Dicas de como administrar o fluxo de caixa em condomínios residenciais

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Se a administração do dia a dia das finanças do condomínio já é essencial, no cenário econômico atual ela se torna ainda mais desafiante. Para que os gastos fiquem dentro do esperado, o controle mais básico e um dos mais importantes para a administração do condomínio é o fluxo de caixa em condomínios.

Em outro post, já falamos um pouco sobre como diminuir as despesas do condomínio. Elaborando um fluxo de caixa, essa economia fica ainda mais fácil de ser realizada.

O fluxo de caixa para em condomínio residencial é ainda mais importante, porque nele não só constarão as despesas ordinárias (como gastos fixos com energia, luz, água, salários dos colaboradores, encargos sociais, etc.), mas também os gastos extraordinários (obras e reparos, por exemplo).

Além disso, ele permitirá elaborar um bom planejamento para um Fundo de Reserva, por exemplo, e resultará em um bom demonstrativo financeiro para prestar contas aos condôminos.

Como se sabe, o síndico também é obrigado a prestar contas anualmente em Assembleia Ordinária (AGO). Da mesma forma, deve realizar a previsão orçamentária do ano seguinte. Com um bom planejamento de caixa, a previsão orçamentária será mais facilmente pensada e realizada. Assim, as finanças ficarão em dia e os condôminos ficarão satisfeitos com o trabalho do síndico.

O que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um documento simples e importantíssimo, que visualiza todas os registros financeiros. Nele, constam as entradas e saídas, saldos, valores movimentados e somatórios do caixa, diariamente, em forma de uma planilha.

Esse documento permite que o síndico e seus conselheiros possam visualizar os gastos ao longo do tempo, não só em relação ao que já foi executado, mas também em termos do que ainda há para realizar, facilitando o controle de entradas e saídas.

Planejamento de fluxo de caixa do condomínio

Planejar o fluxo de caixa do condomínio é uma tarefa de extrema importância. Os gastos já conhecidos das despesas ordinárias podem ser inseridos na forma de previsão ao longo do ano, assim como as receitas vindas das cotas condominiais.

Incluir possíveis problemas com inadimplência também pode ser uma boa ideia, o que ajudará, inclusive, a entender as principais razões do condomínio não ficar dentro da previsão orçamentária, por exemplo.

O bom planejamento do fluxo de caixa, permite ao condomínio definir um valor mais adequado para as cotas condominiais, pois o síndico ou administradora poderá de fato entender o volume financeiro necessário para manter as contas em dia. Sendo assim, o controle deve ser o mais rígido possível, e o acompanhamento do fluxo de caixa de feito diariamente.

No início do mês seguinte, ele irá originar o demonstrativo financeiro para os condôminos (ou balancete), onde todos os gastos estarão classificados, ajudando a entender melhor onde estão sendo aplicados todos os recursos do condomínio.

Planejado x Realizado

Uma tarefa importante quando falamos em fluxo de caixa em condomínios (na realidade, em qualquer modelo de fluxo de caixa) é fazer o cruzamento de informações. Se você já está lançando as despesas futuras, o software financeiro (ou mesmo a planilha) deve lhe dar condições de comparar esse fluxo de caixa planejado com o fluxo posterior, o realizado.

Isso permitirá que o síndico tenha na ponta dos dedos a administração dos recursos e também possa entender o que está saindo dos trilhos, caso haja inconsistências posteriores.

Dessa forma, a tomada de decisão ficará facilitada e todos poderão enxergar quais os melhores caminhos a seguir, sendo eles em termos de economia, ou de investimento para melhorias do condomínio.

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Artigo originalmente postado em 30/07/2016 e revisado e atualizado em 04/07/2017

O que é o Regimento Interno do Condomínio e qual sua importância

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Não existe organização e nem ordem se não houver nenhum tipo de orientação. Isso vale em qualquer lugar. No condomínio residencial, o documento que contém as orientações básicas do dia a dia, visando a boa convivência entre os condôminos é o chamado Regimento Interno do Condomínio ou Regulamento Interno do Condomínio.

O Regimento Interno é elaborado pelos próprios condôminos, com aprovação da maioria simples (a não ser que haja instrução diferente definida na Convenção do Condomínio) e deve ser registrado em cartório para ser validado.

Ele é um documento que auxilia a Convenção Coletiva e tem foco em situações mais cotidianas, como o uso das áreas comuns, por exemplo.

O que consta no Regimento Interno do condomínio

O Regimento Interno traz informações como o uso da churrasqueira, piscina, quadras esportivas e agendamento do salão de festas. Nele, constará a determinação do uso por visitantes e as áreas em que estes podem circular, além das regras de limpeza após o uso do salão. O regimento também trata da presença de animais no condomínio, onde podem circular, entrar, sair e outros detalhes (em alguns lugares, por exemplo, os animais de pequeno porte devem permanecer no colo do dono dentro do elevador).

Também constam as regras sobre o uso dos elevadores e a determinação de usos específicos do elevador de serviço (se é permitido o uso por banhistas que estejam usando a piscina e os horários de uso em caso das mudanças).

Outros itens do dia a dia, como uso das vagas da garagem, penalidades e regras sobre aplicação de multas e horários de silêncio dentro do condomínio também entram no documento.

Construções e obras de pequeno porte entram na Convenção do Condomínio, não no Regimento Interno. As obras relativas às áreas comuns necessitam de aprovação em Assembleia Geral.

Alguns condomínios optam por fazer o Regimento Interno do condomínio juntamente com a Convenção do Condomínio, mas normalmente ele é definido posteriormente. Além disso, é importante salientar que tanto um quanto outro devem ser revistos de tempos em tempos, principalmente o Regimento Interno. Essa revisão garante que o documento esteja sempre atualizado, inclusive, com as melhorias que o condomínio pode sofrer ao longo do tempo.

Qual a diferença então entre Convenção do Condomínio e Regimento Interno?

