A tecnologia tem sido nossa aliada e quando se trata de condomínios prediais não é diferente, as ferramentas de gestão em condomínios têm otimizado os recursos dos condomínios, sendo uma poderosa arma à disposição dos síndicos. Mas encontrar o software de gestão de condomínio que seja ideal para cada edifício ainda é uma tarefa difícil.
Hoje praticamente todos prédios do Brasil possuem ferramentas de gestão em condomínios, que estão auxiliando a manter o maior controle sobre todas as informações do condomínio, assim torna a administração muito mais eficiente, aumentando a satisfação de todos os usuários do condomínio.
Estas ferramentas de automação otimizam os recursos do condomínio e facilita o gerenciamento de informações por parte dos síndicos ou administradoras de condomínios prediais. Diversas empresas têm entrado no mercado, afim de oferecer ferramentas que otimizem as atividades do cotidiano dos condomínios.
Essa necessidade foi identificada, pois os documentos do condomínio têm de ficar a disposição de diferentes pessoas, os condôminos; empresas terceirizadas e outros usuários podem necessitar o acesso a eles, além disso edifícios residenciais geram um grande número de informações que devem ser guardadas, assim compilar todas as informações em uma plataforma única, aumenta tanto a praticidade quanto a acessibilidade.
“As ferramentas de gestão em condomínios vieram para otimizar o tempo e aumentar a produtividade dos administradores.”
As ferramentas de gestão facilitam até mesmo a compatibilização e compartilhamento de informações, entre o síndico e administradoras, além de possibilitar a transparência de gestão, pois os moradores podem acompanhar as principais informações, já que muitas das ferramentas possuem aplicativos tanto para desktop quanto para celulares.
Pensando na ascensão da presença destas ferramentas nos condomínios prediais, decidimos preparar este conteúdo, para que ajude a entender melhor sobre este assunto que tem se tornado essencial para qualquer gestor que queira exercer uma gestão qualificada.
Neste artigo sobre ferramentas de gestão em condomínios você terá acesso aos seguintes assuntos:
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O que são ferramentas de gestão em condomínio?
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Qual a importância destas ferramentas para os condomínios?
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Como escolher o melhor software de gestão de condomínios?
Esperamos que através deste conteúdo possam sanar suas dúvidas e que fique claro o quanto ferramentas administrativas podem ser vantajosas para o condomínio, o investimento em ferramentas de automação é justificado pela melhoria de vida que elas podem acarretar.
Aqui na nossa empresa Dan Solução utilizamos principalmente ferramentas de automação de marketing, pois facilitam a identificação de indicadores, através da análise destes resultados é possível tomar as melhores decisões, da mesma forma são as ferramentas de gestão em condomínios prediais.
Analisando nossos clientes, percebemos o quanto os síndicos e administradores de condomínios têm se empenhado para manter uma gestão eficiente e otimizada, continue lendo nosso artigo para saber mais sobre estas aliadas da gestão.
O que são ferramentas de gestão em condomínios?
As ferramentas de gestão para condomínios, são basicamente um conjunto de funções que compilam informações, tornando digital todas as informações do condomínio. O objetivo destas ferramentas é facilitar as atividades dos síndicos e administradores, tornando mais fáceis as suas tomadas de decisões.
A gestão predial torna-se muito mais eficiente com o auxílio destas ferramentas, pois as informações se tornam mais fáceis de serem controladas, já que apresentam indicadores, através destes recursos é possível analisar e identificar possíveis falhas na gestão e selecionar as melhores soluções para cada problema apresentado pelo condomínio.
Ferramentas de gestão auxiliam os síndicos e administradores a controlar as informações do condomínio. Fonte da imagem: https://pixabay.com
Através dos recursos disponibilizados pelas ferramentas de gestão para condomínios é possível melhorar:
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Relacionamento entre moradores;
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Relacionamento entre os funcionários e administradores;
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Aumento da segurança interna;
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Gestão mais eficiente e consciente;
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Maior confiabilidade e transparência na gestão.
As ferramentas de gestão, nada mais são do que softwares desenvolvidos para facilitar a execução de tarefas das rotinas diárias dos condomínios prediais, eles aumentam a eficiência por conta de sua praticidade.
O pessoal da Direcional Condomínios preparou um conteúdo completo sobre o assunto, confira – Por que modernizar a gestão do condomínio?
