5 vantagens de contratar um secretário para ajudar na gestão do seu condomínio

5 vantagens de contratar um secretário para ajudar na gestão do seu condomínio

Ao assumir o cargo de síndico, o responsável por esta função fica encarregado de inúmeros deveres, por conta do acúmulo de funções, contratar um secretário muitas vezes o ajudará a manter sua organização em dia.

Um secretário contratado pode ser considerado o braço direito do síndico, justamente por conta de sua colaboração em muitas das atividades do responsável legal do condomínio com suas tarefas.

“O secretariado é uma das profissões que mais vem crescendo no mundo.” – De acordo com uma pesquisa realizada pela ONU (Organização das Nações Unidas).

Além de auxiliar o administrador em suas atividades, o secretário também é encarregado de agregar e dar continuidade aos projetos iniciados pelo síndico.

“Contratar um secretário apto a auxiliar as atividades de um administrador de condomínios, trará um grande aumento na produtividade dos projetos relacionados à gestão do síndico.” Fonte da Imagem: freepik.com

O auxiliar do síndico muitas vezes pode ser o subsíndico residente ou não do condomínio, que é submetido a eleições e é escolhido pelos condôminos, junto ao síndico.

“A gestão de um subsíndico do condomínio não é tão comum como a de um síndico, justamente por não ser um cargo obrigatório por lei.”

Neste artigo você verá assuntos como:

• Conheça as vantagens de contratar um secretário para auxiliar na gestão do síndico;

• Veja como tornar-se um secretário profissional?

Um nome comum também no ramo da administração de condomínios, é o de conselheiro, como a palavra já diz, ele está ali para aconselhar o síndico. Muitos prédios possuem este profissional para consultar e tirar todas as dúvidas do síndico em relação a legislação.

Quer saber mais sobre a contratação de um secretário para o síndico do seu condomínio? Continue lendo este artigo e confira as vantagens deste profissional

Conheça as vantagens de contratar um secretário para auxiliar na gestão do síndico

Ser responsável pela administração e encarregado de deveres de um condomínio, muitas vezes não recebendo nada em troca, não é uma tarefa fácil, isso inclui também tornar-se um síndico voluntário e abrir mão de um tempo do seu dia para realizar as tarefas necessárias do prédio.

Apesar do síndico ser o responsável por representar o condomínio e realizar todos os seus deveres, ele também tem o direito de eleger ou contratar um secretário para o auxiliar nas tarefas do cotidiano, isto se for em concordância com os condôminos.  

Fique por dentro das responsabilidades do síndico lendo nosso artigo – Conheça as principais responsabilidades do síndico profissional em seu condomínio

“O funcionário que ficará encarregado de secretariar o síndico, pode ser um morador, sendo eleito por votação dos moradores do condomínio, ou também pode ser terceirizado, contratado pelo próprio administrador do edifício.”

Decidir por incluir um secretário na administração do seu condomínio, pode trazer grandes vantagens para o síndico e aos moradores durante a gestão condominial, como:

• Aumento da produtividade: Duas cabeças pensam melhor e mais rápido do que apenas uma. Contratar alguém especializado em auxiliar a gestão do síndico, pode trazer uma rentabilidade maior ao condomínio, pois o secretário poderá trazer alternativas e soluções que muitas vezes o administrador não foi capaz de pensar.

• Atividade acessível: Alguns condomínios passam por dificuldades financeiras, o que acaba tornando difícil a contratação de funcionários, porém admitir um secretário não é um investimento caro e inacessível.

• Melhor organização: Uma das vantagens de contratar um assistente para a gestão condominial, é que o síndico terá um tempo livre maior para poder organizar e planejar os projetos de acordo com a necessidade do prédio.

• Levantamento de orçamentos e custos: O síndico é  encarregado por orçar e selecionar produtos e serviços com os melhores custos benefícios para o condomínio, com a admissão de um secretário será possível o auxílio nestas tarefas.

• Auxiliar nos contratos e pagamentos: Todo condomínio ao final de cada mês tem suas contas a pagar, um assistente do administrador, poderá auxiliar na hora do pagamento de funcionários ou nas compras de produtos, materiais ou até mesmo na contratação serviços necessários.

Lembrando que é essencial sempre exigir notas fiscais após alguma compra, pois as mesmas deverão ser apresentadas em assembleias condominiais.

Quer saber quais são as principais funções de um secretário? Leia esse artigo – As funções básicas da secretária executiva

Veja como tornar-se um secretário profissional

Após conhecer as principais vantagens da contratação de um assistente para ajudar a gestão do síndico no seu condomínio, vamos entender algumas atitudes que podem ser tomadas para se tornar um secretário profissional.

“Para tornar-se um secretário de confiança do síndico é importante manter a honestidade e a sinceridade desde o ínicio.” Fonte da Imagem: freepik.com

Com o passar do tempo os secretários vem ganhando maior espaço no mercado de trabalho, por conta do impacto positivo que pode acarretar ao condomínio. Devido a sua importância e a concorrência na área, É essencial a profissionalização no assunto, isso pode ser feito seguindo algumas atividades, como:

• Boa relação com os condôminos: É essencial que qualquer funcionário contratado do condomínio tenha um bom relacionamento com os moradores do local, principalmente se você for assistente do síndico, que é o encarregado por representar todos os residentes do local.

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• Cursos profissionalizantes: Uma das maneiras mais fiéis de adquirir conhecimento é através da realização de cursos especializados na área. Referindo-se a auxiliares de síndicos existem cursos técnicos relacionados a administração de condomínios, secretariado, entre outros.

• Comprometimento: Vontade, dedicação e determinação são características que impulsionam uma carreira de sucesso, por isso é importante que o assistente de um síndico saiba ouvir e realizar suas atividades com empenho.

• Tenha postura: É necessário que o profissional que vai ocupar este cargo, tenha ética profissional e conheça seus direitos e deveres, assegurando que as atividades sob sua responsabilidade serão devidamente executadas.

Quer saber mais sobre o assunto? Leia este artigo e conheça 6 Dicas Para uma Boa Postura Profissional!

Conclusão

Esperamos que após a leitura deste artigo você possa ter entendido melhor sobre as vantagens de se contratar um secretário para auxiliar a gestão do síndico do seu condomínio.

Lembrando que o assistente do síndico pode ser um condômino eleito pelos moradores ou terceirizado pelo síndico, uma das vantagens de contratar um secretário é devido a sua experiência na área.

O secretário do síndico será o encarregado por auxiliar o gestor a realizar as suas obrigações. Conheça mais sobre esses deveres do síndico baixando nosso eBook gratuito – O Manual Prático e Definitivo do Síndico

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