É importante frisar que o Regimento é um documento e que a Convenção do Condomínio é outro. O Regimento traz informações mais relacionadas ao dia a dia e os detalhes que determinarão as formas de relacionamento entre todos. Trata-se, portanto, de um documento relacionado às condutas relativas ao condomínio.

A Convenção traz informações mais específicas e essenciais, como a fração das unidades, área total construída do condomínio e metragem das unidades. Entram também as regras da administração do condomínio e das assembleias, receitas e despesas do condomínio, além de penalidades e infrações. No post “O que é a Convenção do Condomínio” você poderá ver mais detalhes.

O que está na Convenção, dessa forma, não deve ser repetido no Regimento Interno.

Outro ponto importante é que o Regimento deve fazer parte da Convenção do Condomínio.

Para resumir, o Regimento Interno é o regulamento que tem como objetivo delinear os limites das relações e as orientações do dia a dia do condomínio e deve influenciar de forma positiva a todos os condôminos.

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Artigo originalmente postado em 08/08/2016 e revisado e atualizado em 13/07/2017

Contratando o porteiro do condominio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

O porteiro é o primeiro contato que qualquer visitante tem com o condomínio residencial. Além disso, ele é o responsável pela segurança do condomínio, mesmo quando existe uma empresa terceirizada contratada para fazer esse serviço. Para saber como contratar o porteiro do condomínio sem medo de errar, preparamos esse artigo com o máximo de detalhes sobre a função.

Vamos, portanto, abordar primeiramente as funções ou atribuições do porteiro:

• Informar sobre a chegada de visitantes à unidade correspondente e aguardar a autorização do mesmo para a liberação da entrada;

• Informar ao morador no caso de entrega de encomenda, para sua posterior retirada, evitando assim, a entrada de estranhos no condomínio;

• Certificar-se que prestadores de serviços estão devidamente liberados para entrar no condomínio, checando suas credenciais e confirmando com os moradores sobre a liberação do terceiro;

• Alertar o zelador quando encontrar algum tipo de irregularidade no condomínio, principalmente no que diz respeito à obediência ao regimento interno;

• Deixar sempre a portaria sob seus cuidados, zelando pela segurança daqueles que entram e saem.

Boas Práticas do porteiro do condomínio

• Manter um relacionamento cordial com os moradores do condomínio;

• Manter aparência asseada e bem alinhada;

• Não fomentar a prática de qualquer tipo de “fofoca” no trabalho, nem em relação aos colegas, tampouco em relação a moradores;

• Sempre registrar a entrada e a entrega de documentos;

• Registrar também a entrada de terceiros, principalmente quando houver a prestação de serviços, como manutenções e obras;

• Não prestar favores e serviços para moradores. Afinal, o porteiro é colaborador do condomínio, não de seus moradores.

Contratando o porteiro ideal do condomínio

Primeiramente, contratar o porteiro para o condomínio é um processo igual qualquer tipo de contratação de qualquer empresa. Definir, portanto, o perfil do seu candidato é o primeiro passo para contratar corretamente.

Seguindo as boas práticas mencionadas acima, podemos imaginar que um bom candidato será aquele que tiver boa apresentação pessoal, cordialidade e simpatia, respeito e discrição, além de outras características igualmente importantes, como ética e honestidade, e atenção em suas tarefas.

Para contratar o candidato correto, será importante também avaliar as experiências anteriores, além de realizar uma boa entrevista do futuro colaborador. Procure pesquisar o porque do desligamento de empregos anteriores e, se possível, cheque se existem antecedentes criminais. No caso de terceirização de serviços, verifique os antecedentes da empresa e peça a ela uma ficha dos colaboradores que estarão em serviço no seu condomínio.

Treinamento e capacitação

Toda empresa leva em consideração que não basta contratar corretamente. É necessário treinar e manter o funcionário atualizado. Podemos dizer o mesmo do condomínio, que sairá ganhando em ter funcionários atualizados e bem treinados. Além disso, tanto os porteiros quanto qualquer outro funcionário, devem estar a par do Regimento Interno do Condomínio. O porteiro não precisa saber todos os itens, mas o essencial e, principalmente os itens que estão diretamente relacionados às suas funções.

As questões de segurança e os procedimentos internos devem estar todos bem alinhados com o porteiro. Não se esqueça que o porteiro tem contato direto com os moradores, e qualquer informação incorreta pode trazer dores de cabeça adicionais.

Dessa forma, dê orientações constantemente a seus colaboradores e treinamento adequado. Isso também evita a troca constante no quadro de funcionários. Quem ganha, é o condomínio.

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Artigo originalmente postado em 15/08/2016 e revisado e atualizado em 03/08/2017

O checklist de guarda de documentos do condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

A gestão de documentos para um condomínio é praticamente a mesma que se aplica para as empresas em geral. O síndico tem a opção de guardar esses documentos com a administradora, mas na maioria dos casos, a guarda de documentos do condomínio é realizada no próprio condomínio, o que é mais recomendável.

O primeiro passo para que esses documentos fiquem bem guardados e organizados é separá-los em uma sala específica, com fácil acesso para todos os condôminos, mediante solicitação da chave.

Criar o hábito de organizar os documentos todo mês é a tarefa mais recomendada, pois evitará o acúmulo de papel e uma possível desorganização. Primeiramente, deve-se separar os documentos financeiros dos documentos trabalhistas, assim como os contratos com prestadores de serviços. Tudo isso deve estar sempre identificado e separado por mês, para garantir a boa organização.

Para quem não sabe, devem ser guardados durante 5 anos todas as DARFs de recolhimentos de tributos sobre a prestação de serviços realizados por terceiros, como Cofins, Contribuição Social (CSLL) e Pis. O arquivo das guias é obrigatório, sob pena de sanções por parte da Receita Federal, em uma possível fiscalização.

Os documentos gerados pelo departamento pessoal são os que exigem mais atenção, e também são os de maior quantidade: holerites, folha de pagamento, folha de ponto, recibos de vale-transporte e vale-refeição, RAIS, DARF de IR descontado na fonte, guias de recolhimento de FGTS e INSS e as contribuições sindicais.

