Aprenda a elaborar uma boa ata de condomínio em 5 passos

 

Aprenda a elaborar uma boa ata de condomínio em 5 passos

 

A ata de condomínio é um dos pontos que devem obter a atenção total do secretário, este que é nomeado pelo síndico, já que neste documento serão registradas o desenvolvimento das discussões da assembléia, confira 5 passos para elaborar uma boa ata!

 

O documento denominado ata de condomínio, pode ser a chave para uma boa organização e fluência das decisões adotadas pelo gestor condominial, ou seja o síndico, neste estará comprovado que as decisões foram debatidas em assembleia.

 

“A ata do condomínio é elaborada a fim de registrar os assuntos que foram debatidos na assembleia.”

 

A ata aborda através de uma narrativa de todos os assuntos que foram abordados em dada reunião, assim é preciso que o secretário seja sucinto, claro e que registre todas as informações relevantes.

 

“A ata do condomínio deve ser bem elaborada, para que registre tudo que foi discutido.”Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

Muitos secretários não possuem experiência para elaborar uma ata qualificada, assim decidimos preparar este post, para direcionar e facilitar a produção deste documento, compartilhe este conteúdo com o secretário do seu condomínio.  

 

Neste post iremos tratar sobre os seguintes assuntos:

• O que é ata de condomínio?

• Entenda a importância da ata de condomínio

• 5 passos para elaborar uma boa ata de condomínio

Vamos abordar neste artigo desde a definição deste registro, até como implementar passos simples para obter uma narrativa clara, transmitindo de maneira eficaz todos os registros da assembléia em questão.

 

Quer saber mais sobre a elaboração da ata de condomínio? Confira este nosso outro artigo – Aprenda a redigir a ata de reunião de condomínio

 

O que é ata de condomínio?

 

Já abordamos esta definição em outro artigo, mas vamos relembrar, a ata de condomínio, é um registro das decisões que são tomadas em reuniões de condomínio, ou seja os diversos tipos de assembléias que podem ocorrer.

 

“A ata passou por diversas modificações com o tempo, assim a apresentação ficou a critério de cada condomínio, porém existem informações fundamentais como as informações básicas e a linguagem utilizada.”

 

Apesar de uma definição simples, elaborar este registro não se trata de algo fácil, porém necessário e seguindo orientações básicas não vira mais um problema para o condomínio.

 

“A ata deve ser produzida de modo que facilite a leitura, interpretação e que seja objetiva.”. Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

O registro pode ser feito tanto pelo síndico, quanto por um eleito, já que o presidente da assembleia pode ser o síndico ou um condômino que será o responsável por reger a sessão e este por sua vez denomina o secretário, que ficará atribuído de produzir o documento.

 

“O síndico em muitos casos acumula funções, porém elas não possuem ligações diretamente.”

 

Lembrando que tanto o presidente da sessão, quanto o secretário devem ser eleitos apenas entre os condôminos que possuem direito de voto e participação em assembleias.

 

Se você é síndico ou morador de um condomínio residencial e tem dúvida sobre o direito de voto confira este artigo do HiveBlog – Voto em assembleia: quem tem direito?

 

Entenda a importância da ata de condomínio

 

A produção da ata é extremamente fundamental para os condomínios, a fim de registrar oficialmente as decisões tomadas nas reuniões, comprovando que todos os assuntos previamente descritos na carta de convocação de assembléia foram debatidos.

 

A ata de reunião é tão importante e válido, que todos presentes na assembléia, ao final da sessão devem assinar, isto garante a autenticidade do teor do conteúdo, afirmando a concordância dos presentes com o compilado de decisões registradas.

 

“O presidente da sessão ou o síndico, devem estar atentos e garantir de que o documento estará pronto ao final da assembléia para que seja assinada e validada pelos presentes.”

 

“Todos os presentes devem estar de acordo com os registros feitos, para que o documento seja validado.” Fonte da imagem: https://pixabay.com

 

É recomendável que seja lida em voz alta a ata ao final de cada sessão, para que todos possam averiguar o que foi registrado e se necessário ocorram alterações, antes que ocorra a assinatura da ata de reunião.

 

Vale lembrar que outra função extremamente importante, é que o registro também possui a função de histórico e pode ser solicitada pelos moradores que não estavam presentes na reunião.

 

5 passos para elaborar uma boa ata de condomínio

 

Existem informações que são fundamentais e que sempre devem constar, assim o síndico deve orientar os condôminos através deste material por exemplo, para que todos tenham conhecimento e possam estar aptos a realizar a ata, assim até mesmo o entendimento do documento será facilitado.

 

Para facilitar a vida no seu condomínio, vamos listar aqui 5 passos para que seja produzida uma boa ata de condomínio, confira:

 

1. Informações básicas –  Na ata de condomínio ou de reunião deve constar alguns dados simples mas que facilitam a leitura e entendimento do documento, assim devem constar: Nome do condomínio, pauta, endereço, além de informações sobre a abertura e encerramento.

 

“Não existe um modelo unificado de ata para todos os condomínios, assim o padrão fica por conta de cada condomínio e consenso entre os interessados.”  

 

2. Formatação da ata – Este documento pode ser escrito à mão ou pode ser utilizado algum computador, para a sua produção, o ideal é que seja utilizado o meio em que o responsável por redigir a ata tenha maior domínio, garantindo o registro de todas as informações relevantes.

 

“Assim a ata estará pronta para ser assinada ao final da sessão da assembléia.”  

 

3. Teor do conteúdo – Vale lembrar que se trata de uma narrativa, assim não devem ser inseridos comentários, apenas registro dos fatos de decisões tomadas. O conteúdo deve ser abordado de maneira clara e concisa.

 

“A ata bem escrita é sucinta e facilita o entendimento dos moradores que não compareceram à reunião.”  

 

4. Autenticidade da ata – Não existe um regulamento que determina a assinatura de todos os presentes, contanto que seja feito uma lista de presença e todos estejam de acordo.

 

“Também não se faz necessário o registro em cartório, a não ser que o condomínio julgue necessário, como pode ser o caso de eleição do síndico.”

 

5. Disseminação da informação – O síndico deve garantir que todos os moradores fiquem a par de todas as decisões tomadas na assembleia, garantindo que não ocorram conflitos futuros, por conta de contestações de registro.

 

“Todas as informações devem ser repassadas, principalmente para quem não esteve na assembléia.”

 

Quer se aprofundar ainda mais no assunto confira este artigo da JusBrasil – Como redigir a ata do condomínio

 

Conclusão

 

A ata é fundamental para a assembléia e posteriormente, garantindo que as decisões sejam registradas oficialmente e que possam ser utilizadas como histórico para o condomínio.

Este registro antes de ser assinado pelo síndico ou mesmo por todos os presentes, o seu conteúdo deve ser avaliado para garantir a veracidade das informações.

“Outro ponto importo é a acessibilidade a este documento, o gestor condominial deve assegurar que o condomínio possua uma cópia à disposição dos condôminos.”

Você já teve alguma experiência desagradável nas assembléias do seu condomínio? Conte para nós, entre em contato conosco.

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