Despesas e impostos atrasados, número de funcionários insuficientes para atender as necessidades condomínio… As contas não fecham!
Já passou ou está passando por isso?
O síndico tem a necessidade de controle e organização para administrar as finanças de um condomínio.
É preciso ter a consciência de que a administração de um condomínio é um trabalho desenvolvido individualmente, mas com o pensamento coletivo.
Essa responsabilidade exige praticidade, organização e muita transparência nas atividades por parte do síndico.
E o síndico precisa saber como organizar, planejar e gerir as finanças de um condomínio, e nesse blog post vamos dar algumas dicas sobre o assunto.
1) Analise os registros da gestão anterior
O primeiro passo é analisar os registros da gestão anterior. É preciso ter em mãos todas as informações referentes aos pagamentos, valores e balancetes.
Confira:
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Se o valor depositado corresponde ao Balancete apresentado;
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Se o pagamento e os valores das contas estão corretos;
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Se existem contas que ainda estão em aberto, atrasadas ou não;
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Se há algum valor que ainda precisa ser registrado.
É extremamente importante com o máximo de atenção os registros e atividades anteriores para garantir que elas não atrapalhem a sua gestão.
Tenha a certeza que tudo está resolvido e que não existem pendências, dessa forma, você evita surpresas desagradáveis referentes às gestões passadas.
2) Planeje, isso é fundamental
O planejamento é a base de todo controle financeiro.
Até porque, você só consegue saber para onde vai, precisa saber onde está.
E é colocando em prática as ideias e os investimentos necessários para trazer conforto e tranquilidade condôminos.
Ao fazer o planejamento financeiro, você precisa levantar a situação atual do condomínio para depois projetar os recebimentos e as despesas do tempo, para entender o fluxo de capital.
Se você sabe quanto tem para receber e quanto precisa pagar, você já pode começar a pensar no futuro de uma maneira diferente.
Se sobrar dinheiro em caixa, é possível prever reformas e melhorias, por exemplo.
Caso falte recurso, você precisa verificar a raiz do problema e buscar uma forma de recuperar o prejuízo para só depois começar a gerar lucro.
3) Tenha um livro caixa
O livro caixa é uma peça importante para a organização das finanças.
É nesse livro que o administrador vai registrar, detalhadamente, toda a movimentação financeira, dando relevante importância à transparência e clareza de onde foi investido o dinheiro do condomínio.
4) Faça um fundo reserva
Mesmo com todas as previsões, os imprevistos também são certos e algumas despesas surgem de forma inesperada.
Por isso, determinar um valor reservado para demandas emergenciais é fundamental para evitar taxas extras.
É claro que manutenções mais onerosas como, por exemplo, a pintura da fachada, acabam sendo distribuídas nas taxas mensais, mas pequenos imprevistos podem ser resolvidos com o fundo de reserva.
Assim como na vida pessoal é indicada a poupança de uma parte do salário para emergências, no mundo da gestão de finanças do condomínio a lógica também se aplica.
É interessante ter um valor mensal determinado para ser reservado para demandas emergenciais, evitando assim taxas extras.
É comum que manutenções onerosas, como a pintura ou reforma da fachada, sejam distribuídas em taxas mensais entre os moradores do condomínio, mas pequenos imprevistos podem (e devem) ser resolvidos com um fundo de reserva.
5) Verifique os condôminos inadimplentes
Inadimplentes irão existir em todo modelo de negócios e em um condomínio também podem existir pessoas que estejam passando por esse momento.
Claro que você não consegue prever quantas pessoas ficarão inadimplentes no mês atual e nos seguintes, mas é possível analisar o histórico passado de uma maneira geral para buscar uma previsibilidade.
Por exemplo; nos últimos 5 anos do condomínio no mês atual 7% dos condôminos ficaram inadimplentes, ou seja, deixaram de pagar a cota mensal do condomínio.
Você pode se posicionar de algumas formas, como fazer um fundo reserva para cobrir o prejuízo nesse período.
Ou ainda esperar que possa ter um acréscimo (sendo mais pessimista) no número de inadimplentes e preparar um fundo de reserva ainda maior.
Importante lembrar que, uma vez que os inadimplentes acertarem os valores devidos o valor pago deverá ser direcionado ao fundo reserva.
6) Defina um orçamento
Defina um orçamento, ou seja, defina qual o valor o mínimo para o funcionamento do condomínio, sem que se perca a qualidade dos serviços já prestados claro.
O orçamento deve ser baseado nos custos fixos do condomínio, somando-se então os custos variáveis.
A taxa de condomínio também deve ter esse planejamento como base, a fim de que as receitas cubram as despesas.
O ideal é que os valores de entrada (receitas), sejam suficientes para cobrir todas as despesas e ainda sobre algo para ser destinado ao fundo de reserva.
7) Controle os gastos e reduza os desperdícios
De nada adianta definir um orçamento se você não controlar os gastos e reduzir os desperdícios.
É possível melhorar a eficiência energética e a sustentabilidade dos condomínios fazendo certos investimentos, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum.
É claro que, inicialmente, o investimento é maior, mas, no longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.
8) Realize reuniões
As reuniões são fundamentais para fazer uma prestação de contas e também para tomar decisões que precisam ser definidas por todos os condôminos e ter uma rotina de reuniões para fazer a prestação de contas é fundamental.
Esses encontros podem ser aproveitados para tomar decisões que precisam do envolvimento e decisão de todos os condôminos.
Afinal o administrador não possui autoridade suficiente para tomar todas as decisões sozinho.
Lembre-se: algo fundamental nas reuniões é a ATA, nas quais deverão ser registradas todas as decisões daquele dia.
Conclusão
Esperamos que essas dicas auxiliem você a organizar as finanças no seu condomínio, mas não deixe de buscar o aprimoramento constante do seu desenvolvimento.
Somente dessa forma você conseguirá ter o domínio completo das ferramentas e dos números do seu condomínio.
E nós queremos saber… Quem é que cuida das contas do seu condomínio? É você? Você tem um profissional que faz o financeiro? Uma administradora?
Como tem sido a experiência? Compartilhe com a gente nos comentários!