Os profissionais responsáveis pela gestão dos condomínios cada dia mais tem optado pela utilização destes recursos, para solucionar os problemas de forma mais qualificada, assim aumentam o nível de qualificação da administração.
Qual a importância destas ferramentas para os condomínios?
É necessário que os síndicos e administradores tenham em mente como ferramentas de gestão podem ser proveitosos para a administração do condomínio, facilitando as atribuições em que são responsáveis, gerando uma melhoria de vida para todos os usuários do edifício.
Vale a pena ressaltar que a utilização de ferramentas, ajudam a traçar planos estratégicos e auxiliam a implantá-los, afetando diretamente diversos setores dos edifícios, como:
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Setor financeiro
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Relacionamento pessoal
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Plano de manutenções
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Recursos Humanos
Através dos recursos digitais é possível planejar medidas não só à curto prazo, mas principalmente visando as próximas gestões, para que não se acumulem dívidas para as próximas, assim é possível estabelecer metas e planos para os anos seguintes.
Para iniciar e implantar as ferramentas, o primeiro passo necessário é a constatação da situação atual do condomínio, ou seja a elaboração de um diagnóstico completo do condomínio, desde o setor financeiro até as manutenções e o quadro de funcionários.
“Através deste diagnóstico e automação da gestão é possível diminuir os gastos do condomínio, assim é possível tomar as melhores decisões, como hierarquizar os problemas e quais ações necessitam de prioridade.”
Gestões baseadas em softwares modernos expõe um caráter mais profissional e maior credibilidade, pois as decisões se tornam mais acertivas, já que os esforços são concentrados em falhas facilmente identificadas pelo gestor predial.
A utilização de softwares de gestão permitem a otimização de todos os setores do condomínio, concentrando os esforços do síndico para o que realmente necessita de atenção. Fonte da imagem: https://pixabay.com
A administração do condomínio residencial baseado em ferramentas de gestão viabilizam aos administradores:
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Racionalização de custos – Pois através de dados concretos, gráficos e planilhas é possível identificar quais são as prioridades do condomínio, tomando as melhores decisões.
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Possibilitam novos investimentos – Com o controle minucioso dos gastos e sua otimização, é viável a redução de gastos fixos e possíveis imprevistos, dessa forma sobram recursos para que sejam investidos no condomínio.
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Menor taxa de rotatividade de funcionários – Com um controle maior sobre o condomínio, facilita não só a gestão de funcionários e sua produtividade, quanto a fidelização de fornecedores.
Quer saber mais sobre como controlar os fornecedores do condomínio? Confira nosso outro artigo – Tenha os fornecedores do condomínio sempre à mão
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Melhores parcerias com empresas terceirizadas – Com números mais fáceis de controlar, ao invés de informações abstratas é possível analisar e comparar, possíveis empresas que o condomínio pode fazer parceria. Optando por aquela que não só possui o melhor preço, mas como oferece os melhores benefícios.
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Melhorar o ambiente – Com maior acessibilidade para todos os usuários do condomínio, através de diferentes plataformas, aumentam a confiabilidade dos condôminos, permitindo a maior probabilidade para que ocorra uma reeleição do síndico, por exemplo.
Enquanto alguns administradores ainda insistem nos métodos convencionais, sem o investimento na utilização de softwares, outros aplicam recursos do condomínio em sistemas modernos buscando a otimização e estão diminuindo as receitas e gastos dos condomínios, facilitando até mesmo o pagamento e manutenções, segue a nossa dica e acesse o portal Terra – 4 ferramentas que podem transformar a gestão condominial.
Como escolher o melhor software de gestão de condomínios?
Sabemos que exercer a atividade de síndico é realmente complexo e repleto de responsabilidades, entre elas gerir não só os recursos do condomínio mas os usuários, assim o síndico ou o administrador do condomínio possui como atribuições o gerenciamento de:
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Quadro de funcionários internos do prédio,
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Recebimento de taxas;
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Responsável pela compra de materiais desde construtivos até de limpeza;
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Gerenciar os serviços e manutenções do condomínio; de limpeza,
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Estabelecer regras das dependências e utilização dos espaços coletivos;
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Além das exigências e necessidades dos moradores.
