus
problemas, na busca de soluções viáveis e economicamente mais interessantes;
• Ter bom relacionamento com o síndico e com o quadro de conselheiros;
• Direcionar o síndico para que este possa aplicar da melhor forma possível os
recursos disponíveis;
• Auxiliar em processos legais e obrigatórios relativos a manutenção e
documentos.
Acima
de tudo, a administradora deve estar sempre ao lado do síndico no dia a dia e,
como chamamos a atenção, deve conhecer cada peculiaridade do condomínio, pois
cada um possui sua história, seus problemas e, consequentemente, soluções para
os desafios de uma boa gestão.
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Artigo originalmente postado em 24/08/2016 e revisado e atualizado em 27/07/2017
