Manter a comunicação condominial em dia é uma tarefa muito difícil… Sempre há muitas informações, serviços interrompidos, reclamações, barulho, problemas de convivência, obras, comunicados, eventos, mudanças de rotina. Informar sobre tudo isso é dever do síndico e deve estar bem esclarecido com o condômino. Por isso, a comunicação condominial é extremamente importante.
Você já ouviu a frase “quanto melhor a comunicação, melhor a convivência?” Pois então…
A comunicação do síndico para com os condôminos precisa ser bem definida, organizada, clara e objetiva para não correr risco de más interpretações. Por se tratar de um dos maiores bens que a pessoa possui, é relevante que a comunicação esteja entre prioridade do síndico.
Para começar bem, com a quantidade de plataformas que existem é importante que você defina quais serão as formas de comunicação com os condôminos e qual será o prazo de resposta.
Plataformas e formas para ter uma comunicação condominial efetiva
Facebook e WhatsApp: Traz praticidade para comunicação diária. Use para comunicações rápidas, avisos importantes, lembretes de reuniões e assembleia. Uma das formas que pode ser utilizada é criar um grupo para cada bloco, ou, permitir que apenas os administradores mandem mensagem, assim, não vira bagunça.
Para essa estratégia de grupo fechado, é necessário que você abra de tempos em tempos para possíveis dúvidas (de preferência após mandar o comunicado) e aproveite para pegar feedbacks referente a melhorias no local e sobre a comunicação.
E-mail: Use para comunicações mais densas como regras de convivência, ausência de prestadores de serviço. Para ser bastante eficiente, você precisa estar com a base de e-mails sempre atualizadas e o morador precisa ser informado anteriormente que essa é uma comunicação utilizada pelo condomínio.
Mural de avisos: Use para colocar circulares urgentes e tratar questões importantes. É uma forma que exige que esteja sempre atualizado para atrair atenção do leitor, afinal, ninguém quer ver um mural com circulares extremamente antigas.
Os murais devem estar localizados em lugares de maior acesso
Ou seja, invista em murais em locais estratégicos como nos elevadores, áreas comuns, garagem, portaria, espelhos e hall do prédio.
- Reuniões ou assembleias regulares:
As assembleias fazem com que os moradores participem mais ativamente nas questões condominiais. Uma ótima forma é fazer convocações periódicas, com tempo de duração definido, e pautas bem delineadas.
- Livro do síndico/ocorrência:
Esse livro serve para os moradores registrarem suas queixas e sua sugestões em relação ao condomínio. O síndico precisará fazer a sua leitura regularmente e responder todos que deixaram solicitações ali. Em muitos casos, também é possível tirar as pautas para as próximas reuniões desse livro.
- Pessoalmente
Por mais que você utilize plataformas para a comunicação condominial, é interessante que você tire um tempo para estar com os condôminos pessoalmente. Esse tempo pode ser um plantão tira dúvidas, em algum dia da semana, além disso, quando você encontrar algum condômino nas áreas comuns, tire um tempinho para conversar sobre algo relevante.
Se o prédio não for tão grande e for acontecer algo urgente (ex.: obras, corte de algum serviço imprescindível), é considerável que você avise pessoalmente cada morador. Após conversar pessoalmente você pode oficializar essa conversa por meio de um e-mail ou mensagem para os demais condôminos.
- Escolha um porta-voz
Existem muitas pessoas desatentas com a quantidade de informações repassadas e o síndico geralmente tem outras atribuições além de ser síndico. Por isso, uma forma é escolher alguém do conselho para tratar dessa comunicação além de você.
O que é urgente x não urgente: como fazer a comunicação condominial seguindo prioridades?
Após escolher os canais que serão tratados, trate eles de forma oficial: ao invés de deixar que o vizinho crie, tome a iniciativa da criação e informe a todos que as informações oficiais serão divulgadas ali. Lembre-se de inserir quem pode te ajudar: zelador, administradora, jurídico, conselho. Deixe as regras do grupo bem definidas, informe quais assuntos podem ou não ser tratados naquele canal para evitar bagunça e deixar a sua comunicação certeira.
Outra forma de estabelecer a comunicação é informar em quais canais serão tratados os assuntos urgentes e em quais canais a pauta não urgente. Uma sugestão é deixar o que é não é urgente por e-mail, WhatsApp, livro de ocorrências ou quadro de avisos. Enquanto os assuntos extremamente urgentes deverão ser tratados por telefone e interfone.
É imprescindível que você tenha em mente que não é possível abraçar literalmente todos os canais de comunicação, então é preciso estudar quais os canais serão melhores para a sua gestão e como você vai organiza-los.
Qual o prazo que eu tenho para dar uma resposta aos condôminos?
Não existe regra, mas, é de bom tom que você dê uma resposta em até quatro dias para não gerar incomodo. Quando não for possível resolver a questão, envie uma resposta para o morador dizendo que recebeu a solicitação e que está trabalhando para resolvê-la.
Como trabalhar as solicitações de reclamação e pedidos dos condôminos?
É importante que o síndico faça esse controle para conseguir resolver a situação de forma que isso não volte a aparecer novamente em outra reunião ou assembleia. Caso a solução demande tempo, é importante que isso seja informado ao condômino e que ele seja atualizado sobre o status da solicitação.
Como lidar com os haters no condomínio?
É bem comum aparecer aquela pessoa que só reclama, reclama, reclama e nunca está satisfeita com as soluções apresentadas. A partir do momento que isso é feito de forma leve, isto é, reclamações pontuais e sem fundamento, é importante que você tente conciliar e trazer o morador para o seu lado, claro que sempre com argumentos válidos.
Quando a reclamação já avança para o campo de palavras de baixo calão, faz falsas acusações, ameaça você ou alguém próximo, é necessário que você tome medidas cabíveis e o mais rápido possível para resolver essa situação.
Uma comunicação condominial bem assertiva facilita a gestão do responsável pelo edifício e melhora a qualidade de vida de todos. Além do mais, ela pode ser um ponto decisivo no seu mandato como síndico e para sua gestão.
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