O condomínio, assim como empresas, precisa ter metas e objetivos bem definidos. O plano de ação condominial é extremamente necessário, pois, engloba todas as atividades que facilitem o dia a dia, apresentem bons resultados e assim torna-se uma boa administração.
O ideal é que a cada início de ano, o síndico reúna-se com os moradores, proprietários, funcionários para apresentar, analisar e aprovar esse plano de gestão. Caso você ainda não seja síndico e tenha o desejo de ser, o desenvolvimento desse plano pode ser uma ótima proposta para assumir o cargo.
No nosso artigo você vai entender o que é um plano de ação condominial, como fazer, 5 passos para a sua execução, o que não pode faltar e o que fazer caso algum ponto do seu plano dê errado.
Mas, o que é um plano de ação condominial?
Antes de mais nada, você precisa entender que esse plano é um método organizacional que tem como objetivo fazer as coisas darem certo durante a gestão, ou seja, melhorar a vida de quem está no condomínio. Na prática durante a estruturação desse plano trace estratégias para melhorar a situação do condomínio, solucionar problemas recorrentes, antecipar imprevistos e satisfazer os moradores.
Se o seu condomínio tem problemas de inadimplência, barulho excessivo, manutenção ou com o famoso 5C’s é essencial inserir essas situações no seu plano e criar ações para acabar com essas dificuldades.
Esse documento traz clareza para os síndicos e moradores, pois, faz com que todos consigam visualizar o que é prioridade, quais são as tarefas importantes e auxilia na gestão de um bom trabalho: ao ser aprovado em Assembleia, o síndico pauta a sua gestão no que os moradores desejam.
Os documentos mais importantes do seu planejamento estratégico são: plano de ação (especificando o que será alterado e implementado com um cronograma de prazos); uma planilha de controle financeiro (para ter o
controle sobre despesas e receitas) e um cronograma de manutenção (é necessário que os seus funcionários e moradores estejam sempre seguros e que você tenha o controle do que deve ser feito em cada instalação).
Entendi o que é o plano de gestão condominial, mas, como faço?
O primeiro ponto é: Conheça bem o condomínio, inclusive, as gestões passadas. A partir disso você começa a definir quais são os problemas, objetivos, metas, prazos, quem será o responsável pela resolução e quanto isso irá custar.
Após isso, observe como está a situação atual do condomínio. Isso consiste em:
a) Parte financeira: Analise se tem caixa, se a previsão orçamentária do ano que passou foi cumprida e se há débitos ou está tudo em dia.
b) Comunicação e Relacionamento: O sistema de comunicação e a relação com os condôminos estão ok? É extremamente importante avaliar isso. Caso não, desenvolva novos métodos de comunicação e procure
resolver as situações para melhorar o relacionamento.
c) Manutenção: Elevadores, interfones, portões, fechaduras, câmeras, jardim etc. Considere cada local, o tempo e o estágio que está agora desde a última manutenção.
Uma forma de fazer isso é desenvolvendo uma pesquisa de opinião para entender o que os condôminos e funcionários estão pensando, quais as suas insatisfações e ideias de melhorias. Procure o método que dê mais respostas, podendo ser pelo meio virtual ou presencial.
Após esse resultado, desenvolva metas e objetivos práticos e claros, relacionados aos principais problemas, que possam ser cumpridos a longo ou curto prazo e monte seu plano de ação.
Ex.: O problema é inadimplência e o seu objetivo é reduzir as dívidas em 50%. O plano de ação seria “fazer com que os condôminos inadimplentes paguem suas dívidas” e as metas poderiam ser: conversar com os inadimplentes; marcar uma assembleia com todos os moradores e buscar uma resolução de como resolver o problema;
Estabeleça também o modelo de relatório de cada meta e objetivo para serem colocados os resultados alcançados. Caso haja algum resultado não alcançado, desenvolva um novo plano de ação para resolvê-lo.
