Aprenda como montar um modelo de ata de condomínio

Um modelo de ata de condomínio pode facilitar a vida do síndico e principalmente do secretário, afinal estes são os responsáveis pela elaboração deste importante documento, validando as decisões tomadas nos mais diversos tipos de assembléias.

 

Neste artigo vamos te ajudar a elaborar um bom modelo de ata de condomínio, com todas as informações relevantes para que seja um documento completo, garantindo que seja de fácil entendimento e conciso.

 

“Vale lembrar que independentemente do modelo da ata, cada condomínio deve personalizar para as necessidades do seu condomínio.”  

 

Existem informações que são básicas para constituir o documento, porém outras são de acordo com o que foi decidido na assembléia, assim como a linguagem e o layout, porém sempre deve ser buscado a legibilidade.

 

“Possuir um modelo de ata de condomínio facilita no momento da elaboração, visando a praticidade e a maior atenção do secretários para redigir um bom conteúdo.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

Se você foi nomeado o secretário ou é o síndico do condomínio, deve saber como elaborar uma ata de condomínio ou criar um modelo para seu edifício, facilitando para os próximos responsáveis por este importante arquivo, fique atento as dicas que daremos ao longo do artigo.

 

Neste post iremos tratar sobre os seguintes assuntos:

• Aprenda como elaborar um modelo de ata de condomínio

• O que não pode faltar na ata do meu condomínio?

• O que fazer após a elaboração da ata?

Seguindo medidas simples, garantem a autenticidade do documento, para que posteriormente não ocorram conflitos e questionamentos quanto à veracidade das informações presentes na ata, o que pode levar à um clima e conflitos graves.

 

Já discorremos em outro artigo do nosso blog sobre este importante assunto, não se esqueça de conferir – Aprenda a elaborar uma boa ata de condomínio em 5 passos

 

Aprenda como elaborar uma boa ata de condomínio

 

Existem diversos blogs e modelos na internet, porém nem sempre são confiáveis, o ideal é que o documento seja personalizado e o seu condomínio possua o seu, é por isso que vamos te ajudar a elaborar o modelo para o seu condomínio.

 

Antes de ensinar como elaborar o modelo, vamos relembrá-lo de forma sucinta o que seria a ata: “Podemos definir a Ata como um registro de todos os fatos relevantes ocorridos em uma reunião, no caso de condomínios, nas assembléias.”

 

A elaboração do modelo de Ata para o condomínio, visa facilitar a produção do conteúdo e otimizar o tempo útil da reunião, para que o secretário consiga transcrever exatamente o que foi relevante na reunião, como existem algumas informações que se repetem como:

 

• A identificação do condomínio;

 

• Tipo de reunião a que a Ata se refere, ou seja é uma assembléia extraordinária? ;

 

• Informações de localização, data e hora (Horário de início e previsão de término);

 

• É preciso registrar o nome do presidente da assembléia em questão e secretário;

 

O conteúdo da Ata possui informações que são necessárias serem registradas em toda reunião, então essas que citamos acima, sempre irão estar presentes, assim não podem faltar no modelo que será elaborado para o seu condomínio.

 

“Anteriormente a Ata era apenas manuscrita, hoje fica a critério de cada condomínio, também podendo ser digitada.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

Outro ponto que é válido ressaltar é quanto a autenticidade do conteúdo da Ata, ela é comprovada por meio da assinatura do documento ou da lista de presença passada na reunião, isto vai de acordo com cada condomínio, assim é necessário que seja dedicado um espaço para assinatura.

 

“Um bom modelo de Ata possui informações claras, que facilitam a leitura, é o conceito de escaneabilidade.” Não sabe o que significa este conceito? Confira neste artigo  Escaneabilidade: por que isso é tão importante

 

A assinatura se faz necessária de todos os presentes, seja no próprio documento ou na lista de presença, para que seja isto sirva como um registro de que todos estão de acordo com as decisões que foram tomadas e que a Ata possui coesão com o que foi discutido na reunião em questão.

 

O que não pode faltar na ata do meu condomínio?

 

Sabendo que existem informações básicas a serem registradas e que se repetem, vamos frisar aqui outras coisas que o secretário do seu condomínio deve ter em mente no momento que for elaborar a Ata ou o modelo que será utilizado em todas as reuniões.

 

No modelo de Ata do seu condomínio não pode faltar:

 

• Cabeçalho: Deve conter as informações básicas, para situar e facilitar a organização do síndico e do próprio condomínio;

 

• Rubrica: Espaço para assinatura ou lista de chamada para a reunião em questão;

 

• Pauta: Se a reunião possuir um assunto pré-estabelecida deve constar, se não alguma deve ser elaborada para facilitar as informações que são relevantes serem registradas;

 

• Ações: Não podem faltar os registros de todas as deliberações e ações realizadas durante a reunião;

 

É extremamente recomendável também, que se possível, o secretário registre um resumo das discussões que ocorrerão, tudo isso serve para auxiliar e comprovar o que ocorreu, outro ponto é que as informações que puderem ser preenchidas antes da reunião, sejam feitas.

“O conteúdo da Ata deve ser completo, de forma que evitem questionamentos futuros, garantindo que todos os moradores confirmem o que foi registrado.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

A Ata é um documento, assim independentemente da forma que foi utilizada para elaborar este registro, seja digitado ou escrito, ela deve ser transcrita ao final para garantir a legibilidade, a elaboração de um modelo facilitar neste ponto crítico, afinal será muito mais fácil a produção destes registros.

 

“A idéia é que o Modelo de Ata facilite os pontos que não necessitam tanto de atenção do secretário, assim ele poderá se ater às deliberações, sem perder os pontos fundamentais.”