É importante também possuir cópias de todos os documentos, já que a tecnologia permite a microfilmagem e a digitalização de todos eles, o que pode garantir o resgate de comprovantes em uma eventual perda ou destruição dos originais.

A atenção aos prazos é muito importante

• DARF retenções (Pis/Cofins/IRF/CSLL): 5 anos

• DIRF: 5 anos

• Folha de Ponto: 5 anos

• GR Contribuição Sindical/Assistencial: 5 anos

• GPS: 5 anos

• Holerites e Recibos de Pagamento: 5 anos

• Recibos de Vale Transporte e Vale Refeição: 6 anos

• Extratos Bancários: 6 anos

• DARF Pis/Folha: 10 anos

• Formulário CAGED: 10 anos

• Pastas de Prestação de Contas: 10 anos

• Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico): 20 anos

• Laudo PPRA: 20 anos

• GFIP (FGTS-RE/GR): 35 anos

• RAIS: Indeterminado

• Livro de Inspeção do Trabalho: Permanente

• Processos Trabalhistas: Permanente

• Prontuários de Funcionários: Permanente

• Dossiê (Convenção/Especificação): Permanente

• Livros de Atas de Assembleias: Permanente

• Orçamentos/Contratos de Obras: Até o final das garantias

• Plantas do Condomínio: Permanente

Organizar os documentos do condomínio, portanto, é uma tarefa muito importante no dia a dia e, dessa forma, o síndico deve ter uma rotina bem organizada.

Organização dos documentos

Organizar os documentos em pastas diferentes é muito importante para que os documentos sejam encontrados posteriormente. Sendo assim, a organização dos documentos do condomínio deve seguir uma ordem e uma lógica. Os documentos referentes à RH devem estar todos organizados em um local, assim como livros de atas de assembleias em outro, e assim por diante.

Além disso, da mesma forma que é necessária a criação de um banco de dados sobre os fornecedores (veja aqui nosso post sobre o assunto), é muito importante que seja elaborado um banco de dados com o conteúdo das pastas, de preferência, com a numeração de cada uma.

Afinal de contas, deve-se pensar que haverá a troca de síndicos. E a organização do condomínio deve ser planejada para que qualquer pessoa que assuma o cargo consiga encontrar todos os documentos que lhe forem solicitados.

Digitalização de documentos

Outro fato importante para a organização do condomínio é em relação à digitalização de documentos. Existem diversas empresas com serviços especializados, a fim de diminuir a quantidade de papel acumulado e também com o intuito de aumentar a vida útil dos registros. O cruzamento do banco de dados com os documentos digitalizados é o topo do trabalho da guarda de documentos do condomínio.

A facilidade com que qualquer documento poderá ser achado será um bem para o condomínio, que só tem a ganhar com a informatização e organização de seus documentos. A eficiência na gestão do condomínio também será afetada positivamente, pois quem quer que assuma o cargo de síndico terá em mãos um condomínio totalmente organizado e à frente de seu tempo.

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Artigo originalmente postado em 25/05/2016 e revisado e atualizado em 11/05/2017.

Saiba tudo sobre seguros para condomínios

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

A contratação de seguros para condomínios é de extrema importância e deve ser feita sempre com a ajuda de um corretor de seguros especializado e habilitado.

Para a contratação do seguro do condomínio, não é obrigatória a convocação de uma assembleia. Portanto, o síndico é o responsável pela contratação do seguro. A assembleia poderá ser convocada para decidir a escolha da seguradora, o custo do seguro e as coberturas acessórias e particulares, embora não possa decidir sobre a cobertura obrigatória.

Saiba mais sobre seguros para condomínios nesse artigo especial do nosso blog.

O que diz a Lei dos Condomínios

O artigo 13 da Lei dos Condomínios diz que é obrigatória a obtenção do seguro da edificação. O seguro “deve abranger as unidades autônomas e as áreas comuns, contra incêndio ou outro sinistro que cause destruição no todo ou em parte, computando-se o prêmio nas despesas oriundas do condomínio”. O seguro deve ser renovado anualmente e deve constar das despesas ordinárias do condomínio.

Dessa forma, o seguro, que deve ser renovado anualmente, deve constar das despesas ordinárias do condomínio, responsabilidade essa que cabe ao síndico.

Essa contratação deve ser feita, no máximo, até 120 dias da concessão do Habite-se. Sendo assim, é recomendável que seja feita tão logo a ocupação dos imóveis seja iniciada. É importante salientar que para fazer as contratações de seguro, não é necessária convocação de assembleia, que só poderia decidir sobre a escolha da seguradora, mas não sobre a contratação em si. O síndico, de acordo com a lei, responde ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, por qualquer inadequação ou insuficiência de seguro constatada.

Coberturas de seguros para condomínios

Além de incêndios, as seguradoras oferecem coberturas adicionais, como quebra de vidros e danos elétricos. Também é muito importante observar a contratação do Seguro de Responsabilidade Civil. Essa modalidade trata dos danos que possam ser causados a terceiros, e que venham a ser de responsabilidade do condomínio. Outras coberturas podem incluir responsabilidades sobre guardas de veículos, equipamentos, inadimplência de cotas condominiais, roubo de bens do condomínio, roubo de bens dos moradores e incêndio de bens de moradores. Como a lei não é específica quanto às coberturas obrigatórias, deve-se observar a importância de contratar um seguro mais amplo, além das coberturas de incêndio, como raios, explosão, quedas de aeronaves, danos elétricos, impacto de veículos, e os já citados acima.

Temos um sinistro no condomínio, e agora?

Um bom seguro evita diversas dores de cabeça e a solução de acioná-lo pode ser um alívio para muitos problemas. Nos casos de sinistro, é sempre importante que se espere a autorização da companhia de seguros antes de efetuar um reparo, por exemplo, ou na definição de um possível responsável por danos causados em carros ou por furtos que tenham acontecido nas áreas comuns. Os seguros referentes a acidentes com prestadores de serviços são de responsabilidade da prestadora, que deve contar com seguro para seus colaboradores. Cabe ao condomínio prestar a assistência imediatada, chamando-se a ambulância e comunicando a empresa prestadora. Todos os colaboradores aqui na Dan Solução possuem seguro, que cobre desde acidentes durante o trabalho, até aqueles que ocorram no caminho de ida ou de volta para a empresa.

