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Saiba como funciona o gerenciamento dos documentos de condomínio

O controle dos documentos de condomínio é uma das tarefas principais da rotina intensa do síndico. Realizar o gerenciamento desses processos, exige-se muita atenção e organização.

Do mesmo modo que empresas reservam um espaço dentro da organização para os arquivos, arquivos mortos e toda a papelada de rotina. Assim acontece também com o condomínio, que deve ter os registros de todas as movimentações pertinentes ao prédio.

“Arquivos devem ser organizados, de formas práticas e com fácil identificação. São maneiras que otimizam o trabalho do síndico.”

E quando trata-se de documentação em condomínio, é algo que deve ser levado a sério e ter todo o cuidado, pois a quantidade de papéis é grande e são diversas as categorias.

Iremos ver nesse conteúdo, tudo relacionado a documentação de condomínios, toda a rotina e práticas que irão te ajudar, no dia a dia do seu condomínio. Fique ligado nas dicas:

• Organização dos documentos em condomínios

• Digitalização dos arquivos fundamentais

• Dicas importantes para o gerenciamento dos registros

Organização dos documentos em condomínios

É fundamental que o síndico ou administradora responsável seja organizado, pois trata-se de documentos que envolve todo o condomínio. A organização é tudo em nossas vidas, em todos os aspectos, e quando falamos de um assunto sério como documentação principalmente.

Primeiramente, a organização que precisa ter, é de fazer a análise dos documentos, ou seja, separá-los por categorias. Veja exemplos de alguns registros importantes:

• Documentos financeiros

• Documentos trabalhistas

• Recibos e extratos gerais

• Orçamentos e contratos de obras: Até o prazo das garantias

• Receitas e despesas

Ao separar os documentos por categorias, o próximo passo a seguir é, ordená-los por datas, obtendo assim, um total controle das entradas e arquivação dos registros. Guardando toda a documentação em uma sala, com armários e ou gaveteiros que facilitam o armazenamento de tudo.

Outro ponto importante, é fazer a etiquetação dos gaveteiros, identificando-os de acordo com as categorias, datas, perfis e outros detalhes que irão ajudar a movimentação dos documentos.

É primordial que todos tenham acesso aos documentos, tornando assim uma administração mais transparente e segura. Claro, que deve-se ter a chave na posse do síndico ou administradora responsável para controlar os acessos.

Para que tudo isso possa acontecer de uma maneira organizada e eficiente, é necessário primeiramente que o síndico seja disciplinado, ou seja, com estas características principais:

• Ter sempre o controle

• Organizado

• Atento as datas e prazos

• Responsável

• Profissional

• Coerente

• Eficiênte

O síndico necessita ser ágil, dinâmico, organizado e que esteja atento a todos os prazos, para o melhor controle da documentação do condomínio.

Fonte: pixabay.com

Digitalização dos arquivos fundamentais

Uma dica certeira é a digitalização dos principais documentos, pois

se tratando de arquivos de condomínio, deve-se ter uma organização muito eficiente.

A digitalização consiste em arquivar de maneira sistemática os principais documentos do condomínio. E quando fala-se em digitalização, vê-se que é um método utilizado em todos os âmbitos.

“A digitalização nada mais é do que transformar os arquivos físicos, em formato digital. Trazendo um maior dinamismo e facilitando nas trocas de informações, podendo realizar a visualização instantânea da documentação.”

Sendo assim, percebe-se que as diversas empresas e organizações faz uso da digitalização para um melhor registro das movimentações gerais. Pois assim, se obtém agilidade nos processos.

Então, quais são de fato as vantagens em realizar a digitalização dos documentos? Veremos a seguir, a arma poderosa que é a sistematização dos processos.

As principais vantagens em realizar a digitalização:

• Facilidade em encontrar os documentos

• Diminuição de papéis

• Aumento da vida útil dos principais documentos

• Eficiência na gestão do condomínio

• Modernização dos processos

Esses são alguns dos benefícios provindos da informatização, pois se analisarmos os pontos, vemos que na facilidade em encontrar os documentos, temos também a agilidade do cruzamento dos bancos de dados.

Muitos dos registros que são somente informativos, podem ser eliminados e fazer quaisquer eventuais consultas via sistema. Ou seja, a diminuição dos papéis, é mais uma ajuda para a organização do condomínio.

“ A digitalização é a chave para a organização completa do seu condomínio”

A sistematização traz inúmeros benefícios como vimos, e outro avanço prático é o da padronização. Pois facilita o entendimento dos processos para qualquer pessoa, método transparente e seguro de se organizar.

A SíndicoNet, disponibilizou um conteúdo importante de como realizar a digitalização dos documentos em condomínios, saiba mais sobre esse processo.

Informatização, é a solução inteligente para os problemas burocráticos de documentação em condomínio.

Fonte da imagem: pixabay.com

Dicas importantes para o gerenciamento dos registros

Vimos a necessidade de uma organização quanto aos documentos e o tanto que se faz necessário atualmente a digitalização dos mesmos. Agora falaremos dicas importantes para uma boa gestão dos documentos de condomínios.

Quanto a responsabilidade na organização de condomínios, existem alguns que são administrados pelo síndico orgânico, outros por um síndico profissional e alguns outros por uma administradora específica.

Saiba mais sobre a profissão do síndico, conhecendo as diferenças entre síndico orgânico e síndico profissional e as responsabilidades do cargo.

Existindo essas diversas possibilidades de administração, é sempre recomendável que os documentos sejam arquivados no próprio condomínio, para que haja uma maior agilidade em eventuais necessidades.

Com isso, a atenção deve ser redobrada com os documentos localizados dentro do condomínio. Existe a questão de segurança e também da estrutura do local.

E tratando de estrutura, um dos perigos frequentes são os de infiltrações, um problema silencioso e que pode danificar toda uma documentação importante.

Casos de infiltrações podem ser resolvidos, com uma verificação prática e uma tomada de decisão rápida. E a maneira definitiva contra esse problema é o método de injeção química.

Método esse que vem trazendo satisfação a todos que o utilizaram, por tratar-se de uma técnica definitiva e com o melhor custo benefício. Caso tenha problemas com infiltrações, marque uma vistoria gratuita conosco, pois nós podemos te ajudar.

Conclusão

Garantir o controle e o bem estar do condomínio é sempre prioridade, e documentação nem de longe é um problema, pois para quem se organiza, torna-se uma segurança e um controle benéfico a todos.

O cuidado e o zelo pela administração são pontos chave para o sucesso, o bom convívio e paz no condomínio.

Caro leitor, chegamos ao fim de mais um conteúdo, a fim de enriquecê-los com um assunto importante no dia a dia do condomínio.

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