 

Se você ainda possui dúvidas quanto ao que deve constar na Ata do seu condomínio, confira este modelo online que pode te dar um direcionamento ou pelo menos ajudar no escopo da elaboração de seu modelo, utilizando como base facilitará a produção do seu documento – Modelo de ata de assembleia de condomínio

Um ponto que não pode ficar de fora do seu registro, é a data prevista para a execução do assunto abordado, afinal tem de sair da assembléia com os assuntos em pauta, com previsões de resoluções, assim facilitando o planejamento e organização não só do síndico, mas o acompanhamento dos moradores.

 

“Através de previsões de datas e planejamento, a organização aumentará, assim os condôminos poderão se aproximar ainda mais da gestão condominial, podendo acompanhar de perto.”

 

É fácil identificar se uma Ata está incompleta ou mal elaborada, se você leu e ficou alguma dúvida quanto a pauta, o que foi discutido e o que ficou decidido, significa que falta algo, os leitores não podem ler a Ata e ainda permanecerem com dúvida, isto é uma forma de avaliar o documento.

 

“Recomendamos que após a produção do documento ocorra a revisão, para que seja elaborado o melhor modelo para o seu condomínio.”

 

Podemos ressaltar a importância do momento do preenchimento das informações da posição em que o secretário estará, isto pode facilitar ou prejudicar no momento da reunião, assim o modelo que serviria para facilitar, pode não surtir efeito, então segue alguma dicas:

 

• O secretário deve estar bem posicionado, de maneira que consiga ouvir tudo o que se passa na reunião, uma posição central é recomendável;

 

• Deve possuir papel e caneta, mesmo que ele vá digitar a Ata, escrever palavras-chave, facilita a organização de ideia;

 

• Se possível grave a reunião, assim depois de preencher o documento, você pode revisar, se nada ficou de fora do documento.

 

Seguindo estas recomendações o seu modelo ficará completo e o seu preenchimento será rápido e eficiente, agora entenda o que fazer após o preenchimento de seu modelo! Basta continuar a leitura:

 

O que fazer após a elaboração da ata?

 

A Ata é um documento que todos os moradores do condomínio devem ter acesso, para acompanhar o andamento das medidas que foram tomadas, se estão sendo cumpridas o que ficou acordado. Ao fim da elaboração deste registro deve ser disponibilizado.

 

“O síndico pode e deve manter um cópia para ficar à disposição para que seja verificado se necessário.”

 

Se houver viabilidade pode ser disponibilizada nas áreas comuns do condomínio, já que são os espaços com o maior fluxo de pessoas, assim ficarão cientes sobre o ocorrido na assembléia, a tecnologia pode facilitar o acesso a informação, pode ser compartilhado virtualmente também.

 

“Todos devem ter acesso ao documento, é necessário que o síndico garanta que mesmo os que não estiveram presentes na reunião saibam o que ocorreu e foi decidido.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

Atualmente muitos condomínios possuem sistemas de gestão on-line, softwares de suporte ou vínculos em redes sociais, assim estes também podem ser canais para divulgar a Ata elaborada, lembrando que deve ser de responsabilidade do síndico garantir o acesso de todos os condôminos ao documento.

 

“Recomendamos que se possível seu condomínio dê preferências para os sistemas online, já que diminui o consumo de papéis, sendo uma medida mais sustentável.”

 

Outro motivo para utilizar as redes sociais ou softwares é por conta da diminuição da probabilidade de extravio ou perda do documento, além da praticidade e maior organização que estas ferramentas acarretam, facilitando a vida do síndico e dos moradores.

 

Quer saber qual a melhor forma de comunicação para o seu condomínio? Confira neste artigo mais sobre o assunto: Compreenda quais as formas de comunicação em condomínios mais eficientes

Não se esqueça antes de compartilhar com todo o condomínio, revisar tudo que consta na Ata, para que não esteja incompleta, que não contenha erros e divergências, diminuindo o risco de conflitos, apesar do que parece, redigir uma Ata não é nenhum mistério, basta o secretário ter comprometimento.

 

“Ter contato com outros modelos pode facilitar e direcionar a elaboração da Ata do seu condomínio.”

 

Conclusão

 

Muitos condomínios têm optado pelo uso de modelos de Atas condominiais, porém cada condomínio possui necessidades distintas, e entender como elaborar uma boa Ata do condomínio é melhor do que simplesmente apenas baixar um modelo pronto.

“Nesta postagem discorremos desde os pontos essenciais que não podem faltar e que serão repetidos, até o que fazer após a elaboração da Ata.”

A criação de um modelo pré-definido para o seu condomínio vai facilitar e muito a vida do secretário e do síndico, afinal o preenchimento ficará ainda mais fácil das informações que serão repetidas em todas as reuniões, como:

• Data

• Hora de início da reunião / Previsão de término

• Nome do condomínio

• Identificação do Secretário

• Pauta

Podemos ressaltar como benefícios para o condomínio, a maior organização que o secretário terá em elaborar o documento, maior controle e a unificação do documento, seguindo um padrão, facilitando também o entendimento.

“A legibilidade da Ata deve ser o principal objetivo no momento da elaboração do modelo, assim como a objetividade do que será registrado.”

Lembrando que ao final deve constar um espaço para a assinatura do responsável pela elaboração do documento, síndico e uma folha em anexo deve constar a assinatura de todos os presentes na reunião.

Após a elaboração do documento, deve ser compartilhado com todos os indivíduos do condomínio, seja por um aplicativo de comunicação, redes sociais ou até mesmo ferramentas de gestão.

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