No caso da solicitação de indenizações, é necessário primeiramente contactar o corretor e a seguradora, que podem até solicitar uma vistoria no prédio para avaliar os prejuízos. As seguradoras solicitam, então, três orçamentos de serviços para a reposição ou conserto do que foi danificado, para que o orçamento de menor valor seja levado adiante.

Quais documentos serão necessários em um eventual sinistro no condomínio?

As companhias de seguro solicitarão o aviso de sinistro e outros documentos, dependendo do tipo de sinistro que tenha ocorrido:

• Notas fiscais dos objetos danificados ou roubados;

• Boletim de ocorrência policial, no caso de furto;

• Certidão do corpo de bombeiros e laudo de perícia, para o caso de incêndio;

• Lista detalhada dos prejuízos;

• Boletim meteorológico, para os casos de ventos e granizos;

• Laudo médico para danos corporais;

• Convenção do condomínio, escritura e certidão do Registro Geral de Imóveis.

Fontes consultadas: Secovi SP/Secovi RS

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Artigo originalmente postado em 29/05/2016 e revisado e atualizado em 17/05/2017.

Como prevenir infestações no condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Os prédios são alvos apetecíveis para pragas de animais e insetos indesejados, saiba como prevenir infestações no condomínio.

Ratos, baratas e formigas são as pragas mais comuns nos prédios, mas quando menos se espera, podem surgir outros insetos e animais indesejados, podendo até mesmo afetar os moradores com as doenças que estes podem carregar.

Existem relatos de infestações de pombos nos condomínios um dos principais transmissores de doenças como a criptococose é uma das principais doenças transmitidas pelos pombos urbanos e é causada por um fungo que vive e se desenvolve nas fezes.

O primeiro ponto a se levar em conta é que os bichos realmente perigosos que se pode ter em casa e são os passíveis de transmitir doenças são insetos, aranhas e outros bichos domésticos são apenas incômodos ou desagradáveis. Salvo algumas exceções de inofensivos.

Realizar dedetização eventualmente no condomínio é uma maneira de prevenir ou eliminar a infestação de pragas, como baratas, cupins, lacraias e ratos, algo que tem que estar incluso nas rotinas mensais do condomínio e sobre constante supervisão.

Um condomínio é como um verdadeiro ecossistema e precisa ser mantido em equilíbrio. No caso esse ecossistema precisa preservar ao máximo o bem estar de todos os moradores, tanto animais domésticos quanto os próprios humanos que estão nele, pois quando esse ambiente é invadido por uma praga o equilíbrio se perde e pode acabar sendo interditado.

Mas o fato é que muitos condomínios não se previnem ou contratam um serviço profissional de dedetização, muitas vezes acabam contratando prestadores que não estão devidamente habilitados para a atividade, colocando os moradores em sérios riscos de saúde.

Produtos químicos precisam ser utilizados apenas por especialistas para que afete apenas os insetos e pragas a serem eliminados se o produto foi usado em excesso ou até mesmo deixar resíduos onde as crianças possam ter algum tipo de contato a vida de todos pode ser posta em risco.

Quando se trata de pragas urbanas em modo geral, a responsabilidade nas áreas privativas é do próprio condômino, enquanto que nas áreas comuns fica a cargo da administração ou do síndico, ou seja, cabe ao responsável zelar pelo seu espaço, evitando também que os demais sejam afetados pelo problema.

Os moradores possuem a responsabilidade de preservar suas residências e manter o bom senso nos locais de convívio com outros moradores, já o síndico precisa cuidar da área comum, isso inclui limpeza e higienização do esgoto cisternas e caixas de água do condomínio.

Os primeiros aspectos a serem avaliados e levados em conta é que os bichos realmente perigosos podem estar em e casa são os passíveis de transmitir doenças. Salvo algumas exceções como insetos, aranhas e outros bichos domésticos são apenas incômodos ou desagradáveis.

O normal é os insetos manterem-se fora das casas, mas todos procuram comida, alguns como moscas e mosquitos buscam luminosidade e calor. Ou seja, se a casa se mantiver com luzes acessas e janelas abertas eles serão atraídos, mas se estiver limpa há menos hipóteses de atrair bichos perigosos.

No caso de uma praga, o maior problema é se o imóvel for desvalorizado devido a infestação e isso pode trazer prejuízos para os residentes do imóvel, se a infestação não for tratada de maneira rápida e eficiente pode correr danos para a estrutura do edifício.

A saúde dos moradores também pode ser afetada, com doenças de pele e respiratórias ou inflamações. Também não são de descartar problemas nos animais de estimação . A sarna é apenas um exemplo do quão prejudicial pode ser uma praga, outro ponto pode ser a raiva adquirida pelo contato com alguns bichos e insetos.

Regra gerais quando se trata de infestações, as pragas são sazonais. No inverno são menos frequentes, pois os animais recolhem-se devido ao frio, os condomínios precisam possuir um planejamento para as épocas frequentes de infestações. No verão saem para procurar comida e reproduzirem-se e aí está instalado o problema.

A prevenção é essencial. Além das áreas comuns do condomínio, que são da responsabilidade da administração, cada morador deve fazer a sua parte dentro de casa. É difícil provar que uma infestação vem de determinado local, pois estes animais e insetos movimentam-se com muita facilidade e andam pelos esgotos. Mas se o condomínio conseguir provar a origem da praga, pode pedir ao responsável que pague os custos da desinfestação.

Se tem insetos dentro de casa, a primeira medida é perceber por onde estão a entrar e tapar o acesso. Os ninhos de formigas e baratas costumam estar no exterior ou nos canos gerais da habitação, se essa analise for constatada é preciso solicitar ao condomínio que realize a limpeza da tubulação.

