Guia completo sobre contabilidade financeira em condomínios residenciais

Contabilidade financeira em condomínios residenciais pode ser a chave para as respostas de diversas lacunas.

Contabilidade financeira é associada, normalmente, a empresas, mas tem sido cada vez mais buscada por condomínios residenciais e tem surtido efeito, já que através deste controle se fecham diversas lacunas.

Pois desta importante ferramenta é possível obter registros e aumentar o controle sobre as informações do condomínio. Com estes registros em mãos é possível tomar as melhores decisões.

Não se pode negligenciar a importância deste método, já que pode ser a diferença entre uma gestão qualificada e um fracasso, que neste caso afeta a vida de diversas pessoas.

Além de crimes como fraudes fiscais, sonegação e pagamento de propina, passíveis de medidas drásticas.

Se você não possui problemas de como organizar as finanças do condomínio, deveria dar uma olhada no conteúdo deste post, onde elaboramos algumas dicas que podem ser relevantes.

O que você encontrará nesse post:

• O que é contabilidade financeira?
  
• O gestor é quem deve fazer a contabilidade financeira?
  
• Quais os problemas terei se não fizer a contabilidade do edifício? 
  
• Como os condôminos podem ter acesso a contabilidade financeira?
  
• Condomínios residenciais precisam de contabilidade auditada?
  
• Algumas empresas com experiência com contabilidade financeira para condomínios
  

Quando o assunto é contabilidade financeira de condomínios, aparecem diversos questionamentos:

• Quem terá a responsabilidade de prestar as contas ? 
  
• Precisa ter conhecimento técnico para exercer esta responsabilidade?
  
• É obrigatório fazer este tipo de controle financeiro?
  

Então vamos com calma, pois este é um assunto que requer grande atenção, pois pode influenciar em decisões e através dele podem se escancarar diversos problemas que antes passavam despercebidos.

De acordo com a legislação, o condomínio não tem obrigação de possuir um profissional para fazer a gestão financeira. Mas enfatizamos o quão importante é esta ferramenta.

Ela permite traçar diretrizes e planos para os futuros gastos do condomínios e através da análise dos dados colhidos se tomam decisões embasados em fatos, além de demonstrar para os condôminos que os recursos pagos por eles estão sendo investidos da melhor forma.

Vamos ao que interessa.

O que é contabilidade financeira?

A contabilidade financeira está intimamente ligada à gestão do condomínio, por meio do controle de ações e otimização dos recursos de forma eficiente.

É uma metodologia que auxilia os gestores e tomadores de decisões a organizar as informações econômicas para gerir de forma consciente e tomar as medidas adequadas para cada situação.

Apesar da contabilidade financeira não ser exigida pela legislação, nada impede que os condomínios possuam este tipo de controle, ficando disponível para consulta e acompanhamento o registro das movimentações financeiras do condomínio.

“Assim, a contabilidade financeira é um método de tornar a gestão transparente, demonstrando eficiência.”

Tenha em mente:

Uma boa gestão financeira evita problemas que são recorrentes e na verdade não deveriam existir, como:

• Desfalques
• Gastos excessivos 
• Desconfiança
• Falta de credibilidade

Quando possuímos as informações podemos utilizá-las de forma coerente, deixando os “achismos” de lado.
Se você já está com problemas para administrar o fluxo de caixa, postamos este artigo que contém dicas.

Quem é o responsável pela contabilidade financeira dos condomínios?

Como a legislação não determina a obrigatoriedade das entidades “condomínios”  em contratar profissionais na área econômica, a responsabilidade fica por conta do gestor em vigência ou os tomadores de decisões.

“A contratação de um profissional de contabilidade pelo síndico depende do bom senso, já que por lei, ele não tem essa obrigação.” – Azevedo, Reginaldo (Delegado regional do CRCSP em Guarulhos.)

Afinal, serão que eles controlarão os recursos existentes no condomínio, fazendo o controle do fluxo de caixa.

É importante ter em mente que o cargo de administrador do condomínio é de grande responsabilidade.

Portanto, este serviço deve ser levado a sério.

Assim os condomínios residenciais tem deixado de lado os síndicos orgânicos, aqueles que são moradores e se candidatam ao cargo de síndico, substituindo-os por síndicos profissionais e administradoras que atuam no mercado.

Essa mudança tem ocorrido, principalmente porque o morador que se candidata tem seus anseios particulares, candidatando-se em busca da isenção da cota condominial.

Se você possui dúvidas se os síndicos devem ou não pagar o condomínio, acesse nosso artigo, onde abordamos este assunto.