Até mesmo a resolução de conflitos entre moradores ou funcionários, o síndico se torna o responsável por mediar a situação, uma ferramenta que compile todas as informações do cotidiano do síndico auxilia para que ele possa ser mais assertivo no comando do condomínio.
Utilizar uma ferramenta de gestão em condomínios tornam todas as atividades do prédio mais fácil e organizada, independente da ferramenta, o software deve disponibilizar soluções e suporte necessário para cada problema que o síndico possui.
“A ferramenta a ser escolhida deve se enquadrar às necessidades do condomínio, oferecendo o maior suporte possível para as atividades do síndico.”
Primeiramente para tomar a decisão de qual ferramenta implantar no seu condomínio, o síndico deve diagnosticar quais são as necessidades dele, entender quais são os pontos que devem obter maior atenção e assim verificar se o software de automação possui os recursos necessários.
Somente analisando e comparando distintos softwares de gestão condominial é possível decidir qual aumentará de forma efetiva a qualidade da gestão e a produtividade.
A utilização de softwares de gestão permitem a otimização de todos os setores do condomínio, concentrando os esforços do síndico para o que realmente necessita de atenção. Fonte da imagem: https://pixabay.com
No momento da decisão, o que deve impactar na escolha são diversos fatores, entre eles a principal é a acessibilidade, ou seja a facilidade de identificação das informações fornecidas, além da funcionalidade.
Confira o artigo disponível no Condlink – 5 soluções que um sistema de gestão de condomínio deve ter
Quanto maior o número de funções o software de gestão de condomínios oferecer, melhor! Pois a otimização do tempo do síndico significa maior atenção ao que é necessário, consequentemente maior resolução de problemas do condomínio, aumentando a qualidade de vida dos usuários, evitando que erros ocorram.
“Uma das principais vantagens da utilização ferramentas de gestão em condomínios, é a transparência de informações, pois os condôminos podem acessar de diversas plataformas, conteúdos relevantes e que impactam diretamente sua vida.”
Conheça o Condomínio21, software focado em gestão de condomínios
Um dos exemplos que podemos citar de ferramenta de gestão de condomínios que têm se sobressaído, é denominado Condomínio21, se trata de um dos softwares mais completos e líder de mercado no Brasil, este foi elaborado para facilitar a execução de diversos processos da gestão de condomínios, sendo uma solução específica.
De acordo com o próprio site da solução o objetivo é otimizar distintos processos administrativos, aumentando a eficiência, além da redução de custos e valorização da gestão.
Uma ferramenta básica para a gestão de condomínios devem oferecer requisitos fundamentais como:
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Reserva de áreas comuns,
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Livro preto, Segunda via de boleto,
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Quadro de avisos,
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Controle de contratos, entre outros.
Através de plataformas digitais, é possível organizar os documentos jurídicos do prédio, realizar as reservas dos espaços de convivência e de uso comum, gerir a segurança condominial e aumentar a eficiência da comunicação interna com os moradores.
Conclusão
Esperamos que através deste conteúdo você consiga ver as possibilidades e inúmeras vantagens que pode trazer ao seu condomínios, existe no mercado diversas ferramentas de gestão para condomínios, basta entender quais são as necessidades, para que possa selecionar as que satisfazem as demandas necessárias.
O administrador do condomínio deve fazer um diagnóstico de todas as suas atribuições, para que assim ele possa determinar qual software pode auxiliar melhor com as atividades que ele está incumbido. A otimização de tempo é algo primordial, ainda mais com tantas responsabilidades que recaem sobre os administradores.
Se ainda não ficou claro sobre as ferramentas de gestão em condomínios, veja o artigo do nosso parceiro Direcional Condomínios – Ferramentas estratégicas na ‘mesa’ do síndico
Vale a pena ressaltar que as ferramentas de gestão em condomínios têm seus benefícios, mas depende da gestão condominial, tudo é questão de necessidade e adequação, cada condomínio possui um tipo de necessidade e demanda de atividades, assim deve buscar o software que mais se adeque as atividades do condomínio.
“Se tratando da contratação de uma ferramenta de auxílio na gestão especializada em condomínio, é necessário checar os recursos que serão disponibilizados, se possível verificar a carteira de clientes ou portfólio.”
As ferramentas de gestão em condomínios têm como objetivo suprir as necessidades de atividades específicas que o condomínio possui, abrangendo diversos tipos de setores desde as manutenções até a gestão econômica.
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