Às vezes nas residências os insetos estão em pequenos acessos que passam despercebidos ou que escapam à nossa vigilância como, por exemplo, atrás dos móveis. Na cozinha e áreas de serviços, até mesmo no hall de entrada onde acabam entrando por baixo da porta.

Para prevenir problemas com ratos é necessário que seja feito a limpeza dos canos e esgotos pelo menos uma vez a cada 3 meses, o local de descarte do lixo do condomínio precisa ser muito bem vedado e ter o acesso permitido apenas para a coleta e para os moradores jogarem o lixo, pois o local mais possível de ocorrer a reprodução é na lixeira onde se encontra o ambiente propício para a procriação de bactérias, insetos e animais rastejantes e sujos.

Medidas que podem ser adotadas pelos condomínios

Os espaços comuns do prédio precisam e devem ser higienizados com regularidade. O administrador deve garantir que essa limpeza é feita, dedetização preventiva executa pelo menos 1 vez por ano para manter a área segura e garantida contra qualquer possível infestação.

É importante vedar frestas de portas e janelas do condomínio e de cada casa para evitar a entrada dos animais, mas não precisa exagerar e isolar a residência do resto do mundo, algumas residências são mais altas e precisam de vedação apenas na porta de entrada, já que o próprio condomínio já possui barreiras nos encanamentos.

Outra dica importante, é não deixar acumular entulhos nos espaços comuns do prédio, limpeza é melhor solução para a saúde dos moradores e para a estética do ambiente também, devendo sempre lembrar de colocar o lixo no local apropriado e nunca em contacto com o chão.

Se for preciso fazer uma desinfestação, peça vários orçamentos a empresas especializadas. Quando a intervenção for marcada, a administração do condomínio tem de avisar todos os condôminos com antecedência e deixar orientações sobre como devem proceder, a segurança de todos é dever do gestor.

No combate à infestação, também pode utilizar um inseticida em casa, mas tem de ter muito cuidado com a utilização e garantir que o mesmo fica longe das crianças, alguns produtos podem ser aplicados no chão da residência no momento da limpeza e não deixa nenhum odor desagradável.

Há situações em que não se trata apenas de uma infestação no condomínio, mas de uma verdadeira praga na sua rua ou localidade. Nestes casos, o que é realmente eficaz é o município dispor de planos de desinfestação para controlar estas populações e evitar que se convertam em pragas, porque, assim sendo, será muito complicado defender-se delas.

Se a sua rua ou bairro estão afetados por uma praga, comunique-o à câmara municipal, se o problema está no seu condomínio identifique a origem, comunique a administração e busque a solução o mais rápido possível. Pragas não são brincadeira e podem levar pessoas a morte e tornar a vida de todos um verdadeiro transtorno.

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Como aumentar a sustentabilidade em condomínios

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Como aumentar a sustentabilidade em condomínios

Conheça algumas dicas de práticas para tornar seu condomínio sustentável, otimizando os seus recursos.

Nos últimos anos a sustentabilidade tem se tornado pauta, passou de conceito para se tornar necessidade da vida moderna, é importante que tenhamos em mente que qualquer atitude em prol de um futuro mais sustentável e harmonioso com o planeta em que vivemos vale a pena.

É errôneo pensar que pequenas atitudes não fazem a diferença, assim devem ser tomadas providências para uma vida mais consciente, otimizando o uso dos recursos disponíveis, em caso de condomínios prediais é necessário que cada um faça a sua parte, neste caminho está a grande influência que um gestor consciente pode fazer.

O síndico deve orientar os moradores e engajar para que o condomínio predial se torne mais sustentável, com pequenas medidas podem causar drásticas mudanças não só para os moradores, mas para a cidade e o planeta como um todo.

O futuro são as cidades inteligentes e sustentáveis, assim você deve ao menos tentar implementar em seu edifício a idéia de pequenas atitudes que otimize o consumo do condomínio, evitando o desperdício de recursos e a produção de resíduos.

As vantagens de tornar o condomínio sustentável é garantir um futuro melhor para todos, acarretando em uma enorme melhoria de vida.

A palavra que define a sustentabilidade, na nossa opinião aqui da Dan Solução, é otimização, seja de recursos ou tempo, é importante saber gerir todos os meios de forma eficiente.

Nos orgulhamos de oferecer o método da injeção química como solução para impermeabilização, que colabora e contribui para um mundo melhor, com um futuro mais próspero, já que nosso método para infiltrações evita o desperdício de recursos financeiro e materiais construtivos, pois não se faz necessário grandes obras.

Temos notado que cada vez mais nossos clientes tem se tornado mais engajados e conscientes de que a inovação merece espaço, essa preocupação ambiental deve estar em todas as escolhas que fazemos.

Foi pensando nisso que preparamos este material, para te dar dicas de como você pode iniciar uma nova vida para seu condomínio.

Aqui você vai aprender mais sobre:

O que é sustentabilidade?

Por que tornar o meu condomínio sustentável?

3 dicas de como tornar o seu condomínio mais sustentável

Escolhas e atitudes sustentáveis acarretará em inúmeras vantagens ao seu condomínio, é importante saber que atitudes sustentáveis vão muito além da coleta seletiva do lixo ou reuso da água.

Como dissemos no início do artigo até a escolha do método de impermeabilização faz diferença, já que como exemplo a troca da manta asfáltica gera uma grande quantidade de entulho ao contrário do nosso método, que não gera resíduos.

Creio que já tenha escutado muito este termo sustentabilidade, mas você sabe realmente o que significa ?

O que é sustentabilidade?

Sustentabilidade é um termo utilizado para denominar atitudes que visam suprir as necessidades atuais dos seres humanos, sem comprometer o futuro das próximas gerações.

Assim é a escolha inteligente e consciente das melhores ações pensando, a sustentabilidade está intimamente ligada ao desenvolvimento econômico e material sem agredir o meio ambiente.

A otimização do uso dos recursos naturais, ou seja o uso apenas do necessário e de forma inteligente para que eles se mantenham no futuro, esta conscientização garante o desenvolvimento sustentável.