Assim, a gestão dos edifícios residenciais ficava à mercê de pessoas, que em muitas vezes não possuíam a qualificação e os conhecimentos técnicos necessários para uma boa administração.

O indivíduo que estiver nessa posição tem de ter conhecimento sobre:

• legislação
• conceitos econômicos – para saber das responsabilidades tributárias
• Recursos humanos

Geralmente, a responsabilidade econômica recai sobre o síndico eleito ou administrador, seja ele orgânico ou profissional. Assim, ele terá o dever de cuidar da área contábil durante o período do seu mandato.

A nossa recomendação é sempre buscar a orientação de um profissional capacitado, que tenha conhecimento sobre a parte técnica para auxiliar.

Mas se o síndico eleito tiver a capacitação necessária para a autogestão, possuindo habilidades técnicas para administrar, poderá fazê-lo sem o auxílio de um profissional, descartando a necessidade de contratação de uma administradora.

Lembrando que qualquer contratação deve ser aprovada em assembleia pelos condôminos.

Este profissional terá a obrigação de prestar as contas e fazer a auditoria, o que auxilia na apresentação de documentações comprobatórias. Sendo assim, a organização é a chave para uma boa gestão.

O responsável pela área contábil terá de elaborar mensalmente um balancete detalhado com a receita do condomínio.

“Um trabalho profissional atribui confiabilidade e transparência na gestão administrativa, melhorando o relacionamento com os condôminos.”

Quais os problemas terei se não fizer a contabilidade do edifício?

A contabilidade financeira é uma ferramenta que auxilia na gestão prudente dos recursos. Caso não seja feita ou, tanto pior, seja mal feita, pode resultar em diversos problemas, como:

• Gastos desnecessários
• Manipulação de dados financeiros
• Aquisição de bens com preços abusivos
• Propinas
• Fraudes fiscais

Para evitar esses tipos de problemas em seu condomínio, a contabilidade financeira é a melhor solução.

Através desta ferramenta os condôminos têm maior acessibilidade, podendo checar de forma prática os dados dos recursos prediais, sabendo como tem sido investido o seu dinheiro, evitando possíveis fraudes.

  

Os problemas podem fazer com que faltem recursos quando o condomínio mais precisar.

Além da preocupação financeira, temos de ter em mente que nos dias atuais a preocupação com o desperdícios tem que ser prioridade, a fim de evitar a perda de materiais.

“A otimização dos gastos e materiais é uma via de mão dupla, um influencia diretamente o outro, o que só acarreta em bons resultados com uma gestão eficiente.”

O código civil estabelece que a prestação de contas é obrigatória. Porém, é uma enorme falha, pois não existem leis ou obrigações que tracem diretrizes para as elaborações de escrituras contábeis em condomínios residenciais.

Esta lacuna no código permite que os condomínios façam esse levantamento superficial, que não elucidam os reais fatos e podem facilmente ser alterados.

De acordo com a pesquisa feita em Uberlândia (MG):

Foi constatado que o uso da informação da contabilidade financeira, na opinião dos síndicos, traz benefícios, principalmente, na elaboração dos orçamentos, na prestação de contas anual que é apresentada na assembleia geral e no controle do fluxo de caixa.”

Fonte: “A utilização da informação contábil gerencial na gestão de condomínios: um estudo com os síndicos” por Feciliano, Priscila.

Como os condôminos podem ter acesso a contabilidade financeira?

O meio essencial para este acompanhamento dos moradores é através da participação nas assembleias.

Estas reuniões de condomínios é mais um método para manter a organização e ordem nos edifícios, evitando possíveis caos e discordâncias nas decisões.

Com o objetivo de resolver de forma comunitária os problemas que todos compartilham desta entidade “condomínios”.

Alguns dos assuntos abordados na assembleia podem ser:

• Reparos na infraestrutura
• Aquisição de bens
• Admissão de serviços
• Eleições de cargos
• Discussão sobre implementação de regras

Nosso blog possui algumas informações que podem ajudar como organizar boas reuniões no condomínio.

O condômino deve ficar atento aos meios de comunicação que os gestores têm para estabelecer a relação entre moradores e administradores, como os comunicados em elevadores, que informam sobre o cotidiano do condomínio.

Os moradores que possuem conhecimento sobre o campo técnico na área contábil podem fazer a verificação dos dados e da documentação comprobatória e demonstrações que passaram pelo conselho fiscal do edifício.