Depois da conclusão do plano marque uma assembleia para apresentá-lo! Os condôminos precisam ter conhecimento dele e para isso você pode colar nos murais, enviar por e-mail, usar algum software ou distribuir
circulares. Em seguida, após a aprovação, coloque-o em prática.
Durante a vigência desse plano de ação condominial adapte-o a sua rotina de síndico sabendo o que deve ser feito e quais são os prazos para isso. Combine com os colaboradores de enviar relatórios periódicos sobre o que está sendo feito, está atrasado e qual o motivo, para você corrigir os erros o mais rápido possível.
Além de receber os relatórios dos seus colaboradores, é necessário desenvolver os seus para apresentar as resoluções e evoluções da sua gestão (podendo ser mensalmente, trimestralmente, semestralmente). Além da apresentação, envie por e-mail junto com as planilhas de despesas e receitas e documentos que comprovem que aquilo realmente foi feito.
Quando for necessário, faça reajustes de acordo as necessidades dos moradores e funcionários. O seu relatório de apresentação deverá conter todas os objetivos e metas, além do que será feito, quem irá desenvolver, qual o motivo de aquilo estar sendo realizado, como será feito, qual o prazo de entrega e o andamento do
projeto.
5 passos para fazer o seu plano de ação condominial
1) Documente: O seu plano de ação precisa estar bem documentado e auxiliando a organização dos outros documentos e informações dos condomínios.
2) Plano de contas do condomínio: Ao fazer seu plano é necessário inserir nele toda a parte financeira do condomínio, pois, de nada adianta pensar nas reformas e não ter dinheiro e nem saber como conseguir para pagar. Insira também toda a parte trabalhista, incluindo horas extras, 13o, escalas e horários de trabalho.
3) Convenção e Regimento Interno: O seu planejamento estratégico precisa levar em consideração esses documentos na hora de avaliar contratos, obras e manutenção, além das determinações da assembleia.
4) Metas e Objetivos: A parte final do seu plano precisa trazer metas, prazos e objetivos de realização durante a sua gestão.
5) Projetos: Desenvolva uma lista com todos os projetos e atividades relacionadas a suas metas e objetivos.
O que não pode faltar no meu plano de gestão condominial?
No seu plano de gestão precisa conter: organização, plano de manutenção, plano de reuniões e assembleias, previsão orçamentária, planilha de controle financeiro e quais os problemas com metas e objetivos você pretende resolver.
Ao fazer plano de manutenção estabeleça uma lista com o que precisa ser ajustado ao longo do ano, pois, isso faz com que você tenha uma visão do macro. Após isso, descreva qual será a manutenção feita e em qual época do
ano.
Não esqueça de colocar no plano de reuniões e assembleias as datas e prazos das reuniões obrigatórias com o Conselho Fiscal e assembleia.
Coloque no seu plano a previsão orçamentária para realização de cada projeto descrito no seu documento. Além disso, é interessante que você insira uma planilha de controle financeiro contendo as despesas do condomínio
(trabalhadores, água, luz, manutenção, administração, materiais, emergências, obras e outros).
Analise juntamente com os moradores e a Convenção se é possível manter um fundo de reserva para garantir investimentos e resolver os imprevistos.
Fiz meu plano todo certinho, mas, no decorrer do tempo ele não saiu como planejado. E agora?
Ajuste! Nem sempre todos os nossos planos caminham da forma certa, principalmente, quando não depende apenas de uma pessoa para resolução. Você precisa estar pronto para entender o que deve ser alterado e informar aos condôminos quais as alterações e o motivo de não ter dado certo.
Seja sempre transparente tanto com os seus erros quanto com os acertos. Converse constantemente com os moradores e os responsáveis pelos outros cargos. Evite gastos desnecessários e mantenha o controle financeiro,
realizando ajustes sempre que necessário. Isso fará com que o seu trabalho seja valorizado e aprovado por todos ao seu redor.
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