Por que tornar o meu condomínio sustentável?

Em condomínios prediais as ações devem ser aceitas por todos os moradores, a participação coletiva é essencial para eficácia das atitudes, qualquer um pode tomar a iniciativa de propor ações sustentáveis, basta o diálogo e conscientizar os condôminos e o administrador da importância da implementação de pequenas atitudes.

A partir do momento que se estabelecer algumas medidas que todos concordam, que podem ser concordadas em assembléias, é possível a criação de diretrizes que todos deverão seguir, estes tipos de atitudes aumentam o senso de comunidade entre os envolvidos.

Aumentando a harmonia no condomínio, preservando o clima amistoso no condomínio, o engajamento deve ser incentivado pelo síndico ou responsável pelo administrador do condomínio, existem diversas ferramentas que podem auxiliar a conscientização de todos.

Antes de você pensar que é impossível ou muito complicado a instauração de ações sustentáveis, saiba que existem diversas possibilidades, sendo elas desde as mais simples e baratas até ações complexas e com alto investimento.

As ações sustentáveis não só reduzirão os custos do condomínio, mas contribuirão para um mundo mais sustentável e próspero.

A viabilidade das propostas irá variar de acordo com cada condomínio e o engajamento dos moradores, as principais medidas adotadas terão um grande impacto positivo em diversas esferas do condomínio, como a esfera econômica e social, resultando principalmente em redução de custos.

4 dicas de como tornar o seu condomínio mais sustentável

Para te ajudar nessa empreitada em prol de uma melhoria da qualidade de vida de todos, separamos algumas dicas que podem te ajudar neste processo.

As dicas para tornar o condomínio mais sustentável são bastante simples. Basta implantarmos alguns itens:

– Consumo de água: implantação de sistema de reuso de água da chuva; instalação de medidores individuais (veja nosso post sobre o assunto); upgrade das válvulas por mais eficientes, de duplo fluxo; uso de torneiras de sensor ou as hidromecânicas (por volume de água); uso de arejadores de água nas torneiras comuns; implantação de paisagismo com vegetação nativa, que não possui necessidade de irrigação.

– Energia: instalação de sensores de presença nas escadas de emergência, áreas comuns, banheiros e corredores; compra de equipamentos de baixo consumo (você pode checar se os produtos possuem o selo Energy Star ou Procel); treinamento da equipe para o uso consciente da energia do condomínio; troca dos sistemas de energia, por outras de baixo impacto ambiental, como energia solar; troca da iluminação por lâmpadas de LED.

– Coleta seletiva: reciclagem do lixo, com substituição das lixeiras comuns por lixeiras para armazenamento de recicláveis. Na maioria dos locais, principalmente em grandes cidades como São Paulo, a própria prefeitura já recolhe os lixos recicláveis dos condomínios.

– Qualidade do ar: proibir o fumo nas áreas comuns, além de utilização de materiais como tintas e colas com baixa emissão de compostos orgânicos voláteis.

O mais importante é que as soluções sejam feitas pensando no longo prazo, de forma planejada e constante, para que as medidas sejam eficientes e duradouras, e que também ajudem na conscientização dos moradores e colaboradores. Afinal, sustentabilidade no condomínio é uma questão muito mais ligada à mudanças comportamentais, vale lembrar que o engajamento deve partir de todos, cada um se faz importante para que os resultados gerados sejam potencializados.

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7 Dicas para escolher os fornecedores certos para seu condomínio

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Além da limpeza em geral, cuidar da manutenção do condomínio é um dos maiores desafios que o síndico pode encontrar pela frente, e é a melhor forma de evitar gastos excessivos futuros. Afinal, eles podem comprometer o fundo de reserva e trazer muitos aborrecimentos com os condôminos. Contratar os fornecedores pode ser bem complicado, pois os cuidados com a qualidade e a segurança também fazem parte da escolha, além dos custos envolvidos. Separamos, nesse artigo, 7 dicas para escolher os fornecedores para o condomínio.

Dicas úteis na hora da contratação de fornecedores para o condomínio:

1. Quando se tratar de empresa de limpeza, é importante desenvolver um plano de trabalho, levando em conta a economia de água, de eletricidade e implantação de coleta seletiva;

2. Em relação a qualquer fornecedor, é muito importante checar se a empresa possui qualificação. Observe suas tecnologias operacionais, utilização de normas de segurança, comprometimento ambiental e possível indicação de terceiros. Avalie a experiência dessa empresa em relação ao serviço que será prestado, pois a mesma pode ser boa em alguns serviços, mas não naquele que está sendo pleiteado.;

3. Antes de contratar, cheque a documentação e a história da empresa, a fim de evitar qualquer tipo de surpresa. Peça cópia do contrato social, cartão de CNPJ, certidões negativas cíveis e trabalhistas, e itens específicos, como requisitos de certificados da ABNT para cada área de atuação. Procure na internet informações sobre a empresa, inclusive reclamações. Entre no site e nas mídias sociais (se a empresa possuir) e procure o máximo de informações, até em sites como o Reclameaqui. Veja se a empresa possui depoimentos de clientes e entre em contato com eles, se possível;

4. No caso de prestador de serviço pessoa física, peça cópia de documento de identidade, referência e contato de três contratantes anteriores e cópia do comprovante de residência. Procurar as referências, nesse caso, será essencial, pois um prestador único pode trazer menos garantias do que uma empresa mais estruturada;

5. Sempre exija um contrato de prestação de serviços, com o objeto do serviço, valor, prazo para realização do serviço e previsão de multa em caso de não cumprimento de prazo. Leia com atenção o contrato para que não haja nenhuma dúvida em relação ao serviço que está sendo prestado e aquilo que está sendo oferecido;

6. Faça sempre três propostas de diferentes prestadores, para a aprovação dos condôminos. No caso de serviços que necessitem de aprovação em assembleia, peça uma apresentação da empresa para que você possa levar à apreciação dos condôminos. Cheque também se as propostas estão com as mesmas características, para que não haja nenhum mal entendido em relação ao serviço;

7. Tenha critérios de escolha claros para evitar problemas após a realização do serviço. Tenha sempre em mente que a qualidade e a garantia de melhores resultados serão sempre critérios essenciais. O menor custo nem sempre é o melhor. Se estiver em dúvida na escolha final, procure conversar com o sub-síndico e seus conselheiros. Essa decisão pode ser tomada em conjunto.

