Aprenda a redigir a ata de reunião de condomínio
Saiba como elaborar uma ata de reunião de condomínio, esta que não é responsabilidade do síndico mas de uma pessoa denominada por ele, entenda o que é preciso sobre o assunto.
A ata de reunião de condomínio se trata do registro do que ocorreu em uma determinada reunião, ou seja, é uma narrativa, com o objetivo claro que documentar todas as decisões tomadas na reunião, devendo ser um documento otimizado, contendo as informações mais importantes.
As pessoas que são responsáveis pela feitura da ata de reunião, muitas vezes procuram modelos, mas na verdade não existe um documento padrão, apenas normas que auxiliam quem deverá fazer o registro, direcionando.
Neste artigo iremos listar algumas informações básicas que devem constar no registro da reunião, mas existem alguns sites que disponibilizam modelos, como o SíndicoNet – A Ata da Assembléia
O responsável pela elaboração da ata do condomínio é denominado de secretário, este que é nomeado pelo presidente da assembléia, muitas vezes o síndico. Quem está acostumado a redigir este registro sabe quantas dúvidas surgem na hora de sua elaboração.
“Será que é melhor fazer uma ata de condomínio muito detalhada ou somente os pontos principais?” Veja nesta postagem qual a melhor forma de redigir uma ata para o seu condomínio.
Neste post iremos tratar sobre os seguintes assuntos:
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O que fazer antes da reunião do condomínio
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Durante a reunião o que deve ser feito
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Quais são os conteúdos relevantes para a ata
É necessário que o responsável designado para redigir a ata, tenha em mente que existe um processo para a sua elaboração, sem mais delongas, vamos ao que interessa ?
O que fazer antes da reunião do condomínio?
Para que a reunião ocorra da forma que o gestor espera, é necessário que algumas medidas sejam tomadas anteriormente à reunião, ou seja, o preparo se inicia a partir da necessidade de uma reunião.
Sendo assim, é fundamental que os condôminos sejam convocados com antecedência, para que todos fiquem bem informados quanto ao que ocorre no condomínio, o ideal é que o síndico convoque a reunião com uma certa antecedência de no mínimo dez dias.
“É necessário que o síndico frise a importância da participação dos moradores nas reuniões, pois eles devem fazer parte das decisões que são tomadas no condomínio.”
A convocação deve ocorrer com uma certa antecedência da data da reunião, para que o maior número de moradores possam comparecer.
Fonte da imagem: https://pixabay.com
“Claro que cada gestor possui conhecimento da rotina do seu condomínio e com base em experiências passadas podem e devem adaptar todas e quaisquer orientações para o seu condomínio.”
Essa convocação para a reunião deve ser feita através de um comunicado entregue em todas as unidades habitações da edificação e, de preferência para o controle de quem recebeu a informação, é interessante que se tenha a assinatura de recebimento.
Quer saber mais sobre a convocação para assembléias ? Veja este artigo disponibilizado pelo site SíndicoNet – Convocação de assembleia
“Além disso esta assinatura de recebimento evitará que algum questionamento indevido seja feito posteriormente.”
É importante que o síndico ou o presidente escolhido para conduzir a reunião, verifique se os condôminos presentes à reunião tenham condição de voto.
O que fazer durante a reunião do condomínio?
É necessário que os itens que constem na carta de convocação sejam obedecidos, para que todos os pontos sejam levantados na reunião, claro que existem exceções principalmente quando surgem assuntos de emergência.
“Assim, tanto o presidente quanto o síndico não podem simplesmente incluir outros assuntos, com o risco de ter a reunião questionada posteriormente.”
A primeira providência a ser tomada para que ocorra a reunião, se trata da eleição do presidente da sessão, este será o responsável por escolher o secretário, a função deste nomeado será redigir a ata.
É necessário que seja denominado um presidente da sessão, visando maior organização, assim a reunião manterá o foco para o que é necessário.
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“A ata, é importante salientar, deve estar pronta ao final da reunião, para que possa ser assinada pelos presentes.”
Assim a pessoa que deve ser responsável pela elaboração da carta, têm de ser atenciosa, minuciosa e que tenha facilidade em redigir, para que possa cumprir com o prazo de entrega da ata.
Em outro post, damos algumas dicas para realizar boas reuniões no condomínio.
O que deve constar na ata de reunião do condomínio
É necessário que o documento seja completo e contenha todas as informações consideradas relevantes, o ideal é que seja revisado antes da assinatura de todos os presentes da reunião, vejam quais os itens básicos que devem constar:
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Identificação do edifício: Nome do condomínio;
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Tipo de reunião: regular, semanal, ordinária ou extraordinária;
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Data, local, hora do início e hora do término;
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Nome do presidente e do secretário;
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Ordem do Dia: os assuntos que deverão ser tratados devem constar na ata, igualmente deve ocorrer na carta de convocação;
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Lista dos moradores que compareceram e também dos ausentes, com os devidos números das unidades.
“É importante anotar se houve quórum suficiente para a votação e se há algum condômino presente impedido de votar.”
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Resumo do que foi discutido durante a reunião e das decisões tomadas, assim como outras pautas que possam ter surgido durante a reunião.
“Aqui também entram os questionamentos e discordâncias de condôminos em relação a assuntos que possam ter sua inclusão na ata exigida por eles.”
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Sugestões de temas para a próxima reunião;
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Espaço para assinatura: o secretário sempre deve assinar a ata, que pode conter também a assinatura do presidente;
“ Além disso é importante que sejam colhidas as assinaturas dos presentes, inclusive aqueles impedidos de votar.”
O site modelos fáceis disponibiliza diversos tipos de documentos que podem te auxiliar, confira – Modelo de ata de assembleia de condomínio
Ao final da reunião, ou seja, a assembleia, o responsável pela elaboração da ata deve realizar a leitura do documento para todos os que estão presentes no encontro.
Assim fica claro e se torna um documento de conhecimento de todos, devendo ser aprovada e todos têm de estar de acordo com o que foi registrado, devendo ser assinada.
“É fundamental que todos tenham acesso ao documento posteriormente, o gestor deve garantir que tenha uma cópia a disposição dos moradores.”
Você já teve alguma experiência desagradável nas assembléias do seu condomínio? Conte para nós, entre em contato conosco.
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