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Saiba porque a administradora de condomínios pode ser a solução para uma gestão eficiente

A administradora de condomínios tem como função principal auxiliar na gestão de todo o edifício, passando pelos setores administrativa, jurídica, financeira e de recurso humanos.

Esta empresa contratada pelo condomínio, não exclui a função de síndico, muito pelo contrário, torna-se a principal aliada do gestor do prédio para uma administração mais eficiente e concreta.

Em condomínios onde a demanda administrativa é grande e que sobrecarrega a rotina do síndico, muitos condomínios optam pela contratação de uma empresa para fazer parceria e conduzir da melhor maneira toda a administração.

Neste artigo iremos abordar pelos seguintes tópicos:

• Administradora de condomínios, a maior parceira do síndico

• Principais responsabilidades da administradora de condomínios

• Em quais condições se deve contratar uma administradora

Quando se trata de uma empresa que administra condomínios, é essencial uma relação de confiança e proximidade, pois o contato será frequente e rotineiro, cuidando de diversos assuntos de interesses dos condôminos.

“Para investir o dinheiro do prédio em uma administradora, é preciso ter garantias que valerá a pena, conhecer a fundo a empresa e uma relação de confiança.”

Administradora de condomínios, a maior parceira do síndico

Quando falamos em administradora de condomínios, estamos nos referindo às empresas que possuem profissionais com objetivo de cuidar da gestão predial, com esta importante responsabilidade de administrar os principais assuntos coletivos.

Portanto esta empresa é um auxílio fundamental para o gestor do condomínio, pois ambos compartilham responsabilidades de gestão e administram o edifício de forma conjunta.

A união do síndico e uma empresa administradora pode ser a solução para uma gestão eficiente do condomínio. Fonte da imagem: pixabay.com

Para entender esta parceria, é necessário conhecer um pouco das funções do síndico.

Funções do síndico – A legislação 10.406 artigo 1.348 prevê como competência do síndico algumas responsabilidades, vamos apresentar as principais:

I – convocar a assembléia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;

Conheça também o regimento interno, este importante documento do dia a dia do prédio, em um artigo dinâmico e prático produzido pela nossa equipe.

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

“A união do síndico com uma empresa administradora pode ser a solução eficiente para a gestão do edifício.”

“Conheça direitos e deveres do síndico, em um material produzido pelo portal Condilink e saiba mais deste cargo fundamental no prédio.”

Principais responsabilidades da administradora de condomínios

As principais responsabilidades que uma administradora tem frente ao condomínio, é gerir com eficiência e em parceria com o síndico. E nesta gestão está incluso diversas áreas, lembrando é claro dos acordos que foram firmados em contrato.

Vejamos algumas responsabilidades em determinados setores:

Funções Administrativas – Quando trata-se da parte administrativa, a administradora contratada tem como função gerenciar toda a documentação do prédio, arquivando-os em pastas ou digitalizando-os e fazendo todo controle desta parte.

Saiba como funciona o gerenciamento de documentos em edifícios e entenda todo o processo de controle e organização dos arquivos.

Um edifício com uma rotina intensa, lida com grande quantidades de documentos e diversas atividades mensalmente, exigindo do gestor muita atenção e responsabilidade. Fonte da imagem: Pixabay.com

Outra atividade importante é o atendimento aos condôminos, com contato telefônico e pessoal das demandas administrativas que estes venham a ter, como fornecimento de informações, solucionando algum eventual problema e demais necessidades.

Esta empresa tem como atividades principais:

• Contato com fornecedores;

• Emissão e circulação de circulares;

• Cartas;

• Editais;

• Convocação e atas das assembléias gerais;

Além da transcrição das atas no livro próprio e registros em cartório de títulos e documentos.

Assim como a função de gerir quanto às necessidades de manutenções dos equipamentos de segurança, atentando-se sempre as normas técnicas e exigências legislativas  e demais atividades administrativas.

Funções de recursos humanos – A administradora em conjunto com o síndico auxilia na contratação de novos funcionários, admiti-los e cuidar de todo o procedimento de registros.

Pode realizar também treinamentos dos funcionários, atualização das fichas cadastrais, mas vale lembrar que esta função só pode ser aplicada para colaboradores não terceirizados.

Atividade financeira – A empresa contratada tem como função na área financeira, cuidar da emissão de recibos, de boletos bancários, controle dos pagamentos das cotas condominiais, além de possuir a responsabilidade de cobrar administrativamente os devedores, através de cartas, telefonemas e demais meios de comunicação.

Outra atividade essencial quando se trata da área financeira, está na gestão tributária, ou seja, os cálculos para aplicação de alíquotas, recolhimento e retenção dos impostos e muitas outras atividades.

Para saber mais das atribuições da administradora de condomínios, o portal Síndiconet produziu um material completo referente este assunto.

Em quais condições o condomínio deve contratar uma administradora

Um condomínio que tenha uma alta demanda administrativa, que lida diariamente com questões importantes do interesse dos moradores, acaba notando que o síndico fica sobrecarregado, por mais que este seja eficiente, dinâmico e prático.

Basta analisar os edifícios que tenham como gestor, o síndico orgânico, ou seja, aquela pessoa que administra o prédio, mas tem outro emprego, uma rotina em casa com seus familiares, esta pessoa pode ser muito competente, porém  a intensidade do cargo faz com que acumule muitas atividades.

Existe também o síndico profissional, este por sua vez, é contratado exclusivamente para administrar o condomínio; mas também, em prédios que hajam grandes atividades, acaba deixando este gestor assoberbado e pouco eficiente.

Para saber mais da diferença entre síndico profissional e orgânico, confira um artigo produzido pela nossa equipe!

Em condições de grande acúmulo de afazeres, uma rotina intensa e que exija demais do gestor, ao ponto que este não consiga ser produtivo e eficiente, visto que esta pessoa seja gabaritada, mas que não esteja conseguindo gerir sozinho. Este é o momento de buscar o fornecimento de uma empresa parceira que auxilie na administração.

Conclusão

A administradora de condomínios é a parceira ideal para o síndico na gestão do edifício, um cargo não exclui o outro, pelo contrário se completam.

Enfim, quando a gestão do síndico não possui experiência ou profundo conhecimento técnico, a administradora torna-se a perfeita aliada para a administração eficiente e organizada.

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