O ideal é ter um fornecedor realmente interessado em oferecer a melhor solução para o seu problema. Dessa forma, você terá um custo único para a tarefa exigida, evitando refações desnecessárias.

Não se esqueça de ter sempre guardada uma cópia de um recibo ou de quitação do serviço para comprovar que o mesmo foi efetivamente pago.

E acompanhe a execução do serviço (ou peça para alguém de confiança, como o zelador). É muito importante observar o que está sendo feito dentro do seu condomínio.

Se o prestador atingir suas expectativas, chame-o novamente. Ter fornecedores de confiança é a melhor forma de manter seu condomínio em ótimas condições.

Somos a Dan Solução, empresa especializada em solucionar problemas de infiltrações em garagens e outras estruturas de concreto maciço. Nossa missão é ajudar os condomínios no seu dia a dia. Então, se você quiser receber mais dicas como essa, cadastre-se no formulário no alto da página e faça parte de nossa lista ou faça o download de um dos nossos materiais gratuitos, clicando no banner abaixo.

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Artigo originalmente postado em 27/11/2016 e revisado e atualizado em 27/08/2017

6 dicas para ser um síndico de destaque

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

dicas para ser um sindico de destaque dan solucao

A vida de síndico não é fácil e nós sabemos disso. Lidar com várias pessoas é realmente um desafio, ainda mais quando falamos da quantidade de pessoas que residem em um condomínio. Além disso, são diversas opiniões e interesses diferentes de cada morador. Já reparou que ninguém gosta de ser síndico, mas muita gente acaba criticando o trabalho do síndico?

Primeiramente, vamos esclarecer uma dúvida que muitas pessoas tem a respeito do cargo de síndico. Afinal, quem pode ser síndico? Os proprietários de imóveis com suas contribuições em dia e os inquilinos que possuam procuração do proprietário são os casos mais comuns. Se houver a permissão da convenção do condomínio, os condôminos que estejam inadimplentes (o que não costuma acontecer) e os chamados síndicos profissionais, também podem assumir o cargo.

Preparamos então algumas dicas para ajudar a afastar as nuvens carregadas dessa tarefa que pode ser, no final das contas, muito compensadora. Para ser um síndico um síndico de destaque é necessário alguns conhecimentos específicos.

Tenha conhecimento sobre o regulamento interno do condomínio

É muito importante que o síndico seja a pessoa mais bem informada sobre o regulamento interno do condomínio. Afinal de contas, este é o documento que dita as regras a serem seguidas dentro do condomínio. Muitas vezes, é comum que condôminos venham conversar no elevador e em áreas comuns com o síndico e saber o máximo sobre o regulamento vem a calhar nessas situações.

Portanto, o síndico deve saber o máximo sobre o regulamento para poder responder qualquer questionamento dos condôminos de forma segura. Saiba mais sobre o regulamento interno, em nosso outro post.

Saiba delegar as tarefas do condomínio

O síndico deve saber trabalhar em harmonia com a administradora, que será de vital importância para o bom andamento do dia a dia do condomínio. Dividir internamente o trabalho também é muito importante, já que o subsíndico está ali para ajudar.

Em determinadas situações, ter comissões para dividir tarefas (pinturas de fachadas ou outras obras, por exemplo), pode ser muito produtivo para todos e também ajuda nas relações entre as pessoas, evitando desgastes desnecessários e excesso de trabalho sobre o síndico.

Conheça bem o condomínio e as pessoas

Manter o cadastro de condôminos em dia é de extrema importância. Saber quem são os moradores e conhecê-los ao máximo ajuda a lidar com cada um deles e também a antecipar possíveis problemas. Conhecer bem as áreas comuns do condomínio e seus problemas ajuda também em possíveis manutenções e na proatividade perante aos condôminos.

Para tanto, faça vistorias juntamente com o zelador com a maior periodicidade que lhe seja permitido, visualizando não só as áreas comuns, como também os andares internamente e escadas de incêndio. Tenha também uma ótima relação com o seu zelador. Afinal, ele é o responsável em manter o bom funcionamento de tudo ao seu redor.

Manutenção é tudo em um condomínio

Tenha sempre fornecedores de confiança e monte cronogramas de manutenções periódicas. Dessa forma, você estará sempre dentro dos prazos e conseguirá garantir que possíveis problemas não aconteçam. Jardins, bombas d’água, elevador, pintura… são muitas tarefas mesmo e, por essa razão, um cronograma em um quadro visível ajudará bastante. Em outro post, damos algumas dicas sobre manutenção no condomínio.

Esteja sempre aberto a críticas e comunique-se bem com os condôminos

Saber ouvir é muito importante para ser um bom síndico. Muitas pessoas tem problemas de comunicação e, muitas vezes, se dirigem ao síndico de forma ríspida. Nessas horas, tenha calma, pois a maioria dos condôminos não tem bons conhecimentos sobre o regulamento e, principalmente, sobre as dificuldades em se administrar um condomínio. Nessas horas, vale contar até 10. Sendo assim, seja sempre cordial e paciente na comunicação com as pessoas e funcionários. Isso fará muito bem a você, inclusive.

Procure sempre a eficiência

Seja exigente consigo mesmo. O condomínio é a casa de todos, inclusive a sua. Não deixe para depois o que pode ser feito hoje, lembre-se sempre das manutenções e seja rigoroso com as normas internas. Isso fará com que seu trabalho seja melhor a cada dia e só trará benefícios a você e a todos que moram juntos. Seja organizado e transparente com o dinheiro gasto e com as documentações e faça projeções de fluxo de caixa.