“Os moradores devem exercer seus direitos e serem pró-ativos, fazendo o acompanhamento de perto das decisões tomadas, principalmente aqueles que possuem capacitação no assunto financeiro.” 

Condomínios residenciais precisam de contabilidade auditada?

É neste momento que uma pessoa responsável se difere no cargo de gestor, pois um síndico com profissionalismo ou uma boa administradora.

Possuindo conhecimento da responsabilidade fiscal que consta no Código civil, sem dúvidas irá contratar um técnico capacitado para elaborar as demonstrações contábeis do condomínio residencial, além da auditoria das prestações de contas minuciosa.

Você deve estar se perguntando:

Como posso saber se contratei um bom profissional na área contábil?

O profissional da área financeira deve ser:

• Atento – Conhecer com rigor às diretrizes contábeis estabelecidas.
• Questionador – Pois tem de checar informações e indagar os administradores e cobrar o acesso a informações minuciosas.
• Sistemático – Deve ser prático e racional, não permitindo informações banais e superficiais.
• É prudente que já possua experiência em administrar e criação de relatórios mensais, normalmente são pessoas pró-ativas, que procuram os problemas e apresentam soluções.

O funcionário ideal deverá apresentar um excepcional relatório da demonstração das receitas, fluxo de caixa com as despesas e investimentos mensais do condomínio, contendo informações legíveis e de credibilidade.

É de suma importância que seja organizado, para que guarde os documentos de forma que sejam de fácil acesso caso precise fazer a verificação ou comparação de dados, além de conseguir cumprir os prazos de entrega com rigorosidade.

Algumas empresas com experiência com contabilidade financeira para condomínios

Se você é o gestor do condomínio e possui alguma instrução e conhecimento, e acha possível a autogestão, mas deseja se aprofundar no assunto, um portal com tradição no segmento é o Contábeis – o portal da profissão contábil.

Através deste portal você encontra diversas informações que podem te direcionar e ter contato com diversos profissionais na área, pois contam com um fórum, para debates e soluções de dúvidas.

O site duplique desembargador possui uma página dedicada ao assunto de contabilidade e oferece algumas dicas, vale a pena conferir.

“Um conhecimento só é válido quando compartilhado, procure auxílio de uma pessoa experiente para uma boa gestão.”

Porém se você é leigo no assunto e deseja contratar o serviço, vamos indicar algumas empresas que podem te ajudar no controle financeiro de seu condomínio:

BRCondomínio – Esta empresa é uma ótima escolha para quem procura soluções inteligentes, sem custo para adesão, além disso uma de suas vantagens é a acessibilidade que condôminos possuem, já que a plataforma oferece um acesso dedicado, sendo um trabalho transparente com seus clientes.

Directa – A Directa com cerca de 40 anos no mercado, pode ser sua opção, já que atuam diretamente com administração de condomínios, possuem diversos serviços que podem estruturar uma boa gestão, dando foco e apoio total ao síndico, utilizando o atendimento personalizado.

Siscontab – É um sistema online de gestão contábil específico para condomínios residenciais, oferecendo o serviço completo com uma plataforma web completa, baseado nos conceitos de governança, atuando com profissionalismo e transparência. 

Conclusão

Afinal devo fazer a contabilidade financeira?

A resposta é simples: recomendável, apesar de não ser obrigatório, a contabilidade financeira nos condomínios residenciais é uma necessidade inata, pois a organização e o planejamento é o segredo para uma boa gestão.

Problemas financeiros apesar de não serem aparentes como fissuras em estruturas, são de extrema importância, afetando todos os envolvidos, por se tratar de um assunto de interesse mútuo, todos devem tomar partido das decisões.

É imprescindível que o gestor tenha o auxílio ou  possua capacitação para fazer este controle, para tomar as melhores decisões.

“O bom senso deve ser sempre levado em conta, o gestor deve ser franco consigo e pedir auxílio se necessário.”

Além disso enfatizamos a importância da participação dos moradores no acompanhamento de todas as ações tomadas, pois o interesse é compartilhado e o recurso investido vem do bolso de diversas famílias, assim deve atender e suprir os problemas de todos.

Chegamos ao final de mais um post que possui o objetivo de direcionar e sanar algumas dúvidas frequentes, compartilhamos nossa visão com você, nosso caro leitor.

Se possuir alguma dúvida ou sugestão que não conseguimos abordar aqui, ficamos felizes de você entrar em contato conosco e compartilhar sua visão conosco.

Lembre-se de compartilhar com seus amigos do Facebook e no LinkedIn! Eles podem ter as mesmas dúvidas que você.