Pense também na possibilidade de fazer cursos de aprimoramento. Hoje em dia, com os condomínios-clube, as tarefas do síndico estão cada vez mais complexas. Dessa forma, o síndico pode precisar fazer um upgrade em seus conhecimentos. São muitas as empresas que oferecem cursos para síndicos. Pesquise e não hesite. Você só tem a ganhar com isso.

Administrar o condomínio pode ser uma tarefa desafiadora, mas muito bacana, se for bem administrada.

Somos a Dan Solução, empresa especializada em solucionar problemas de infiltrações em garagens e outras estruturas de concreto maciço. Nossa missão é ajudar os condomínios no seu dia a dia. Então, se você quiser receber mais dicas como essa, cadastre-se no formulário ao lado e faça parte de nossa lista.

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Artigo originalmente postado em 12/05/2016 e revisado e atualizado em 05/05/2017.

Dicas para os passos iniciais do síndico

24 de julho de 20206 de maio de 2020 Por Dan Solução

Você acabou de assumir o cargo de síndico e nunca nem ouviu falar sobre o dia a dia na administração do condomínio? Que tal algumas dicas para os passos iniciais do síndico?

Poucas pessoas possuem a aptidão e a real vontade de se tornar síndico. Afinal, muitas críticas e problemas surgem pela frente de quem tem como missão deixar o condomínio sempre em ordem. E mais do que isso, o grande desafio é saber lidar com os condôminos e suas necessidades e exigências. Se você entrou agora nesse mundo desconhecido, temos algumas dicas de como começar com o pé direito.

Informe-se sobre as funções do síndico

Comecemos pelo básico, item que geralmente é ignorado… Os passos iniciais do sindico são, no primeiro momento, saber quais são as funções do síndico. Suas competências são as seguintes (Fonte: Art. 1348 do código civil):

1. Realizar a convocação da assembleia dos condôminos e prestar contas a ela, sempre que necessário;

2. Representar o condomínio, praticando os atos que forem necessários aos interesses dos condôminos;

3. Dar cumprimento à convenção do condomínio, o conjunto de normas internas que o regem;

4. Prestar conhecimento à assembleia sobre a existência de procedimento judicial ou administrativo;

5. Administrar a conservação e a guarda das áreas comuns;

6. Contratar e zelar pela boa prestação de serviços de terceiros;

7. Montar anualmente o orçamento de despesas e receitas do condomínio;

8. Cobrar as multas e zelar para que os condôminos paguem suas quotas em dia;

9. Realizar o seguro obrigatório da edificação.

Organize-se e determine tarefas diárias

Entendidas as funções, vamos colocar a mão na massa. Agora será muito importante checar como andam as contas do condomínio e definir as prioridades, analisando o que foi deixado pela gestão anterior. Reunir-se com o síndico antigo será muito importante, tanto para receber a documentação, quanto para entender a situação atual. Conversar com a administradora e com seus conselheiros também é uma tarefa que deve ser levado em conta logo de cara.

Cheque se os seguros obrigatórios estão contratados e em dia, se o cadastro do CNPJ do condomínio está ok e se a certificação digital está válida. Analise os contratos de terceiros e veja se há alguma pendência deixada para trás, como algum prestador de serviço, por exemplo.

Faça também uma inspeção juntamente ao zelador para avaliar o estado geral do condomínio, como áreas comuns, elevadores, marquises, caixas d’água, para-raios e outros equipamentos. Informe-se também a respeito de normas de segurança e prazos das manutenções. Não se esqueça de se informar sobre possíveis vazamentos e infiltrações e também sobre o estado da manta asfáltica.

Analise se existem ações em andamento, tanto para a cobrança de débitos em atraso referentes a obrigações condominiais, que podem gerar receita, quanto para o pagamento de despesas com ações trabalhistas, que podem esvaziar o caixa.

Nesse momento, é importante também reunir-se com os funcionários e terceirizados, para conhecer quem trabalha no dia a dia do condomínio.

Planeje o que vem pela frente

Tendo em mãos todas as informações necessárias, será essencial planejar como será sua gestão nos próximos dois anos, estabelecendo metas e objetivos. Você pode também realizar estudos para diminuir gastos de contas, como água e luz e fazer a projeção de fluxo de caixa para possíveis melhorias.

Tenha sempre visível os prazos para realização de manutenções e normas obrigatórias. Estabeleça uma rotina diária, de forma a não deixar tarefas acumuladas e a desorganização de documentos. São muitas questões todos os dias que o síndico vai ter que resolver. Organização, portanto, será imprescindível.

Estude e tenha a administradora como parceira

Administrar um condomínio residencial têm sido uma tarefa cada vez mais desafiadora. Com o aumento dos condomínios-clube, o trabalho do síndico ficou cada vez mais complexo. Nesse contexto atual, é interessante que o síndico esteja sempre atualizado. Existem vários cursos atualmente focados para o síndico. Não hesite em fazer um deles e coloque-se sempre à frente. Nesse post, temos outras dicas para ser um síndico de destaque.

Outro ponto importante é a parceria com a administradora. Ela será vital para o sucesso do síndico e para a implantação das melhorias do condomínio. O dia a dia sem uma boa administradora também será muito complicado. Veja nosso artigo que fala da importância da administradora do condomínio.

Não pise no tomate

Você deverá saber de cor a convenção e o regulamento do seu condomínio e ter um bom entendimento da Lei dos Condomínios. Nesse momento, ter a administradora por perto vai lhe ajudar novamente.

Aprove sempre as obras que exijam aprovação da assembleia. Alguns síndicos se enrolam porque querem resolver logo assuntos que devem ser obrigatoriamente aprovados com antecedência.

Tenha sempre paciência com os colaboradores e seja solícito com os condôminos. E se quiser mais algumas dicas, leia nosso outro post “6 dicas para ser um síndico de destaque”.

Mãos à obra e que venham os desafios!

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Artigo originalmente postado em 20/05/2016 e revisado e atualizado em 09/05/2017.

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